Giới thiệu chung về Kế hoạch 559/KH-UBND năm 2016

Kế hoạch 559/KH-UBND được ban hành nhằm triển khai ứng dụng phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice trên địa bàn tỉnh Cao Bằng. Đây là một chủ trương quan trọng nhằm hiện đại hóa nền hành chính công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, hướng tới xây dựng chính quyền điện tử và giảm thiểu việc sử dụng văn bản giấy trong các cơ quan hành chính.

Mục tiêu cốt lõi của Kế hoạch

Kế hoạch hướng tới việc tối ưu hóa quy trình xử lý công việc hành chính thông qua các mục tiêu cụ thể sau:

• Tin học hóa quy trình quản lý văn bản: Chuyển đổi phương thức làm việc truyền thống sang môi trường mạng, giúp gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử một cách nhanh chóng, an toàn và bảo mật.
• Nâng cao hiệu suất điều hành: Giúp lãnh đạo các cấp có thể chỉ đạo, giám sát, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị cấp dưới mọi lúc, mọi nơi thông qua hệ thống trực tuyến.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Giảm thiểu tối đa chi phí in ấn, văn phòng phẩm, bưu chính và rút ngắn thời gian luân chuyển văn bản giữa các cơ quan hành chính nhà nước.

Phạm vi và đối tượng triển khai

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice được triển khai đồng bộ và rộng khắp trên địa bàn tỉnh Cao Bằng, bao gồm:

• Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh (Sở, Ban, ngành cấp tỉnh).
• Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thuộc tỉnh Cao Bằng.
• Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh theo lộ trình cụ thể.

Nội dung nhiệm vụ trọng tâm

Để đảm bảo hệ thống VNPT-iOffice hoạt động hiệu quả, kế hoạch đề ra các nhóm nhiệm vụ chính:

• Chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật: Rà soát, nâng cấp trang thiết bị máy tính, kết nối mạng truyền số liệu chuyên dùng và đảm bảo an toàn thông tin tại các cơ quan, đơn vị.
• Cài đặt và cấu hình hệ thống: Phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ để thiết lập tài khoản, phân quyền sử dụng, cấu hình quy trình liên thông văn bản theo đúng quy định của cơ quan nhà nước.
• Đào tạo và tập huấn: Tổ chức các lớp hướng dẫn sử dụng phần mềm cho cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt là đội ngũ văn thư và lãnh đạo các đơn vị.
• Tích hợp chữ ký số: Triển khai ứng dụng chữ ký số chuyên dùng vào quy trình ký duyệt văn bản điện tử để đảm bảo tính pháp lý của văn bản khi giao dịch trên môi trường mạng.

Tổ chức thực hiện và trách nhiệm của các đơn vị

Sự thành công của kế hoạch đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan đầu mối và đơn vị thụ hưởng:

• Sở Thông tin và Truyền thông: Chịu trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch; tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình vận hành.
• Đơn vị cung cấp dịch vụ (VNPT Cao Bằng): Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, đường truyền, cung cấp phần mềm hoạt động ổn định; bố trí nhân lực hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp và khắc phục sự cố kịp thời cho các cơ quan sử dụng.
• Các Sở, Ban, ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện: Chủ động xây dựng kế hoạch chi tiết tại đơn vị mình, gương mẫu sử dụng phần mềm trong công tác điều hành hàng ngày, đồng thời báo cáo định kỳ kết quả triển khai về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp.