KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2019 TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG

Thực hiện Công văn số 297/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2019.

Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 trên địa bàn tỉnh, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, hoạt động lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, địa phương góp phần xây dựng công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh ngày càng phát triển và đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới.

Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương. Kịp thời triển khai thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2019.

Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với cá nhân, tập thể.

2. Yêu cầu

Các sở, ban, ngành tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; UBND các huyện, thành phố, thị xã (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức) cần bám sát nội dung của Kế hoạch này và tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 của cơ quan, tổ chức và triển khai thực hiện trong phạm vi quản lý.

Thường xuyên đẩy mạnh các hoạt động về lưu trữ, nhằm tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

II. NỘI DUNG

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ, các cơ quan, tổ chức tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ của ngành, địa phương, cơ quan đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý. Trọng tâm là:

- Triển khai thực hiện Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

- Tiếp tục triển khai thực hiện Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 10 tháng 5 năm 2018 của UBND tỉnh về tăng cường công tác quản lý văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang; Hướng dẫn số 82/HD-SNV ngày 09 tháng 4 năm 2018 của Sở Nội vụ về hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Hướng dẫn số 238/HD-SNV ngày 24 tháng 10 năm 2016 của Sở Nội vụ về một số nội dung chuẩn bị thực hiện lựa chọn, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang.

b) Ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ cấp huyện rà soát các văn bản của UBND tỉnh, UBND cấp huyện đã ban hành quy định về công tác văn thư, lưu trữ để kịp thời tham mưu, đề xuất sửa đổi, bổ sung, ban hành mới văn bản cho phù hợp với quy định hiện hành và tình hình thực tế của tỉnh, địa phương.

Các cơ quan, tổ chức tập trung rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản về văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành và tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức như: Kế hoạch văn thư, lưu trữ năm 2019; Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ; Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ...

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí biên chế chuyên trách, bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của pháp luật.

Sở Nội vụ chủ trì tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Nội dung tập trung vào các vấn đề: lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư; Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử,...

Các cơ quan, tổ chức chủ động tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hoặc cử công chức, viên chức, nhân viên làm văn thư, lưu trữ tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ, các Trường, Trung tâm có chức năng đào tạo, bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ tổ chức. Đồng thời, thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật, bảo hộ lao động cho công chức, viên chức làm lưu trữ theo quy định hiện hành.

d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ; UBND các huyện, thành phố, thị xã xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý theo các nội dung: Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư (quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu); thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ); thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ.

Các sở, ban, ngành tỉnh, các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tăng cường kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và hướng dẫn của Sở Nội vụ tại các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc.

2. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong quản lý tài liệu điện tử, ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành phiên bản 4.0.

Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

3. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan; Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Lưu trữ các cơ quan, tổ chức

- Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn các phòng chuyên môn chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

- Chỉnh lý, bảo quản, thống kê, phục vụ khai thác tài liệu của cơ quan, tổ chức theo quy định. Theo dõi, kiểm tra chất lượng hồ sơ trước khi nghiệm thu (trường hợp cơ quan, tổ chức thuê dịch vụ chỉnh lý tài liệu tồn đọng của cơ quan, tổ chức mình).

- Bố trí phòng, kho lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu và thuận tiện khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; tăng cường công tác phòng, chống cháy nổ.

b) Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu năm 2019; Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp và tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Tiếp tục đánh giá, nâng cấp Phông lưu trữ UBND tỉnh. Thực hiện các thủ tục hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Sưu tầm tài liệu quý, hiếm trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

- Trình UBND tỉnh phê duyệt Dự án số liệu hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang (giai đoạn 02) và triển khai thực hiện. Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu số hóa.

- Tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử, đáp ứng các nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ lịch sử.

- Tiếp tục thực hiện trao trả hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B của tỉnh Tiền Giang.

- Thông báo chỉnh lý tài liệu lưu trữ năm 2020 và thực hiện dịch vụ công chỉnh lý tài liệu lưu trữ (khi có yêu cầu).

- Tiếp tục phục vụ độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh

4. Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức tăng cường bố trí kinh phí cho hoạt động lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ. Trong đó, tập trung đầu tư kinh phí để chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng và cải tạo, nâng cấp, mở rộng kho lưu trữ đảm bảo đủ diện tích và điều kiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định.

II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành tỉnh; các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; UBND các huyện, thành phố, thị xã căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế tại cơ quan, tổ chức, địa phương xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 và gửi về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) trước ngày 29 tháng 3 năm 2019.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức, địa phương triển khai thực hiện kế hoạch này. Đồng thời, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 trên địa bàn tỉnh gửi về UBND tỉnh theo dõi, chỉ đạo.

3. Sở Tài chính, Phòng Tài chính - Kế hoạch cấp huyện bố trí kinh phí cho các cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để phối hợp, giải quyết./.