KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

Thực hiện Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, Ủy ban nhân dân thành phố xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của người đứng đầu các Sở, ban, ngành, quận, huyện, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố trong việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ;

- Xác định một số nhiệm vụ trọng tâm cho các Sở, ban, ngành, quận, huyện, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, đảm bảo thực hiện thống nhất, đồng bộ, hiệu quả, đúng quy định.

- Củng cố và tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố, đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức được thực hiện nề nếp, đúng quy định.

2. Yêu cầu

- Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện căn cứ kế hoạch này, xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện hiệu quả, phù hợp thực tế của cơ quan, tổ chức.

- Kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của công chức, viên chức và của tập thể cơ quan, đơn vị.

II. CÁC NHIỆM VỤ CẦN THỰC HIỆN

1. Công tác quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

Tăng cường tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, các kế hoạch, hướng dẫn của Ủy ban nhân dân thành phố, các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Xây dựng và ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Các Sở, ban, ngành, quận, huyện, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố căn cứ tình hình thực tế, rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị (quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ hàng năm...) phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành.

- Triển khai thực hiện có hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện, đặc biệt là đối với cấp xã.

c) Công tác tổ chức, cán bộ

Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đủ tiêu chuẩn, trình độ chuyên môn nghiệp vụ theo quy định. Thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng hiện vật cho người làm lưu trữ theo quy định. Đề xuất cho công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ thi thăng hạng chức danh nghề nghiệp.

d) Công tác tập huấn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Xây dựng kế hoạch, tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, tập trung vào các nội dung về lập hồ sơ công việc, hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.

- Kiểm tra, hướng dẫn nâng cao hiệu quả công tác quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị và địa phương, nâng cao trình độ đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố, đặc biệt đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn thực hiện Chính phủ điện tử.

- Sở Nội vụ kiểm tra hướng dẫn đạt từ 30-50 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố.

- Ủy ban nhân dân quận, huyện; các sở, ngành phấn đấu kiểm tra, hướng dẫn đạt từ 70%-100% các cơ quan, đơn vị trực thuộc và trên địa bàn quản lý.

2. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Tiếp tục hoàn thiện, nâng cấp tính năng phần mềm HP.eOffice đảm bảo yêu cầu của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Xây dựng phần mềm lập hồ sơ, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử theo quy định tại Thông tư số 02/2020/TT-BNV.

- Tăng cường thực hiện văn thư, lưu trữ điện tử, đặc biệt là triển khai lập hồ sơ điện tử và thu thập hồ sơ điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Thông tư số 02/2019/TT-BNV.

- Số hóa tài liệu lưu trữ theo Quyết định số 2222/QĐ-UBND của Ủy ban nhân thành phố nhằm triển khai có hiệu quả Kế hoạch số 145/KH-UBND ngày 26/5/2020 triển khai thực hiện 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” tại thành phố Hải Phòng.

- Số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố nhằm triển khai Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Quản lý, tổ chức khai thác sử dụng, phát huy có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ.

3. Quản lý, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

- Nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc và thu thập hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

- Tiếp tục thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo Quyết định số 334/QĐ-UBND ngày 12/02/2019 của Ủy ban nhân dân thành phố. Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị đúng quy định của pháp luật.

- Tổ chức phục vụ có hiệu quả nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đảm bảo đúng quy định.

- Bố trí đủ diện tích kho và các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử thành phố và kho lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Ủy ban nhân dân các quận, huyện; các Sở, ban, ngành; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố

- Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện căn cứ Kế hoạch này, xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện hiệu quả, phù hợp thực tế của cơ quan, tổ chức. Báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố về kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 (qua Sở Nội vụ) trước ngày 15/11/2021.

- Chủ động tuyên truyền, phổ biến các quy định mới và trách nhiệm của từng công chức, viên chức trong công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, đơn vị, địa phương; đảm bảo việc thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.

- Bố trí kinh phí, đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ.

- Tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, đặc biệt là việc ký số văn bản, lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử.

- Chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo Quyết định số 334/QĐ-UBND ngày 12/02/2019 của Ủy ban nhân dân thành phố. Lựa chọn, số hóa đối với những tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, có tần suất sử dụng cao, có tình trạng vật lý kém.

- Số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo kế hoạch của Ủy ban nhân dân thành phố.

- Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc, đảm bảo việc tổ chức thực hiện nghiêm túc, thống nhất đúng quy định.

2. Giao Sở Nội vụ

- Tham mưu trình Ủy ban nhân dân thành phố thay thế Quyết định số 693/2015/QĐ-UBND ngày 03/4/2015 quy định công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố.

Thời gian hoàn thành: Quý III/2021.

- Chủ trì, phối hợp với các Sở Thông tin và Truyền thông, Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư căn cứ chức năng, nhiệm vụ trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt chủ trương đầu tư Đề án xây dựng phần mềm lập hồ sơ, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử theo quy định tại Thông tư số 02/2020/TT-BNV.

Thời gian hoàn thành: Quý II năm 2021.

- Tham mưu trình Ủy ban nhân dân thành phố Đề án xây dựng phần mềm lập hồ sơ, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV.

Thời gian hoàn thành: Quý II/2021.

- Tiếp tục thực hiện Quyết định số 2222/QĐ-UBND ngày 18/9/2019 của Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt Đề án số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố giai đoạn 2019-2022 theo lộ trình năm 2021.

- Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, chuyên môn, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố khi được Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt.

Thời gian hoàn thành: Quý III/2021.

- Xây dựng kế hoạch, tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố.

Thời gian hoàn thành: Quý IV/2021.

- Hướng dẫn các cơ quan thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ 2010-2015 tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố theo lộ trình năm 2021 đảm bảo việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng có chất lượng và đúng thời gian theo quy định.

- Rà soát, tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ, gửi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Thời gian hoàn thành: Quý I/2021.

- Thu thập hồ sơ, tài liệu của Sở Công Thương, Sở Thông tin và Truyền thông về lưu trữ lịch sử thành phố theo Quyết định của Ủy ban nhân dân thành phố.

Thời gian hoàn thành: Quý IV/2021.

- Tổ chức đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố về kết quả thực hiện Kế hoạch.

Thời gian hoàn thành: Quý IV/2021.

2. Giao Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ nâng cấp phần mềm Văn phòng điện tử HP-eOffice đảm bảo các yêu cầu theo quy định tại Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Thời gian hoàn thành: Quý II năm 2021.

- Kết nối, liên thông phần mềm HP.eOffice với phần mềm lập hồ sơ, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố sau khi hoàn thành.

3. Giao Sở Tài chính

- Báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí cho các cơ quan thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ 2010-2015 theo lộ trình năm 2020 và 2021.

Thời gian hoàn thành: Quý I năm 2021.

- Báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố cấp kinh phí thực hiện theo lộ trình của Đề án số hóa tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử thành phố giai đoạn 2019-2022.

Thời gian hoàn thành: Quý I năm 2021.

- Báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí thực hiện Đề án xây dựng phần mềm lập hồ sơ, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử theo quy định tại Thông tư số 02/2020/TT-BNV.

Thời gian hoàn thành: Sau khi Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt Đề án.

Thủ trưởng các Sở, ban, ngành thành phố, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện, xã, phường, thị trấn căn cứ Kế hoạch tổ chức triển khai thực hiện tại cơ quan, tổ chức, địa phương. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố (qua Sở Nội vụ) để xem xét, điều chỉnh./.