Chương 2 Nghị định 175-CP năm 1961 ban hành điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước do Hội đồng Chính phủ ban hành

Điều 16. – Công việc kế toán của đơn vị kế toán gồm phần tổng hợp và phần phân tích.

phần Tổng hợp phản ảnh các số iệu, tài liệu tổng quát và chủ yếu theo yêu cầu quản lý của Nhà nước; phần phân tích phản ảnh các số liệu, tài liệu chi tiết bổ sung cho phần tổng hợp. Số tổng cộng của các tài khoản phân tích phải đúng với số cộng của tài khoản tổng hợp.

Đối với kế toán hiện vật (vật liệu, thành phẩm, v.v…) phần tổng hợp chỉ ghi số tiền, phần phân tích vừa ghi số tiền vừa ghi số lượng hiện vật.

Phần tổng hợp cũng như phần phân tích phải ghi theo thứ tự ngày tháng và theo mục lục tài khoản đã quy định trong các chế độ kế toán. Có thể ghi Nợ vào một tài khoản và ghi Có vào nhiều tài khoản đối ứng, hoặc ngược lại, nhưng tuyệt đối cấm ghi Nợ và nhiều tài khoản đối ứng với bên Có của nhiều tài khoản khác.

Điều 17. – Ngoài những phần việc kế toán nói trên, các đơn vị kế toán như xí nghiệp, công trường… phải tổ chức việc ghi chép đặc điểm ở các cơ sở sản xuất (phân xưởng, khu vực sản xuất, tổ hoặc đội sản xuất, đội công trình v.v…) để phục vụ cho việc tính toán giá thành và phí lưu thông trong nội bộ đơn vị.

Điều 18. – Chứng từ kế toán gồm 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc phản ảnh hoạt động tài vụ, kinh tế của đơn vị kế toàn, là cơ sở để lập chứng từ ghi sổ và phải đính kèm chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ tập hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi rõ cách vào sổ của từng sự việc.

Chứng từ ghi sổ dùng để xác minh các điều ghi trong phần kế toán tổng hợp; chứng từ gốc dùng để xác minh các điều ghi trong phần kế toán phân tích.

Chứng từ gốc xác minh số vật tư nhận của đơn vị khác hay giao cho đơn vị khác kể cả vật tư luân chuyển trong nội bộ đơn vị; phải ghi cả số lượng và giá của vật tư.

Điều 19. – Sổ sách kế toán gồm hai loại: sổ của phần kế toán tổng hợp là sổ nhật ký và sổ cái; sổ của phần kế toán phân tích là sổ chi tiết của tài khoản tổng hợp.

Phải căn cứ vào hệ thống tài khoản quy định trong chế độ kế toán và yêu cầu quản lý để mở các sổ chi tiết cần thiết.

Các sổ sách kế toán phải dùng giấy kẻ sẵn, phải đánh số trang, trước khi dùng phải được thủ trưởng đơn vị kế toán kiểm soát, ký duyệt vào từng tờ và xác nhận tên người cán bộ giữ sổ. Sổ giao cho cán bộ nào thì cán bộ ấy chịu trách nhiệm về các điều ghi trong sổ và về việc giữ sổ trong thời gian dùng sổ.

Sổ sách kế toán có thể là sổ đóng thành quyển hay là tờ rời. Đối với sổ của phần kế toán tổng hợp, nếu dùng tờ rời làm sổ nhật ký (hay sổ nhật ký chứng từ), thì sổ cái phải là sổ đóng thành quyển; ngược lại, nếu dùng số đóng thành quyển làm số nhật ký (hay sổ nhật ký chứng từ) thì có thể dùng tờ rời làm sổ cái. Tuy là tờ rời, khi dùng xong, cũng phải đóng thành quyển.

Sổ tờ rời cũng phải được đánh số thứ tự và thủ trưởng ký duyệt hoặc đóng dấu vào từng tờ.

Điều 20. – Các điều ghi trong sổ sách phải đúng vời sự thực, đúng với chứng từ kế toán và rõ ràng, rành mạch.

Không được viết xen kẽ, viết chồng. Không được bỏ thừa dòng giữa hai dòng viết, nếu có dòng nào chưa viết hết thời phải gạch chỗ thừa bằng mực để ngăn ngừa việc ghi thêm. Khi hết trang phải cộng và sổ cộng bằng mực.

Trong công việc kế toán, bắt buộc phải dùng mực tốt, không phai. Có thể dùng bút chì mực để lập chứng từ; cấm dùng bút chì khác. Tuyệt đối cấm viết tắt, cấm tẩy xoá, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa. Muốn sửa chữ phải làm theo phương pháp do Bộ Tài chính quy định.

Hết năm phải khóa sổ cũ, mở sổ mới và chuyển sang sổ mới tình hình tài vụ đến cuối ngày 31 tháng 12 năm cũ.

Điều 21. – Báo cáo quyết toán gồm 2 loại:

- Báo cáo quyết toán đơn vị phản ảnh toàn bộ hoạt động tài vụ, kinh tế của bản thân đơn vị kế toán mỗi cấp và do đơn vị đó lập.

