Trong hoạt động đấu thầu, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ dự thầu chỉn chu, tuân thủ đúng quy định pháp luật là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của nhà thầu. Tuy nhiên, một vấn đề tưởng chừng như nhỏ nhặt nhưng lại khiến nhiều đơn vị lúng túng chính là: Có bắt buộc phải đánh số từng trang hồ sơ dự thầu không? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các quy định pháp lý hiện hành tính đến cuối năm 2021 để giúp nhà thầu tránh những sai sót đáng tiếc.

1. Hồ sơ dự thầu bao gồm những tài liệu gì?

Theo quy định tại khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013, hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

Tùy thuộc vào tính chất của từng gói thầu, thành phần hồ sơ sẽ có sự khác biệt nhất định:

• Gói thầu xây lắp: Thực hiện theo Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT, bao gồm: Đơn dự thầu, bảo đảm dự thầu, tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực kinh nghiệm, đề xuất kỹ thuật và tài chính...
• Gói thầu mua sắm hàng hóa: Tuân thủ Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT với các danh mục hàng hóa, đặc tính kỹ thuật và bảng giá chi tiết.
• Gói thầu dịch vụ tư vấn: Áp dụng Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT, thường chia thành hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính riêng biệt.

2. Giải đáp: Có bắt buộc phải đánh số từng trang hồ sơ dự thầu?

Dựa trên các quy định tại Nghị định 63/2014/NĐ-CP, hiện nay không có điều khoản nào bắt buộc nhà thầu phải đánh số thứ tự cho từng trang trong hồ sơ dự thầu. Việc đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ chủ yếu tập trung vào các tiêu chí về tư cách pháp nhân, đơn dự thầu, bảo đảm dự thầu và tính thống nhất của nội dung.

Tuy nhiên, nhà thầu cần đặc biệt lưu ý quy định tại Điều 15 Nghị định 63/2014/NĐ-CP về nguyên tắc đánh giá hồ sơ dự thầu:

"Việc đánh giá hồ sơ dự thầu phải căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu và các yêu cầu khác trong hồ sơ mời thầu... Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính thống nhất giữa bản gốc và bản chụp. Trường hợp có sự sai khác giữa bản gốc và bản chụp nhưng không làm thay đổi thứ tự xếp hạng nhà thầu thì căn cứ vào bản gốc để đánh giá."

Như vậy, mặc dù không bắt buộc, nhưng việc đánh số trang mang lại những lợi ích cực kỳ quan trọng:

• Đảm bảo tính toàn vẹn: Tránh việc thất lạc tài liệu trong quá trình sao chụp hoặc vận chuyển.
• Tạo thuận lợi cho Tổ chuyên gia: Giúp bên mời thầu dễ dàng tra cứu, đối chiếu các phần nội dung, từ đó tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp của nhà thầu.
• Hạn chế rủi ro bị loại: Nếu bản chụp bị thiếu trang hoặc sai lệch thứ tự so với bản gốc dẫn đến thay đổi kết quả đánh giá, nhà thầu có thể đối mặt với nguy cơ bị loại trực tiếp.

3. Lưu ý đặc biệt đối với đấu thầu qua mạng năm 2021

Trong bối cảnh năm 2021, khi lộ trình đấu thầu qua mạng đang được đẩy mạnh, các gói thầu thực hiện trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia sẽ có quy trình khác biệt. Nhà thầu nộp hồ sơ dưới dạng các file điện tử (PDF, Word, Excel...).

Đối với hình thức này, việc "đánh số trang" vật lý không còn quá quan trọng, nhưng nhà thầu nên đặt tên file khoa học và đánh số thứ tự các file đính kèm. Điều này giúp hệ thống và bên mời thầu kiểm soát đầy đủ các thành phần hồ sơ mà nhà thầu đã upload.

4. Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu hợp lệ

Để hồ sơ không bị loại ngay từ "vòng gửi xe", nhà thầu cần bám sát Điều 18 Nghị định 63/2014/NĐ-CP:

• Kiểm tra tính hợp lệ: Số lượng bản gốc, bản chụp, sự thống nhất nội dung.
• Đơn dự thầu: Phải được ký tên, đóng dấu bởi người đại diện hợp pháp; thời gian thực hiện gói thầu phải phù hợp.
• Năng lực và kinh nghiệm: Đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và tài chính mà hồ sơ mời thầu đưa ra.

Tóm lại, dù pháp luật không cưỡng ép việc đánh số trang, nhưng đây là một kỹ năng hành nghề đấu thầu cần thiết. Một bộ hồ sơ được đánh số rõ ràng, có mục lục chi tiết luôn thể hiện sự tôn trọng đối với bên mời thầu và bảo vệ quyền lợi tối đa cho chính nhà thầu trước những rủi ro tranh chấp về sau.