Nghị định số 16/2021/NĐ-CP do Chính phủ ban hành quy định chi tiết về mức thu, trình tự, thủ tục thu, nộp, việc quản lý, sử dụng chi phí hòa giải, đối thoại tại Tòa án và thù lao của Hòa giải viên tại Tòa án. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm cụ thể hóa các quy định của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án, bảo đảm cơ sở tài chính và quyền lợi cho các bên tham gia cũng như đội ngũ Hòa giải viên.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Nghị định này áp dụng đối với Tòa án nhân dân các cấp, Hòa giải viên tại Tòa án, các bên tham gia hòa giải, đối thoại tại Tòa án cùng các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến hoạt động này. Phạm vi điều chỉnh bao gồm:

• Mức thu, trình tự, thủ tục thu, nộp và việc quản lý, sử dụng chi phí hòa giải, đối thoại tại Tòa án đối với các trường hợp người khởi kiện, các bên phải chịu chi phí theo quy định tại Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án.
• Chế độ thù lao chi trả cho Hòa giải viên tại Tòa án sau khi tiến hành các phiên hòa giải, đối thoại.

Các khoản chi phí hòa giải, đối thoại tại Tòa án

Theo quy định, chi phí hòa giải, đối thoại tại Tòa án được phân định cụ thể cho từng nhóm vụ việc như sau:

• Đối với tranh chấp về kinh doanh, thương mại có giá ngạch: Chi phí bao gồm thù lao cho Hòa giải viên, chi phí hành chính phục vụ trực tiếp việc hòa giải (văn phòng phẩm, nước uống, cước phí bưu chính, viễn thông) và các chi phí phát sinh thực tế khác.
• Đối với các vụ việc hòa giải, đối thoại còn lại, các bên chỉ phải chịu chi phí trong các trường hợp đặc biệt phát sinh bao gồm:
  • Chi phí khi các bên thống nhất lựa chọn địa điểm hòa giải, đối thoại ngoài trụ sở Tòa án (chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, thuê phòng nghỉ của Hòa giải viên; chi phí thuê địa điểm và các chi phí trực tiếp khác).
  • Chi phí khi Hòa giải viên xem xét hiện trạng tài sản liên quan đến vụ việc dân sự, khiếu kiện hành chính nằm ngoài phạm vi địa giới hành chính của tỉnh nơi Tòa án giải quyết vụ việc có trụ sở (chi phí đi lại, lưu trú của Hòa giải viên; chi phí thuê trang thiết bị, máy móc hoặc thuê đơn vị chức năng xem xét hiện trạng tài sản).
  • Chi phí phiên dịch tiếng nước ngoài (bao gồm thuê người biên dịch, phiên dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại).

Mức thu chi phí hòa giải, đối thoại tại Tòa án

Nghị định quy định rõ ràng về định mức thu đối với từng loại chi phí:

• Mức thu đối với việc chi thù lao của Hòa giải viên và chi phí hành chính phục vụ hòa giải tranh chấp kinh doanh, thương mại có giá ngạch là 2.000.000 đồng/01 vụ việc.
• Đối với các khoản chi phí phát sinh khác (như thuê địa điểm, xem xét tài sản ngoài tỉnh, phiên dịch):
  • Nếu đã có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi hiện hành do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định thì áp dụng theo định mức đó.
  • Nếu chưa có định mức cụ thể thì mức thu được xác định căn cứ theo thực tế phát sinh và hóa đơn, chứng từ hợp pháp, bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật về mua sắm thường xuyên của cơ quan nhà nước.

Nghĩa vụ nộp và cơ quan tổ chức thu chi phí

• Nghĩa vụ nộp: Các bên tham gia hòa giải, đối thoại có nghĩa vụ nộp chi phí theo tỷ lệ do các bên tự thỏa thuận. Trường hợp không đạt được thỏa thuận, các bên có nghĩa vụ nộp chi phí với tỷ lệ ngang nhau (chia đôi).
• Cơ quan thu: Tòa án nhân dân nơi giải quyết vụ việc hòa giải, đối thoại là cơ quan trực tiếp tổ chức thu các khoản chi phí này.