- Báo cáo quyết toán tổng hợp phản ảnh toàn bộ hoạt động tài vụ, kinh tế của tất cả các đơn vị kế toán trực thuộc một cấp, do đơn vị kế toán cấp đó lập, như báo cáo quyết toán tổng hợp của các cơ quan chủ quản địa phương, Bộ hoặc Cục và Tổnt cục trực thuộc Bộ (nếu có), báo cáo quyết toán tổng hợp của các đơn vị kế toán ngành sự nghiệp hành chính nếu các đơn vị này có các đơn vị trực thuộc (gọi chung: báo cáo quyết toán tổng hợp).

Báo cáo quyết toán đơn vị và báo cáo quyết toán tổng hợp tháng gồm các báo biểu kế toán; báo cáo quý và năm gồm các báo biểu kế toán và bản giải thích.

Bản giải thích của báo cáo quyết toán quý chỉ trình bày những nét lớn; bản giải thích ccủa báo cáo quyết toán năm phải trình bày và phân tích tình hình một cách tỉ mỉ. Yêu cầu của bản giải thích là nói rõ tình hình thực hiện các kế hoạch tài vụ, sản xuất, kinh doanh, lao động tiền lương, cung cấp vật tư, giá thành, tiêu thụ, lỗ, lãi, và phân tích nguyên nhân; phân tích tình hình quản lý về các mặt; vốn bằng tiền, tài sản, quỹ xí nghiệp v.v…

Ngoài ra trong bản giải thích còn phải báo cáo tình hình công tác kế toán về các mặt; cán bộ, tổ chức, công việc ghi sổ và công việc lập báo cáo quyết toán thường kỳ; tình hình chấp hành các chế độ kế toán và các đề nghị cải tiến.

Điều 22. – Các đơn vị kế toán thuộc ngành quản lý hành chính, sự nghiệp phải lập và nộp báo cáo quyết toán theo quy định của các điều lệ quản lý kinh phí hành chính, sự nghiệp và điều lệ quản lý ngân sách.

Các đơn vị kế toán thuộc các ngành xí nghiệp phải lập và nộp báo cáo quyết toán theo quy định dưới đây:

- Hàng tháng, trước khi lập báo cáo quyết toán, phải kiểm soát sổ sách, đối chiếu tài khoản gửi tiền ở Ngân hàng với sổ sách của Ngân hàng. Hàng quý, trước khi lập báo cáo quyết toán quý, phải đối chiếu các tài khoản về nợ phải trả và nợ phải thu. Hàng năm trước khi lập báo cáo quyết toán năm phải làm đầy đủ các việc nói trên, ngoài ra, phải kiểm kê toàn bộ tài sản theo thể lệ hiện hành.

- Lập xong báo cáo quyết toán, phải nộp báo cáo quyết toán đã lập cho đơn vị kế toán cấp trên trực tiếp, gửi cho Ty, Sở Tài chính, Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước và Chi nhánh Ngân hàng Kiến thiết (nếu được Ngân hàng Kiến thiết cấp phát và cho vay vốn kiến thiết cơ bản).

Ngoài ra những đơn vị được chọn làm trọng điểm như quy định ở điều 51 phải nộp báo cáo cho Bộ Tài chính, Ủy ban Kế hoạch Nhà nước và Tổng cục Thống kê trung ương.

Thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm thi hành chế độ báo cáo quyết toán đúng thời hạn, đúng mẫu, đúng thực tế.

Điều 23. – Trường hợp giải thể một đơn vị kế toán, phải đảm bảo thanh toán rành mạch mọi khoản thu, chi; trong thời gian thanh toán công việc, đối với kế toán giải thể vẫn phải tiếp tục lập và nộp báo cáo quyết toán như thường lệ. Thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị tiải thể chịu trách nhiệm về công việc lập báo cáo quyết toán đến khi thanh toán xong. Đơn vị kế toán cấp trên trực tiếp phải đôn đốc việc nộp báo cáo của đơn vị giải thể và phải đảm bảo báo cáo quyết toán tổng hợp tháng, quý và năm của mình bao gồm cả số liệu của đơn vị giải thể.

Điều 24. – Kiểm tra kế toán nhằm thúc đẩy việc chấp hành các điều lệ, chế độ kế toán, phát huy tác dụng của công tác kế toán trong việc đôn đốc sử dụng nhân lực, vật lực, tài lực với hiệu suát cao, khai thác mọi khả năng tiềm tàng, đôn đốc chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật kinh tế tế tài chính, thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí, tham ô, thúc đẩy hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch kinh tế quốc dân.

