Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc xây dựng và ban hành nội quy lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với các đơn vị sử dụng từ 10 lao động trở lên. Tuy nhiên, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật cũng có thể trực tiếp đi nộp hồ sơ. Khi đó, Giấy ủy quyền thông báo nội quy lao động trở thành văn bản pháp lý quan trọng để hợp thức hóa việc nộp hồ sơ thông qua người khác.

Nhân viên nhân sự thực hiện thủ tục nộp hồ sơ theo ủy quyền của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý về việc thông báo nội quy lao động năm 2019

Theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2012, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh.

Tuy nhiên, trên thực tế, thẩm quyền này thường được phân cấp về cho Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận, huyện. Để thực hiện thủ tục này, nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp đi, doanh nghiệp cần lập giấy ủy quyền cho nhân viên hoặc cá nhân khác thực hiện.

Mẫu Giấy ủy quyền nộp hồ sơ thông báo nội quy lao động mới nhất

Dưới đây là mẫu giấy ủy quyền được trình bày đúng quy chuẩn hành chính, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

..., ngày ... tháng ... năm 2019

GIẤY UỶ QUYỀN

Số: ……./2019/GUQ

(Về việc nộp hồ sơ thông báo nội quy lao động của doanh nghiệp)

I. Bên ủy quyền (Bên A)

• Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………
• Mã số doanh nghiệp: ……………… do …………… cấp ngày ……………
• Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………………
• Người đại diện theo pháp luật: …………………… Chức vụ: …………………

II. Bên được ủy quyền (Bên B)

• Họ và tên: …………………………… Giới tính: ……………………
• Chứng minh nhân dân số: ……………… do …………… cấp ngày ……………
• Hộ khẩu thường trú: ………………………………………………………………………
• Chỗ ở hiện tại: ……………………………………………………………………………

III. Nội dung và phạm vi ủy quyền

1. Bên A ủy quyền cho Bên B thay mặt doanh nghiệp liên hệ với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận/huyện …………… để thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho Công ty theo quy định của Bộ luật Lao động 2012.

2. Trong phạm vi ủy quyền, Bên B có quyền lập văn bản, nhận kết quả, ký tên trên các giấy tờ cần thiết và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến thủ tục nêu trên.

3. Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi hoàn thành công việc hoặc có văn bản thay thế khác.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên)

BÊN ỦY QUYỀN (Ký tên, đóng dấu)

Việc ký kết giấy ủy quyền cần đảm bảo tính pháp lý và đóng dấu giáp lai của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền

Để hồ sơ được cơ quan chức năng chấp nhận nhanh chóng, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Hồ sơ đính kèm: Khi đi nộp hồ sơ theo ủy quyền, người được ủy quyền cần mang theo bản gốc CMND/Thẻ căn cước để đối chiếu.
• Thời hạn ủy quyền: Nên ghi rõ thời hạn hoặc ghi "cho đến khi hoàn thành công việc" để tránh việc phải làm lại giấy tờ nhiều lần.
• Nội dung nội quy: Đảm bảo nội quy lao động không trái với các quy định tại Điều 118 Bộ luật Lao động 2012 về các nội dung chủ yếu như thời giờ làm việc, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất...

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng Giấy ủy quyền thông báo nội quy lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị nhân sự và tuân thủ pháp luật lao động hiện hành.