Phần I

MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

I. MỤC ĐÍCH

- Nhằm thu thập dữ liệu về tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh Bến Tre tại các phòng, đơn vị thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức có sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước để đưa vào quản lý tập trung, đảm bảo tốt quá trình lưu trữ, thuận lợi cho công tác cung cấp thông tin, phục vụ quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường và phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh.

- Sau khi thu thập sẽ tiến hành hoàn thiện về nghiệp vụ như: Chỉnh lý, sắp xếp, phân loại,…; số hóa hồ sơ, tài liệu nhằm từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường tỉnh Bến Tre tiến tới hình thành kho lưu trữ dữ liệu điện tử của ngành. Khi hoàn thiện sẽ công bố danh mục dữ liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử nhằm phục vụ cộng đồng và yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội.

II. YÊU CẦU

- Thu thập đầy đủ, toàn diện, có hệ thống và đánh giá chính xác thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

- Quản lý, lưu trữ, bảo quản và số hóa dữ liệu bảo đảm sử dụng lâu dài, an toàn thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường.

- Thu thập dữ liệu ngành Tài nguyên và Môi trường phải khoa học, phù hợp với điều kiện thực tiễn, không trùng lắp, theo đúng Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật khai thác, chia sẻ và sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường tỉnh Bến Tre và các quy định của pháp luật hiện hành.

- Dữ liệu về tài nguyên và môi trường phải là các bản gốc, bản chính, gồm tài liệu, mẫu vật, số liệu đã được xử lý và lưu trữ theo quy định; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Việc chỉnh lý, tu bổ, số hóa hồ sơ, tạo lập dữ liệu phải tuân thủ đúng quy trình, nghiệp vụ, định mức kinh tế - kỹ thuật,… theo đúng quy định của pháp luật và cần có sự phối hợp chặt chẽ, thống nhất giữa các cơ quan, đơn vị có liên quan, đảm bảo thực hiện hiệu quả Kế hoạch.

III. KHỐI LƯỢNG THÔNG TIN, DỮ LIỆU THỰC HIỆN NĂM 2024

- Khối lượng hồ sơ đã thực hiện qua các năm cụ thể như sau:

- Năm 2024 thực hiện thu thập, quản lý hồ sơ từ các phòng trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường: Kết quả thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo, giải quyết bồi thường thiệt hại về lĩnh vực đất đai, tài nguyên và môi trường đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết được thu thập từ Thanh tra Sở; hồ sơ, tài liệu chương trình, dự án về hiện trạng môi trường, đánh giá tác động môi trường, biến đổi khí hậu lưu trữ tại Phòng Quản lý môi trường và Biến đổi khí hậu; hồ sơ cấp, cấp lại, gia hạn, điều chỉnh giấy phép hoạt động về tài nguyên nước bao gồm: Thăm dò nước dưới đất; khai thác sử dụng nước mặt; khai thác, sử dụng nước dưới đất; hành nghề khoan nước; xả nước thải vào nguồn nước; chuyển nhượng quyền khai thác; đăng ký khai thác nước dưới đất lưu trữ tại Phòng Quản lý tài nguyên, Biển và Khí tượng thủy văn; hồ sơ về lĩnh vực tài nguyên, môi trường, đất đai,... lưu trữ tại Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện, thành phố. Chi tiết cụ thể như sau:

Phần II

NỘI DUNG CÔNG VIỆC THU THẬP THÔNG TIN, DỮ LIỆU

Danh sách thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường được quy định tại Phụ lục I, Thông tư số 03/2022/TT-BTNMT ngày 28 tháng 02 năm 2022 của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Hàng năm, các đơn vị có lưu trữ dữ liệu tài nguyên và môi trường có trách nhiệm phối hợp cung cấp thông tin mô tả dữ liệu về tài nguyên và môi trường cho Trung tâm Công nghệ thông tin thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.

Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin phối hợp với các đơn vị có dữ liệu về tài nguyên và môi trường hướng dẫn cách thức giao nộp theo đúng quy định hiện hành; thu thập, cập nhật thông tin mô tả về thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường theo quy định.