Điều 25. – Các đơn vị kế toán phải thường kỳ tiến hành kiểm tra công việc kế toán trong đơn vị mình và trong các đơn vị phụ thuộc. Nội dung cụ thể của việc kiểm tra công việc kế toán là kiểm tra việc tính toán ghi chép, phản ảnh của kế toán về các mặt: chính xác, đúng sự thực, đầy đủ, rõ ràng, đúng theo chế độ, thể lệ; kiểm tra về các mặt tổ chức, lề lối làm việc, kết quả công tác…

Điều 26. – Các đơn vị kế toán phải được kiểm tra về kế toán ít nhất mỗi năm một lần. Chế độ kiểm tra kế toán do Bộ Tài chính quy định.

Điều 27. – Sau khi kiểm tra, bộ phận, cơ quan hay đơn vị kiểm tra phải lập biên bản hoặc báo cáo kiểm tra, trong đó ghi rõ những việc phát hiện được trong quá trình kiểm tra và những đề nghị về biện pháp để khắc phục những khuyết điểm đã phát hiện. Đơn vị được kiểm tra có quyền ghi ý kiến của mình kèm theo biên bản hoặc báo cáo, nếu có điểm nào không đồng ý.

Điều 28. – Để đảm bảo cho việc kiểm tra tài chính trong đơn vị và các đơn vị phụ thuộc tiến hành được tốt, các tổ chức kế toán có nhiệm vụ: dựa vào chế độ, thể lệ tài chính của Nhà nước và các kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu chi tài vụ đã được duyệt y, kiểm tra các việc thu chi tiền, xuất nhập vật tư trước và sau khi thanh toán; cung cấp số liệu, tài liệu và tham gia vào công việc kiểm tra tài chính, cũng như việc kiểm kê tài sản trong đơn vị mình và các đơn vị phụ thuộc theo đúng thể lể kiểm kê tài sản.

Điều 29. – Các ngành xí nghiệp phải coi việc tính toán, ghi chép, phản ảnh chính xác và kịp thời giá thành sản phẩm và phí lưu thông là một nhiệm vụ quan trọng.

Tại các phân xưởng, khu vục nông trường, công trường, tổ, đội sản xuất, các cửa hàng v.v… phải mở sổ sách ghi số lương tư liệu sản xuất, số lượng nhân công đã sử dụng và các tài liệu cần thiết khác, làm cơ sở tính giá thành đơn vị của mỗi loại sản phẩm hay của mỗi hạng mục công trình xây dựng, tính phí lưu thông hàng hóa.

Kế toán có nhiệm vụ theo dõi tính toán, ghi sổ và làm báo cáo chính xác kịp thời giá thành sản phẩm, và phí lưu thông hàng hóa, căn cứ vào yêu cầu và phương thức, mẫu mực của đơn vị và các cơ quan cấp trên; tham gia vào việc phân tích giá thành sản phẩm của đơn vị.

Bộ chủ quản quy định và ban hành phương thức tính giá thành và thời kỳ tính giá thành cho từng loại xí nghiệp sau khi đã được Ủy ban Kế hoạch Nhà nước và Bộ Tài chính duyệt y.

Điều 30. – Các sổ sách kế toán, báo cáo quyết toán, chứng từ kế toán và các tài liệu khác liên quan tới kế toán, khi sử dụng xong, phải lưu trữ trong tủ riêng hay buồng riêng và phải bảo quản cẩn thận.

Phải sắp xếp các tài liệu theo loại, theo thứ tự thời gian và phải có sổ theo dõi.

Nếu không có sự đồng ý của kế toán trưởng, thì không được lấy những tài liệu cất ở nơi lưu trữ ra. Trường hợp đặc biệt, muốn đem dùng ở ngoài cơ quan, thì ngoài sự đồng ý của kế toán trưởng, phải được thủ trưởng đơn vị ký giấy cho phép.

Điều 31. – Thời hạn bảo quản các tài liệu kế toán phải theo chế độ, thể lệ của Nhà nước về lưu trữ và tiêu hủy tài liệu công văn.

Các tài liệu kế toán sử dụng xong phải cất vào nơi lưu trữ theo thời hạn quy định dưới đây:

a) Tài liệu hàng tháng (như: sổ nhật ký, sổ lệnh nhật ký, sổ chi tiết v.v…): trong vòng một tháng sau khi đã lập xong báo cáo quyết toán tháng.

b) Tài liệu hàng 2 tháng hoặc hàngquý: trong vòng một tháng sau khi đã lập xong báo cáo quyết toán quý.

c) Tài liệu hàng năm: trong vòng một tháng kể từ ngày nhận được giấy báo cho đơn vị cấp trên báo cho biết là báo cáo quyết toán năm đã được Ty, Sở, Ku Tài chính, bộ Tài chính duyệt y.

Bộ chủ quản có thể thay đổi các thời hạn kể trên, nhưng phải được Bộ Tài chính ký giấy đồng ý.

Trong hạn 6 tháng, kể từ ngày ban hành điều lệ này, các đơn vị kế toán phải tổ chức xong việc lưu trữ, bảo quản tất cả các tài liệu kế toán.

Điều 32. – Trường hợp đơn vị kế toán giải thể hay sát nhập vào tổ chức kinh tế khác, Bộ chủ quản phải quyết định nơi lưu trữ các tài liệu kế toán của đơn vị đó.