Trình tự, thủ tục thu, nộp và xử lý tiền tạm ứng chi phí

Quy trình thu, nộp và quyết toán chi phí được thực hiện chặt chẽ qua các bước:

• Thông báo nộp tạm ứng:
  • Đối với tranh chấp kinh doanh, thương mại có giá ngạch, Tòa án thông báo cho các bên nộp tạm ứng chi phí trước ít nhất 01 ngày diễn ra phiên hòa giải đầu tiên.
  • Đối với các chi phí phát sinh khác theo yêu cầu của các bên, Tòa án xác định mức thu và thông báo nộp tạm ứng trước khi tiến hành các hoạt động thực tế đó.
  • Thông báo phải nêu rõ số tiền, thời hạn và hình thức nộp (nộp vào tài khoản tiền gửi của Tòa án tại Kho bạc Nhà nước hoặc nộp tiền mặt trực tiếp tại Tòa án).
• Xử lý tiền tạm ứng:
  • Tiền tạm ứng được sử dụng để chi trả cho các hoạt động thực tế phục vụ vụ việc. Sau khi hoàn thành, nếu kinh phí còn dư, Tòa án sẽ hoàn trả cho các bên theo tỷ lệ đã nộp; nếu thiếu, các bên phải nộp bổ sung phần còn thiếu.
  • Đối với vụ việc hòa giải thành, đối thoại thành: Tòa án tổng kết việc sử dụng chi phí, thông báo và tiến hành chi trả phần dư hoặc thu bổ sung ngay tại phiên họp ghi nhận kết quả hòa giải thành, đối thoại thành.
  • Đối với vụ việc chấm dứt hòa giải, đối thoại trong các trường hợp khác: Tòa án tổng kết, thông báo bằng văn bản cho các bên về thời gian, địa điểm, hình thức nhận lại tiền dư hoặc nộp bổ sung sau khi chấm dứt quá trình hòa giải, đối thoại.

Chế độ thù lao dành cho Hòa giải viên tại Tòa án

Hòa giải viên được hưởng thù lao chi trả theo từng vụ việc sau khi đã tiến hành và chấm dứt phiên hòa giải, đối thoại theo quy định. Mức thù lao cụ thể được phân chia theo kết quả giải quyết vụ việc:

• Từ 1.000.000 đồng đến tối đa 1.500.000 đồng/01 vụ việc: Áp dụng đối với trường hợp hòa giải thành, đối thoại thành (chấm dứt theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án).
• Từ 500.000 đồng đến dưới 1.000.000 đồng/01 vụ việc: Áp dụng đối với trường hợp chấm dứt hòa giải, đối thoại do một bên hoặc các bên không đồng ý tiếp tục hòa giải, đối thoại hoặc vắng mặt sau khi đã được thông báo hợp lệ (theo khoản 6 Điều 40 Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án). Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn chi tiết mức chi cụ thể trong khung này dựa trên số lượng phiên họp và tính chất phức tạp của vụ việc.
• Mức cố định 500.000 đồng/01 vụ việc: Áp dụng đối với các trường hợp chấm dứt hòa giải, đối thoại khác (như hết thời hạn hòa giải mà không đạt kết quả, Hòa giải viên bị thay đổi, hoặc các trường hợp khác quy định tại các khoản 2, 3, 4 và 5 Điều 40 Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án).

Quản lý, sử dụng chi phí và hiệu lực thi hành

• Quản lý tài chính: Toàn bộ các khoản thu chi phí hòa giải, đối thoại phải được sử dụng đúng mục đích phục vụ cho chính vụ việc đó, nghiêm cấm sử dụng vào mục đích khác. Tòa án thu chi phí phải mở sổ kế toán ghi chép đầy đủ, sử dụng chứng từ kế toán theo đúng chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp hiện hành.
• Hiệu lực thi hành: Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành. Các chính sách quy định tại Nghị định được thực hiện đồng bộ kể từ ngày Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án chính thức có hiệu lực thi hành. Tòa án nhân dân các cấp, Bộ Tài chính và các cơ quan, tổ chức liên quan chịu trách nhiệm thi hành nghiêm túc các quy định này.