Quy trình thực hiện thu thập, lưu trữ dữ liệu tài nguyên và môi trường gồm các bước như sau:

Hình 1: Sơ đồ quy trình các bước thực hiện

Các bước thực hiện tiếp nhận thông tin, tài liệu như sau:

I. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ, THU THẬP DỮ LIỆU, THÔNG TIN TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Nội dung công tác chuẩn bị bao gồm chuẩn bị về tổ chức lao động và chuẩn bị các thủ tục ban đầu.

- Chuẩn bị về tổ chức lao động: Căn cứ vào khối lượng công việc và tiến độ thi công công trình, đơn vị thi công tiến hành sắp xếp, phân bổ nhân sự tham gia.

- Chuẩn bị các thủ tục ban đầu: Trước khi tiến hành thực hiện, Trung tâm Công nghệ thông tin thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (đơn vị thi công thực hiện thu thập) sẽ chủ động liên hệ với các phòng, đơn vị phối hợp nhằm thống nhất các biểu mẫu áp dụng, thời gian thực hiện.

II. TIẾP NHẬN THÔNG TIN, DỮ LIỆU TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

- Tiếp nhận thông tin, tài liệu lưu trữ.

- Kiểm tra tài liệu truyền thống gồm: số lượng tài liệu so với danh mục tài liệu lưu trữ giao nộp; tính pháp lý của tài liệu theo quy định; tình trạng vật lý của tài liệu.

- Kiểm tra tài liệu số gồm: số lượng phương tiện lưu trữ với danh mục giao nộp; số lượng tài liệu so với danh mục tài liệu giao nộp; tính pháp lý của tài liệu theo quy định; chất lượng phương tiện lưu trữ; các lỗi vật lý, kiểm tra vi-rút máy tính, tính toàn vẹn tài liệu số trên phương tiện lưu trữ.

- Trước khi tiến hành tiếp nhận tài liệu, đơn vị thi công cần thực hiện thu thập toàn bộ tài liệu nằm trong kế hoạch thu thập từ các phòng, đơn vị.

- Khi xuất tài liệu ra khỏi kho chuyển đến đơn vị thi công phải tiến hành giao nhận tài liệu. Số lượng tài liệu giao nhận được tính bằng bộ hồ sơ.

- Việc giao nhận tài liệu cho đơn vị thi công phải được lập thành biên bản. Mẫu biên bản giao nhận tài liệu theo quy định.

- Đơn vị thi công tiếp nhận tài liệu từ các phòng, đơn vị và nhập dữ liệu vào kho tạm chuẩn bị cho công tác chỉnh lý tài liệu.

III. THỰC HIỆN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

1. Công tác chuẩn bị

- Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu nhằm xây dựng lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể cho từng nội dung chỉnh lý và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện đạt hiệu quả mục tiêu đề ra.

- Giao nhận và vận chuyển tài liệu đến nơi chỉnh lý: Khi vận chuyển tài liệu cần lưu ý tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trong mỗi cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời, không làm hư hại tài liệu.

- Vệ sinh sơ bộ tài liệu:

+ Để hạn chế tác hại do bụi bẩn từ tài liệu gây ra đối với người thực hiện, trước khi chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu bằng cách dùng các loại chổi lông thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu, sau đó đến từng tệp tài liệu.

+ Khi vệ sinh cần lưu ý tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trong mỗi cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời, không làm hư hại tài liệu.

- Soạn thảo các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu (kế hoạch thực hiện chỉnh lý; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; hướng dẫn phân loại lập hồ sơ).

2. Thực hiện chỉnh lý tài liệu

- Phân loại tài liệu, lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ kết hợp xác định giá trị tài liệu (tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ), xác định giá trị tài liệu theo quy định.

- Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. Thực hiện các bước chỉnh lý tài liệu bao gồm:

 Biên mục phiếu tin

 Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin

 Hệ thống hóa phiếu tin theo hướng dẫn phân loại và hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin

 Biên mục hồ sơ

 Kiểm tra, chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

 Vệ sinh, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu và vào bìa hồ sơ; đánh số chính thức lên bìa hồ sơ

 Sắp xếp hồ sơ vào hộp; viết, dán nhãn hộp

 Vận chuyển tài liệu vào kho, xếp lên giá và bàn giao tài liệu sau chỉnh lý

 Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu và kiểm tra việc nhập phiếu tin

 Lập mục lục hồ sơ

3. Kết thúc chỉnh lý

- Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông, lập báo cáo kết quả chỉnh lý.

IV. CÔNG TÁC TỔ CHỨC, LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU

- Tài liệu lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường được bảo quản trong kho lưu trữ của Trung tâm Công nghệ thông tin trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, tài liệu chia thành các lĩnh vực như thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, hiện trạng môi trường, đánh giá tác động môi trường, biến đổi khí hậu, đất đai,… khối lượng hồ sơ, tài liệu thu thập đều được quản lý đúng quy định phục vụ cho công tác quản lý, khai thác và sử dụng.

- Bảo quản kho: Vận hành, kiểm tra thường xuyên các thiết bị bảo quản trong kho; kiểm tra an toàn kho lưu trữ tư liệu. Vệ sinh, khử trùng tài liệu trước khi bảo quản; kiểm tra mối, mọt, vi sinh vật phá hoại tư liệu.

- Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ dạng giấy: Lập danh mục tài liệu cần tu bổ, phục chế; vệ sinh tài liệu; tu bổ, phục chế bằng biện pháp vá, dán, tu bổ, bồi nền; kiểm tra, đánh giá chất lượng; bàn giao, xếp tài liệu lên giá, ngăn.

- Bảo quản tài liệu lưu trữ dạng giấy: Vệ sinh bên trong hộp (cặp) bảo quản tài liệu; vệ sinh bìa hồ sơ, tài liệu; đưa tài liệu vào bìa hồ sơ, xếp hồ sơ vào hộp (cặp) bảo quản tài liệu; xếp hộp (cặp) bảo quản tài liệu lên giá, ngăn.

- Bảo quản tài liệu số: Vệ sinh phương tiện lưu trữ tài liệu số; kiểm tra định kỳ tài liệu số; sao lưu tài liệu; phục hồi tài liệu trên phương tiện lưu trữ; ghi nhật ký bảo quản tài liệu số.

V. XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

- Công tác cập nhật, xây dựng danh mục dữ liệu được quan tâm xây dựng. Toàn bộ các tài liệu tiếp nhận phải kiểm tra mức độ đầy đủ, pháp lý của hồ sơ, tài liệu và được lập biên bản giao nộp tài liệu theo quy định.

- Các hồ sơ tài liệu cập nhật thông tin danh mục để quản lý. Mỗi hồ sơ tài liệu của một lĩnh vực (Thanh tra, khiếu nại tố cáo, hiện trạng môi trường, đánh giá tác động môi trường, biến đổi khí hậu, đất đai,…) cần xây dựng danh mục thông tin chung cho loại hồ sơ và thông tin chi tiết cho từng tài liệu. Tùy theo lĩnh vực mà số tài liệu nhiều hay ít, nội dung nhập danh mục thông tin chung cho hồ sơ gồm: Hồ sơ số; tên hồ sơ; loại hồ sơ; khu vực hành chính; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; thời gian lưu; tên kho, tên kệ; hộp số,... Nội dung nhập danh mục thông tin chi tiết cho từng loại tài liệu: mỗi loại tài liệu gồm: Số thứ tự, số ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tác giả văn bản; trích yếu nội dung. Nhập đến khi kết thúc hồ sơ.

- Cùng với việc tạo lập cơ sở dữ liệu lưu trữ, công tác số hóa tài liệu lưu trữ cũng được quan tâm thực hiện. Công tác scan (quét), số hóa tài liệu bao gồm: Bàn giao tài liệu, phiếu tin, dữ liệu đặc tả cho bộ phận thực hiện số hóa; vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện số hóa; bàn giao tài liệu cho người thực hiện số hóa; kiểm tra đối chiếu tài liệu với danh mục, dữ liệu đặc tả; bóc tách, làm phẳng tài liệu; thực hiện số hóa. Hồ sơ, tài liệu sau khi số hóa phải được kiểm tra, đánh giá tính đầy đủ, độ sắc nét của tệp tin (file), làm sạch file để tối ưu hóa dung lượng lưu trữ nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý của tài liệu.

