Trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính và chuyển đổi số toàn diện, Bộ Nội vụ đã ban hành quy định mới mang tính đột phá về việc quản lý và sử dụng chứng chỉ bồi dưỡng cán bộ, công chức. Điểm nhấn quan trọng nhất chính là việc chính thức công nhận giá trị pháp lý của chứng chỉ số, mở ra kỷ nguyên mới trong quản lý hồ sơ nhân sự điện tử.

Chứng chỉ số và chứng chỉ giấy: Giá trị pháp lý tương đương

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 03/2026/TT-BNV, từ ngày 15/5/2026, mẫu chứng chỉ bồi dưỡng công chức sẽ bao gồm hai hình thức song hành:

"1. Ban hành kèm theo Thông tư này:
a) Mẫu chứng chỉ giấy tại Phụ lục I;
b) Mẫu chứng chỉ số tại Phụ lục II."

Đáng chú ý, pháp luật khẳng định rõ ràng rằng chứng chỉ giấy và chứng chỉ số có giá trị pháp lý như nhau. Điều này đồng nghĩa với việc công chức có thể sử dụng bản điện tử để thực hiện các thủ tục về bổ nhiệm, nâng ngạch hoặc đào tạo mà không nhất thiết phải xuất trình bản giấy truyền thống.

Việc ký, cấp và sử dụng chứng chỉ số sẽ được thực hiện dựa trên nền tảng giao dịch điện tử và lộ trình chuyển đổi số của Bộ Nội vụ. Các thông tin trích xuất từ Hệ thống thông tin quản lý đào tạo, bồi dưỡng công chức sẽ có giá trị xác minh tương đương với thông tin trong sổ gốc.

Quy trình cấp và cấp lại chứng chỉ bồi dưỡng

Cũng theo Điều 4 Thông tư 03/2026/TT-BNV, thẩm quyền in và cấp chứng chỉ thuộc về Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh và các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng được giao nhiệm vụ. Một số lưu ý quan trọng về việc cấp chứng chỉ bao gồm:

• Số lần cấp: Chứng chỉ chỉ được cấp 01 lần duy nhất cho học viên sau khi hoàn thành khóa học.
• Trường hợp cấp lại: Chỉ thực hiện cấp lại nếu có sai sót thông tin do lỗi của đơn vị đào tạo (áp dụng cho cả bản giấy và bản số).
• Xử lý khi mất bản giấy: Nếu chứng chỉ giấy bị mất hoặc hư hỏng, người học sẽ không được cấp lại chứng chỉ mới mà thay vào đó sẽ được cấp Giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng theo mẫu tại Phụ lục III.

Các trường hợp nghiêm trọng dẫn đến thu hồi, hủy bỏ chứng chỉ

Để đảm bảo tính nghiêm minh và chất lượng đào tạo, Điều 9 Thông tư 03/2026/TT-BNV đã liệt kê chi tiết các trường hợp chứng chỉ sẽ bị thu hồi hoặc hủy bỏ:

"1. Chứng chỉ chương trình bồi dưỡng bị thu hồi, hủy bỏ trong các trường hợp sau:
a) Có hành vi gian lận trong việc chiêu sinh, học tập hoặc gian lận trong việc làm hồ sơ để được cấp chứng chỉ;
b) Cấp cho người không đủ điều kiện;
c) Do người cấp không đúng thẩm quyền;
d) Chứng chỉ bị tẩy xóa, sửa chữa;
đ) Để cho người khác sử dụng;
e) Do lỗi của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, cơ sở đào tạo, bồi dưỡng;
g) Chứng chỉ số không được ký số của cá nhân có thẩm quyền cấp."

Quy trình thu hồi được thực hiện rất chặt chẽ. Quyết định thu hồi phải nêu rõ lý do và được đăng tải công khai trên cổng thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời, thông tin này sẽ được gửi tới cá nhân vi phạm, cơ quan quản lý trực tiếp và các tổ chức liên quan để đảm bảo tính minh bạch.

Trách nhiệm cập nhật dữ liệu số

Một điểm mới đáng chú ý là yêu cầu về thời gian cập nhật dữ liệu. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi cấp, cấp lại hoặc thu hồi chứng chỉ, các cơ sở đào tạo phải cập nhật ngay thông tin vào Hệ thống thông tin quản lý đào tạo, bồi dưỡng công chức. Điều này giúp hệ thống dữ liệu quốc gia luôn ở trạng thái "đúng, đủ, sạch, sống", phục vụ đắc lực cho công tác tra cứu và quản lý cán bộ.

Việc triển khai chứng chỉ điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn, bảo quản mà còn là bước đi chiến lược để xây dựng Chính phủ số, giúp công chức thuận tiện hơn trong việc minh chứng năng lực và quá trình học tập của bản thân.