KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2024

Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011 và các quy định của Chính phủ, Kế hoạch của Ủy ban nhân dân tỉnh về Công tác văn thư, lưu trữ(1); Căn cứ tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tiếp tục thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương, của công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Góp phần thực hiện tốt các mục tiêu đề ra tại Nghị quyết số 51-NQ/TU ngày 22/7/2021 của Tỉnh ủy về chuyển đổi số tỉnh Yên Bái giai đoạn 2021-2025, định hướng đến 2030.

c) Đưa ra các giải pháp chỉ đạo để khắc phục những hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.

2. Yêu cầu

a) Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, căn cứ Kế hoạch của Ủy ban nhân dân tỉnh, triển khai thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật và phù hợp với tình hình thực tế của các cơ quan, đơn vị, địa phương.

b) Chỉ đạo quyết liệt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh, đặc biệt là đối với hồ sơ điện tử.

II. NỘI DUNG

1. Nhiệm vụ thường xuyên

a) Nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức

- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương và của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ.

- Rà soát, sửa đổi bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế. Thời gian hoàn thành trong quý I năm 2024.

- 100% các cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2024. 100% cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện thực hiện tạo lập Danh mục hồ sơ trên hệ thống Voffice để tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ điện tử theo quy định.

- 100% các cơ quan, tổ chức xây dựng Kế hoạch tự kiểm tra; thực hiện kiểm tra tối thiểu 50% đơn vị trực thuộc (nếu có). Thời gian hoàn thành trong quý IV/2024.

- Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Tiếp tục kiện toàn, bố trí nhân sự làm văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo vị trí việc làm.

- Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

- Tăng cường đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, điều hành, xử lý công việc, gửi nhận văn bản điện tử, kết nối, chia sẻ thông tin, trao đổi, xử lý hồ sơ qua mạng.

b) Nhiệm vụ của Sở Nội vụ

- Ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền và tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

- Xây dựng kế hoạch tổ chức tập huấn và kế hoạch kiểm tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Tổ chức 01 lớp tập huấn và thực hiện kiểm tra tối thiểu 10 cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, 05 cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về phê duyệt mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và chứng chỉ hành nghề lưu trữ trên địa bàn.

- Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu phục vụ lập bản sao bảo hiểm theo quy định.

- Giới thiệu, công bố tài liệu lưu trữ theo quy định.

- Thực hiện tốt các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh đặt hàng dịch vụ sự nghiệp công; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định.

2. Nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2024

Nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 và phân công tổ chức thực hiện theo Phụ lục chi tiết kèm theo Kế hoạch này.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Theo dõi, đôn đốc và đánh giá kết quả việc thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 tại các cơ quan, đơn vị, địa phương để kịp thời tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh giải pháp tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện.

b) Chủ trì phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông tập huấn, hướng dẫn sử dụng các chức năng phục vụ công tác lưu trữ điện tử trên hệ thống phần mềm.

2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

Chủ trì nâng cấp chức năng kho lưu trữ tài liệu điện tử của các ngành trên Hệ thống phần mềm điều hành, tác nghiệp (Voffice), đảm bảo kết nối với Hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì việc chuyển Hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử lên Trung tâm dữ liệu tỉnh Yên Bái.

b) Nâng cấp Hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái đảm bảo các chức năng, tính năng theo quy định sẵn sàng kết nối liên thông với Hệ thống phần mềm điều hành, tác nghiệp (Voffice) và các hệ thống khác khi có yêu cầu.

c) Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành, đảm bảo an toàn thông tin cho Hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái.

4. Sở Tài chính: Chủ trì tham mưu cân đối bố trí kinh phí thực hiện các nội dung trong Kế hoạch này đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả theo đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước.

5. Sở Kế hoạch và Đầu tư: Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt chủ trương đầu tư các dự án thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.

6. Các cơ quan, đơn vị, địa phương

a) Xây dựng kế hoạch và chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý; gửi kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 về Sở Nội vụ trước ngày 15/02/2024.

b) Đưa nội dung lập hồ sơ điện tử vào các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024, yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức nghiêm túc triển khai thực hiện, trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc đề nghị phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, hướng dẫn, giải quyết./.