KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

Thực hiện Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 trên địa bàn tỉnh với các nội dung cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tiếp tục nâng cao vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

2. Đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp, đúng quy định pháp luật, nâng cao chất lượng hiệu quả trong giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị.

3. Tổ chức, triển khai thực hiện tốt phương hướng, nhiệm vụ trong công tác văn thư, lưu trữ theo đúng hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

II. NHIỆM VỤ

A. NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành trong công tác văn thư lưu trữ, cụ thể: Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và các văn bản hướng dẫn liên quan khác trong công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trên toàn tỉnh.

b) Căn cứ hướng dẫn của Bộ, ngành Trung ương để xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới theo thẩm quyền các văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị phù hợp với các quy định hiện hành, cụ thể:

- Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ.

- Danh mục hồ sơ.

- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ.

c) Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

Tổ chức tập huấn cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ và công chức, viên chức chuyên môn khác trong các cơ quan, đơn vị, địa phương về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong đó tập trung vào các nội dung soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; lập, nộp lưu quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ.

d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

- Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ trong đó tập trung thanh tra, kiểm tra các nội dung sau:

Thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư: soạn thảo và ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử đi, văn bản điện tử đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan (theo Danh mục hồ sơ); quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ); tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ.

Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị, địa phương tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung thực hiện các nghiệp vụ sau:

a) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư

- Soạn thảo và ban hành văn bản điện tử.

- Quản lý văn bản điện tử đến và quản lý văn bản điện tử đi.

- Lập Danh mục hồ sơ; lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

- Quản lý và sử dụng con dấu.

b) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu:

Đẩy mạnh công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật.

Thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan, tổ chức khi chia tách, sáp nhập cơ quan tổ chức, đơn vị hành chính.

Xây dựng Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng.

Bố trí phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu; phấn đấu xây dựng, cải tạo phòng, kho lưu trữ hoạt động đạt yêu cầu theo quy định.

- Thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.

- Tiếp tục thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở phần mềm của tỉnh (Bộ).

3. Công tác tổ chức

- Tiếp tục kiện toàn đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; tuyển dụng, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ. Đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đạt chuẩn (chưa được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ), các cơ quan, đơn vị, địa phương phải sớm có kế hoạch cử đi đào tạo, bồi dưỡng theo quy định.

- Thực hiện chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành.

4. Quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Thực hiện bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu tại Lưu trữ lịch sử; phục vụ nhu cầu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.

- Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để thực hiện việc trưng bày các tài liệu lưu trữ lịch sử phục vụ công chúng nhân các ngày lễ, ngày kỷ niệm lớn.

5. Kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và hoạt động lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức chủ động xây dựng dự toán kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ.

B. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

1. Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV.

2. Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, nộp tài liệu và tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ.

3. Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, hoạt động dịch vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

4. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương

- Căn cứ nội dung Kế hoạch này xây dựng kế hoạch, cụ thể hóa thành nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, địa phương mình; đồng thời chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định (Kế hoạch của các cơ quan, đơn vị, địa phương gửi về UBND tỉnh - thông qua Sở Nội vụ trong tháng 3/2021).

- Cử cán bộ, công chức, viên chức tham dự các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

- Thực hiện rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định, quy chế, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền trong đó tập trung vào các nội dung: Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; số hóa tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng kế hoạch tự kiểm tra và tổ chức thực hiện, đồng thời gửi về Sở Nội vụ để theo dõi, cụ thể:

Đối với các các sở, ban, ngành có cơ cấu tổ chức phòng, ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch kiểm tra và tiến hành kiểm tra trực tiếp trên 50% số phòng, ban, đơn vị trực thuộc.

Đối với UBND các huyện, thị xã, thành phố: xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc và UBND cấp xã.

2. Sở Nội vụ

- Kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện các nội dung Kế hoạch này.

- Giúp UBND tỉnh:

Ban hành các văn bản hướng dẫn về thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

Theo dõi việc thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” theo lộ trình quy định tại Kế hoạch số 4230/KH-UBND ngày 29/10/2020 của UBND tỉnh.

- Kiểm tra, hướng dẫn việc quản lý hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan, tổ chức thực hiện chia tách, sáp nhập, giải thể theo Đề án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Tổng hợp, báo cáo Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về tình hình, kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 trên địa bàn tỉnh.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

- Phối hợp với Sở Nội vụ tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn thực hiện các quy định mới của Bộ, ngành Trung ương trong công tác văn thư, lưu trữ có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Sở Thông tin và Truyền thông nhất là trong công tác trao đổi, lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử.

- Phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức triển khai đầu tư mới phần mềm Quản lý lưu trữ hồ sơ điện tử để thực hiện việc số hóa các tài liệu giấy đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trong năm 2021.

4. Văn phòng UBND tỉnh

- Triển khai việc nâng cấp phần mềm Quản lý văn bản và điều hành phù hợp với quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP trong năm 2021.

- Chỉ đạo triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” theo lộ trình quy định tại Kế hoạch số 4230/KH-UBND ngày 29/10/2020 của UBND tỉnh.

5. Sở Tài chính

Tham mưu, đề xuất UBND tỉnh về kinh phí để thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và khả năng cân đối ngân sách của tỉnh.

Quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Sở Nội vụ để xem xét, hướng dẫn kịp thời./.