Thực hiện Công văn số 297/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2019, Uỷ ban nhân dân Tỉnh xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 với những như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

- Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; tiếp tục quán triệt, nâng cao nhận thức về vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, đơn vị.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến

Tiếp tục quán triệt, phổ biến, tuyên truyền các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ bằng hình thức phù hợp với điều kiện của các ngành, địa phương.

2. Hoạt động văn thư, lưu trữ

- Tổ chức thực hiện tốt công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến; triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ, bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan được thực hiện trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin.

- Trong năm 2019, tất cả công chức, viên chức thực hiện đầy đủ việc lập hồ sơ công việc, triển khai lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng.

- Tiếp tục rà soát, thực hiện việc giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Tỉnh theo quy định; tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định; sưu tầm tài liệu quý hiếm.

- Bố trí phòng, kho lưu trữ: 100 % cơ quan, đơn vị, địa phương bố trí phòng, kho và trang thiết bị để bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu.

- Tiếp tục xây dựng kế hoạch xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.

- Tiếp tục triển khai, thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh.

- Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học và công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với quản lý tài liệu điện tử; đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, số hóa tài liệu.

- Tổ chức đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương.

3. Công tác tổ chức

Tiếp tục kiện toàn tổ chức, bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí công chức, viên chức, người phụ trách công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm tiêu chuẩn theo quy định.

4. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

III. NHIỆM VỤ CỤ THỂ

(Đính kèm Phụ lục)

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành Tỉnh; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố

- Căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế, xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 tại cơ quan, đơn vị, địa phương; thực hiện chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn.

- Bố trí kinh phí hàng năm cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ; kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước theo Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với tài liệu điện tử; quản lý, bảo quản tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc và việc ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ trên môi trường mạng.

3. Sở Tài chính

Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương lập dự toán kinh phí hàng năm cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ; kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước theo Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.

4. Sở Nội vụ

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện các nhiệm vụ theo Kế hoạch này; đề xuất khen thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

- Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với tài liệu điện tử; quản lý, bảo quản tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc và việc ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ trên môi trường mạng.

- Tổng hợp, báo cáo kết quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Uỷ ban nhân dân Tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, giải quyết./.

PHỤ LỤC

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2019
(Kèm theo Kế hoạch số 44 /KH-UBND ngày 28 tháng 02 năm 2019 của UBND tỉnh Đồng Tháp)