- Thực hiện số hóa tài liệu theo yêu cầu: Khối lượng hồ sơ tài liệu của ngành tài nguyên và môi trường rất lớn, thời hạn bảo quản lại khác nhau, theo yêu cầu quản lý cần số hóa một số tài liệu, văn bản quan trọng, các hồ sơ và các tài liệu khác có liên quan theo quy định để phục vụ lưu trữ, khai thác sử dụng; cụ thể:

+ Trước khi thực hiện số hóa, phải điều chỉnh độ tương phản sáng tối, độ bóng của chữ,… tùy theo tình trạng cụ thể của mỗi trang tài liệu và máy quét sử dụng.

+ Đối với tài liệu quét có kích thước lớn hơn khổ A4 (vượt quá vùng đặt tài liệu để quét của máy) thì phải chia tài liệu thành hai phần và quét hai lần theo thứ tự từ trên xuống dưới. Số thứ tự của ảnh được xác định theo thứ tự quét ảnh.

+ Quá trình sao quét sử dụng máy scan chuyên dùng để quét các loại tài liệu theo quy định và lưu thành các tập tin (file); độ sắc nét của file đã sao quét tối thiểu 150 dpi.

+ Ảnh màu: Bản đồ lưu trữ có phủ màu và màu có tính chất quyết định nội dung bản đồ như bản đồ quy hoạch, hiện trạng, được quét bằng máy quét màu có độ phân giải từ 100 đến 300 dpi. Xử lý tập tin quét hình thành bộ hồ sơ dạng số, lưu trữ dưới khuôn dạng tập tin PDF.

- Tạo lập, cập nhật dữ liệu đặc tả tài liệu số hóa.

- Cập nhật tài liệu số hóa vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử.

VI. SẢN PHẨM

- Tài liệu thu thập dạng giấy đã được chuẩn hóa và lưu trữ theo quy định.

- Dữ liệu thu thập ở dạng số (*.pdf) lưu trữ theo quy định.

- File excel lưu trữ nội dung phiếu tin (thông tin tóm tắt trên hồ sơ).

- Dữ liệu, tài liệu sau khi hoàn thành được lưu trữ trên phần mềm Kho số của Sở Tài nguyên và Môi trường phục vụ khai thác, tra cứu.

Phần III

KẾ HOẠCH, KINH PHÍ THỰC HIỆN

I. THỜI GIAN THỰC HIỆN: Năm 2024.

II. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Kinh phí thực hiện khoảng 1.034.860.670 đồng (Một tỷ, không trăm ba mươi bốn triệu, tám trăm sáu mươi nghìn, sáu trăm bảy mươi đồng).

Nguồn kinh phí: Sự nghiệp kinh tế đã phân bổ cho Sở Tài nguyên và Môi trường năm 2024.

III. HÌNH THỨC THỰC HIỆN: Theo quy định pháp luật hiện hành.

Phần IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

- Chủ trì, phối hợp với các ngành, địa phương có liên quan tổ chức triển khai, thực hiện Kế hoạch này. Tổng hợp đề xuất hồ sơ, tài liệu từ các phòng, đơn vị theo các hoạt động, nhiệm vụ thu thập, cập nhật dữ liệu tài nguyên môi trường và tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2024.

- Chỉ đạo các phòng, đơn vị có hồ sơ tài liệu giao nộp lưu trữ phải theo dõi, kiểm tra, nghiệm thu các sản phẩm giao nộp. Đồng thời, có trách nhiệm sắp xếp, lập danh sách hồ sơ, loại các tài liệu trùng thừa và phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường giao nộp tài liệu theo danh mục, khối lượng và triển khai thực hiện.

- Chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin phối hợp, tổng hợp các đề xuất của các đơn vị giao nộp dữ liệu tài nguyên và môi trường thực hiện các nội dung liên quan về các hoạt động, nhiệm vụ thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2024 theo kế hoạch, khảo sát khối lượng hồ sơ, tài liệu, và triển khai thực hiện.

II. SỞ TÀI CHÍNH

Theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn Sở Tài nguyên và Môi trường sử dụng kinh phí đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Trên đây là Kế hoạch thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường năm 2024, Ủy ban nhân dân tỉnh đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan tổ chức thực hiện tốt Kế hoạch này. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh Kế hoạch, Sở Tài nguyên và Môi trường kịp thời phản ảnh, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.