KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2024

Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với yêu cầu của tỉnh; thực hiện đúng Luật Lưu trữ cũng như các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước và hoạt động văn thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện nay.

b) Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử.

c) Là cơ sở để các cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.

2. Yêu cầu

Quản lý công tác văn thư, lưu trữ và hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phải được tổ chức thực hiện thống nhất từ tỉnh đến cơ sở theo đúng quy định do Luật Lưu trữ và các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

II. NỘI DUNG

1. Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến, triển khai có hiệu quả Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu để xác định thời hạn bảo quản tài liệu và các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ ở các ngành, các cấp, các hình thức tuyên truyền đa dạng, phong phú trên Cổng thông tin giao tiếp điện tử tỉnh, trang website của các cơ quan, tổ chức, đồng thời giới thiệu tài liệu lưu trữ bằng các bài viết đưa tin trên báo, tạp chí văn thư, lưu trữ.

2. Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

a) Rà soát, sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

b) Xây dựng nội dung, chương trình, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức và phù hợp với tình hình thực tiễn của đơn vị, địa phương, trong đó tập trung vào các nội dung: soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; quản lý, sử dụng con dấu, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

3. Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý

a) Công tác văn thư: soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

b) Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

c) Việc chấp hành thực hiện chế độ thông tin báo cáo.

4. Về quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

a) Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 20/01/2021 của UBND tỉnh về tăng cường công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Tổ chức xác định giá trị tài liệu để thực hiện quy trình hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị, tài liệu hết thời hạn bảo quản theo quy định.

c) Tiếp tục xây dựng kế hoạch, tổ chức chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, từng bước giải quyết dứt điểm hồ sơ, tài liệu bó gói, tồn đọng tại cơ quan, tổ chức.

d) Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định; phục vụ tốt cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện quy trình tổ chức hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan kịp thời theo đúng quy định, để giảm bớt cơ sở vật chất đầu tư bảo quản không cần thiết.

5. Về quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thực hiện số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu điện tử thuộc Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La, giai đoạn 2020 - 2024 theo Quyết định số 2064/QĐ-UBND ngày 23/8/2019 của UBND tỉnh. Ưu tiên lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao hoặc có nguy cơ bị hư hỏng nặng (mủn, rách…), tài liệu bị mờ chữ nhưng hình ảnh còn đọc được tương đối đầy đủ thông tin.

b) Thường xuyên kiểm tra tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy nhằm bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu theo Công văn số 998/VTLTNN-NV ngày 06/10/2020 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy và phòng chống lụt bão.

c) Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nhận vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo Quyết định số 2569/QĐ-UBND ngày 18/10/2019 của UBND tỉnh Sơn La về việc phê duyệt Đề án thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Quyết định 2358/QĐ- UBND ngày 12/11/2023 của UBND tỉnh về việc sửa đổi một số nội dung tại Quyết định số 2569/QĐ-UBND ngày 18/10/2019 về việc phê duyệt Đề án thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2020-2025.

d) Tham mưu triển khai thực hiện chương trình công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn toàn tỉnh theo yêu cầu tại Quyết định số 2194/QĐ- TTg ngày 24/12/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước”; Quyết định số 1520/QĐ-UBND ngày 16/8/2023 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước” tỉnh Sơn La.

đ) Lựa chọn lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu có giá trị cao, bị hư hỏng hoặc hư hỏng nặng thuộc các phông lưu trữ tỉnh Sơn La thực hiện số hóa và lập bản sao bảo hiểm tài liệu theo Quyết định số 1737/QĐ-UBND ngày 08/9/2023 của UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 của Thủ tướng Chính phủ.

6. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; thực hiện ứng dụng thống nhất, đồng bộ phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; thực hiện các quy định hiện hành về tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh để nhằm quản lý, khai thác, xử lý văn bản điện tử đi, đến, trình ký, phê duyệt văn bản, chỉ đạo, điều hành công việc trong nội bộ cơ quan, đơn vị và gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan trong và ngoài tỉnh thông qua ứng dụng trên môi trường mạng;

b) Tiếp tục hoàn thiện, nâng cấp Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành để các cơ quan, tổ chức thực hiện được đồng bộ, thống nhất theo quy định.

7. Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

a) Sở Nội vụ: thực hiện tiếp nhận đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ đối với các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh; cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho các cá nhân đủ điều kiện theo quy định; kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý.

b) Các tổ chức, cá nhân đang hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, báo cáo việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định hiện hành.

c) Các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ: quyết định việc lựa chọn cơ quan, tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật; quản lý, giám sát về quá trình và kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ của cơ quan, tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ theo hợp đồng đã được ký kết.

8. Kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện theo Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đối với kinh phí về công tác văn thư; Điều 39 của Luật Lưu trữ đối với kinh phí về công tác lưu trữ.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thành phố; các Hội đặc thù thuộc tỉnh; các cơ quan ngành dọc Trung ương và các doanh nghiệp nhà nước đóng trên địa bàn tỉnh

a) Chủ động xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 (xong trước ngày 05/3/2024) và triển khai thực hiện, phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, địa phương;

b) Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: xây dựng kế hoạch tự kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong quý I/2024, đối tượng kiểm tra là các đơn vị thuộc và trực thuộc (tỷ lệ các đơn vị được kiểm tra từ 20-30% trên tổng số các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc); Báo cáo kết quả tự kiểm tra trong quý III/2024.

c) Bố trí kinh phí cho công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ.

d) Thực hiện chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn (gửi về Sở Nội vụ tổng hợp): Báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 và phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2025 trước ngày 30/11/2024; báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 trước ngày 15/01/2025.

2. Sở Nội vụ

a) Tiếp tục tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; tăng cường kiểm tra việc thực hiện các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị để kịp thời hướng dẫn; phối hợp xử lý vướng mắc, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế; báo cáo UBND tỉnh để chỉ đạo, xử lý kịp thời.

b) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ- CP và các quy định của pháp luật có liên quan.

c) Theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức, địa phương triển khai thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024.

3. Văn phòng UBND tỉnh

Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị có liên quan, tham mưu cho UBND tỉnh việc triển khai nâng cấp, bổ sung các tính năng của Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành đáp ứng các yêu cầu của pháp luật hiện hành; hoàn thiện tính năng lập hồ sơ công việc, chức năng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan, bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh thời gian hoàn thành quý III/2024; triển khai đến các cơ quan, tổ chức, địa phương sử dụng Hệ thống hoàn thành trong quý IV/2024.

4. Sở Thông tin và Truyền thông

Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, địa phương đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình triển khai, quản lý và sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

5. Sở Tài chính

Chủ trì, tham mưu trình cấp có thẩm quyền cân đối, bố trí kinh phí thực hiện các nội dung của Kế hoạch này đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật.

Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các cơ quan, tổ chức, địa phương nghiêm túc triển khai, thực hiện kế hoạch này./.