KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2024

Thực hiện Quyết định số 3000/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2023 của UBND tỉnh về việc ban hành Chương trình công tác năm 2024 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế; Trên cơ sở thực tiễn quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương, UBND tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Góp phần hoàn thành các mục tiêu theo Quyết định số 1146/QĐ- UBND ngày 20 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt Đề án “Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2022, tầm nhìn đến năm 2030”.

b) Tăng cường công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; đưa việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đúng quy định của Nhà nước. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử.

2. Yêu cầu

a) Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; các tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh; doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế (sau đây gọi là cơ quan, đơn vị) xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện đảm bảo các quy định của pháp luật và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương.

b) Đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ vào tiêu chí để đánh giá và bình xét thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân. Xử lý trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị và các cá nhân không nghiêm túc thực hiện công tác này.

c) Tập trung chỉ đạo có hiệu quả việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đặc biệt là việc lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành.

II. NỘI DUNG KẾ HOẠCH

1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

Tăng cường tuyên truyền, phổ biến văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ; nâng cao hơn nữa nhận thức về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị đảm bảo sự quan tâm đồng bộ từ lãnh đạo các cấp đến cán bộ quản lý, cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ.

2. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành:

- Dự án “Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế”;

- Quyết định về định mức kinh tế - kỹ thuật dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước lĩnh vực lưu trữ;

- Kế hoạch thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10 tháng 02 năm 2023 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ, giai đoạn II;

- Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

b) Các cơ quan, đơn vị tập trung xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản quy định, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ của đơn vị phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành.

3. Về công tác tổ chức cán bộ

a) Các cơ quan, đơn vị, địa phương tiến hành sắp xếp, bố trí cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định tại Thông tư số 02/2021/TT-BNV ngày 11 tháng 6 năm 2021 của Bộ Nội vụ quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư; Thông tư số 07/2022/TT-BNV ngày 31 tháng 8 năm 2022 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, thi hoặc xét thăng hạng, bổ nhiệm và xếp lương viên chức chuyên ngành lưu trữ.

b) Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của đơn vị theo đúng quy định của pháp luật.

c) Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch và tổ chức bồi dưỡng, tập huấn theo Quyết định số 3213/QĐ-UBND ngày 12 tháng 12 năm 2019 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án “Bồi dưỡng, tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2020 - 2030”.

d) Tổ chức trao đổi học tập kinh nghiệm về công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Hệ thống quản lý tài liệu Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.

4. Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

a) Sở Nội vụ tăng cường kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị. Nội dung kiểm tra tập trung vào các vấn đề sau:

- Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

- Các hoạt động nghiệp vụ văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

- Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu.

- Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

b) Kiểm tra, giám sát chất lượng hoạt động dịch vụ lưu trữ, đặc biệt là chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo quy định.

c) Các cơ quan, đơn vị, địa phương xây dựng kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; tiến hành kiểm tra ít nhất 20% đơn vị hoặc cá nhân thuộc phạm vi quản lý; báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ.

5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

Văn phòng UBND tỉnh chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ hoàn chỉnh các quy trình nghiệp vụ trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật; giải quyết những vấn đề khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng Hệ thống của các cơ quan, đơn vị. Thực hiện kết nối liên thông với các cơ quan trung ương cấp tỉnh, cấp huyện; các tổ chức xã hội - nghề nghiệp; doanh nghiệp nhà nước; trường học vào Hệ thống. Tổ chức kiểm tra tình hình thực hiện và hướng dẫn giải quyết các khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện của các cơ quan, đơn vị.

6. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Tại Lưu trữ cơ quan

- Thực hiện việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử theo quy định tại Thông tư số 13/2023/TT-BNV ngày 31 tháng 8 năm 2023 của Bộ Nội vụ hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

- Thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 03/CT-UBND ngày 13 tháng 02 năm 2023 của UBND tỉnh về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

- Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

b) Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện các Quyết định số 1028/QĐ- UBND ngày 13 tháng 5 năm 2017 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2017 - 2026”; Quyết định số 3213/QĐ- UBND tỉnh ngày 12 tháng 12 năm 2019 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án “Bồi dưỡng, tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2020 - 2030”; Quyết định số 2072/QĐ-UBND ngày 14 tháng 8 năm 2020 của UBND tỉnh về việc ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”; Quyết định số 1141/QĐ-UBND ngày 16 tháng 5 năm 2022 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của tỉnh Thừa Thiên Huế và về tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2022 - 2031”.

- Thực hiện Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2023 - 2030”.

- Xây dựng Kế hoạch phóng sự tài liệu “Thừa Thiên Huế theo dòng lịch sử qua tài liệu lưu trữ”.

7. Xây dựng, bố trí kho Lưu trữ

a) Xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh

Ban Quản lý dự án Đầu tư xây dựng và Phát triển đô thị tỉnh phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Xây dựng, Sở Nội vụ và các đơn vị liên quan triển khai thực hiện Nghị quyết số 122/NQ-HĐND ngày 13 tháng 11 năm 2020 của HĐND tỉnh về chủ trương đầu tư Dự án Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh thuộc khu B - Khu Đô thị hành chính tỉnh Thừa Thiên Huế.

b) Đối với kho Lưu trữ cơ quan của các cơ quan, đơn vị

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị căn cứ vào tình hình thực tiễn để chỉ đạo thực hiện việc bố trí kho Lưu trữ cơ quan và trang cấp các trang thiết bị cần thiết đảm bảo phù hợp với các tiêu chuẩn quy định của nhà nước.

8. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND các xã, phường, thị trấn

Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế tập trung chỉ đạo, hướng dẫn UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ. Tập trung vào các vấn đề sau:

a) Ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ: Quy chế văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; quy chế khai thác, sử dụng tài liệu; Bảng thời hạn bảo quản và các quy định, hướng dẫn khác về văn thư, lưu trữ của UBND các xã, phường, thị trấn.

b) Bố trí cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật.

c) Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ trên Hệ thống Quản lý văn bản điều hành.

d) Thống kê số lượng, tình trạng tài liệu lưu trữ (đã chỉnh lý/chưa chỉnh lý); đồng thời căn cứ vào tình hình ngân sách địa phương để xây dựng kế hoạch chỉnh lý toàn bộ, một phần hoặc chỉnh lý sơ bộ và tiêu hủy các tài liệu lưu trữ hết giá trị.

e) Bố trí kho lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tiễn để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của HĐND&UBND các xã, phường, thị trấn.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Đề án “Bồi dưỡng, tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2020 - 2030”: Thực hiện theo Quyết định số 3213/QĐ-UBND.

2. Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2017 - 2026”: Thực hiện theo Quyết định số 1028/QĐ-UBND.

3. Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”: Thực hiện theo Quyết định số 2072/QĐ-UBND.

4. Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của tỉnh Thừa Thiên Huế và về tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2022 - 2031”: Thực hiện theo Quyết định số 1141/QĐ-UBND.

5. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị: Thực hiện việc bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

6. Các nội dung khác của Kế hoạch thực hiện theo quy định của pháp luật.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Tăng cường việc giám sát, theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Kế hoạch và báo cáo kết quả cho UBND tỉnh.

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để triển khai có hiệu quả các nội dung của kế hoạch trong phạm vi, quyền hạn được giao.

2. Sở Tài chính

Chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để tham mưu bố trí nguồn kinh phí đảm bảo cho việc thực hiện Kế hoạch.

3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị

a) Căn cứ vào các nội dung của Kế hoạch này và tình hình thực tế tại cơ quan, đơn vị để xây dựng kế hoạch và chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý thực hiện nghiêm túc các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ năm 2023; báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ trước ngày 01 tháng 12 năm 2024.

b) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đảm bảo chất lượng, đúng thời gian quy định.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh theo quy định./.