b) Xây dựng và ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh:

+ Ban hành Danh mục và giá dịch vụ công thuộc lĩnh vực lưu trữ trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi (thay thế Quyết định số 1163/QĐ-UBND ngày 27/7/2011 của UBND tỉnh). (Thời gian hoàn thành Quý III/2019).

+ Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của tỉnh Quảng Ngãi (theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước). (Thời gian hoàn thành Quý IV/2019).

- Các cơ quan, tổ chức ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền:

+ Xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019;

+ Căn cứ vào các quy định mới của nhà nước, rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng mới để hoàn thiện các văn bản hướng dẫn thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan; Hướng dẫn lựa chọn tài liệu để số hóa; Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử; Danh mục hồ sơ cơ quan; Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí biên chế chuyên trách, bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của pháp luật.

- Thực hiện các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật, bảo hộ lao động cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định hiện hành.

- Các cơ quan, tổ chức chủ động xây dựng kế hoạch phối hợp với Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức đang làm công tác văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng tại cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý.

d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức tăng cường thanh tra, kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. Trong đó, tập trung vào nội dung triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; đặc biệt là công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ Lịch sử tỉnh Quảng Ngãi theo Chỉ thị số 13/CT-UBND ngày 26/10/2017 của UBND tỉnh; công tác xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng; thực hiện việc giám sát, kiểm tra chất lượng của hồ sơ, tài liệu sau khi được chỉnh lý.

2. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

Tiếp tục tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ, phục vụ sử dụng tài liệu. Trong quá trình triển khai nghiệp vụ văn thư, lưu trữ về ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp của các cơ quan, tổ chức phải có sự hướng dẫn và phối hợp chặt chẽ giữa Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin Truyền thông.

3. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch thu tài liệu và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi.

b) Các cơ quan, tổ chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đã được lập hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng quy định và thực hiện bảo quản an toàn tài liệu, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

4. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức chủ động cân đối, bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ; đầu tư kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ đủ diện tích và các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định tại khoản 3, mục III của Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng và Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

III. THỰC HIỆN NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

1. Tiếp tục quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị số 13/CT-UBND ngày 26/10/2017 của Chủ tịch UBND tỉnh về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có yêu cầu về chỉnh lý khoa học và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ nhằm giải quyết tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng.

3. Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; chú trọng việc tăng cường bảo vệ bí mật nhà nước đối với tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các Sở, ban ngành tỉnh; các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh; các cơ quan Trung ương trên địa bàn tỉnh; các Hội đặc thù thuộc tỉnh và UBND các huyện, thành phố căn cứ Kế hoạch này, chủ động triển khai xây dựng kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 phù hợp thực tế của cơ quan, tổ chức và gửi về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) trong tháng 02/2019.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Kế hoạch này và báo cáo kết quả cho UBND tỉnh.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 của tỉnh Quảng Ngãi. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm phản ánh về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để hướng dẫn, giải quyết./.