KẾ HOẠCH

SƯU TẦM TÀI LIỆU QUÝ, HIẾM CỦA TỈNH PHÚ YÊN VÀ VỀ TỈNH PHÚ YÊN, GIAI ĐOẠN 2016 - 2020

Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Công văn số 4139/UBND-NC ngày 09/9/2015 của UBND tỉnh Phú Yên về thống nhất chủ trương thực hiện khảo sát, sưu tầm tài liệu quý, hiếm qua các thời kỳ lịch sử trên địa bàn tỉnh Phú Yên; Kế hoạch số 07/KH-UBND ngày 13/01/2016 của UBND tỉnh Phú Yên về công tác văn thư, lưu trữ năm 2016.

Trải qua hơn 400 năm hình thành và phát triển, hiện nay nhiều địa phương trong tỉnh còn lưu giữ nhiều tài liệu quý, hiếm về các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội, phong tục, tập quán, tín ngưỡng, tôn giáo, lễ hội… Khối lượng tài liệu này rất phong phú về thông tin, đa dạng về loại hình, chất liệu vật mang tin, kỹ thuật chế tác ghi lại nhiều thông tin xác thực qua các thời kỳ lịch sử trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng,... Đặc biệt là khối tài liệu hình thành qua các triều đại phong kiến, và của chính quyền cách mạng trước và sau giải phóng tỉnh Phú Yên 01/4/1975 còn đang phân tán chưa được thu thập, bảo quản đúng quy định, khối lượng tài liệu này đang đối mặt với nguy cơ hư hỏng, xuống cấp, mất mát do ý thức chủ quan của người đang lưu giữ, điều kiện bảo quản không đảm bảo.

Do đó, để bảo vệ, gìn giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu nghiên cứu của xã hội theo tinh thần của Luật lưu trữ và Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Căn cứ báo cáo kết quả khảo sát thực tế nguồn tài liệu quý, hiếm của tỉnh, UBND tỉnh ban hành Kế hoạch sưu tầm tài liệu quý, hiếm của tỉnh Phú Yên và về tỉnh Phú Yên, giai đoạn 2016-2020 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích:

- Sưu tầm, thu thập và phân loại tài liệu có giá trị lịch sử, tài liệu quý, hiếm từ các cơ quan, tổ chức, cơ sở thờ tự, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, đơn vị, cá nhân ngoài tỉnh để tổ chức bảo quản, chống nguy cơ hư hỏng, thất thoát tài liệu; tổ chức khai thác, sử dụng, phát huy giá trị tài liệu quý, hiếm nhằm phục vụ các yêu cầu phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng và nhu cầu học tập, nghiên cứu của cơ quan, tổ chức và nhân dân trong và ngoài tỉnh.

- Hướng dẫn, giúp các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ,... về kỹ thuật bảo quản tài liệu quý, hiếm có nguy cơ bị hư hỏng, xuống cấp do không được bảo quản đúng chế độ đối với các tài liệu do cá nhân, tổ chức tự bảo quản.

2. Yêu cầu:

- Xác định nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, tài liệu quý, hiếm cần sưu tầm từ các cơ quan, tổ chức, cơ sở thờ tự, cá nhân, gia đình, dòng họ trong và ngoài tỉnh.

- Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, tài liệu quý, hiếm phải có những tiêu chí sau:

+ Tài liệu có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội; được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả; được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử (Khoản 1 Điều 26 Luật Lưu trữ năm 2011).

+ Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp (Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011).

+ Về hình thức tài liệu: độc đáo về vật mang tin (lá, gỗ, vải, da, giấy,...); độc đáo về ngôn ngữ thể hiện, hình thức trình bày, kỹ thuật chế tác (hình vẽ, hoa văn, ký hiệu, chữ viết, hình ảnh, âm thanh,...).

+ Về thời gian, hoàn cảnh hình thành tài liệu: tài liệu được hình thành sớm trong lịch sử Việt Nam, lịch sử hình thành tỉnh Phú Yên; tài liệu được tạo ra trong hoàn cảnh, sự kiện tiêu biểu của dân tộc, của tỉnh qua các giai đoạn lịch sử; tài liệu độc nhất chỉ có một bản, không có bản thứ hai giống về nội dung thông tin, phương thức ghi tin và đặc điểm bên ngoài.

- Tổ chức thực hiện công tác sưu tầm, thu thập những tài liệu quý, hiếm hiện còn bị phân tán ở các cơ quan, đơn vị và các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu trong tỉnh với nhiều hình thức thiết thực như:

+ Tuyên truyền rộng rãi trong nhân dân về giá trị và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, góp phần giáo dục ý thức trong việc bảo quản, giữ gìn tài liệu lưu trữ quý, hiếm;

+ Vận động các cơ quan, đơn vị có tài liệu quý, hiếm lập danh mục và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; Kêu gọi, khuyến khích các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện giao nộp, hiến tặng, ký gửi, chuyển nhượng hoặc bán tài liệu quý, hiếm cho Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định để bảo quản tập trung thống nhất và phát huy giá trị tài liệu phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu của xã hội;

+ Sao chụp các tư liệu, tài liệu gốc, các sắc phong, thần phong, gia phả… và phục chế ảnh, di ảnh - chân dung - nguyên tác của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ lịch sử của địa phương.

II. NỘI DUNG VÀ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

1. Nội dung:

1.1. Công tác nghiên cứu, khảo sát:

Tiếp tục nghiên cứu, thu thập thông tin, khảo sát nguồn tài liệu quý, hiếm tại các cơ quan, đơn vị, địa phương, các cơ sở thờ tự, cộng đồng dân cư, gia đình, dòng họ, cá nhân trong và ngoài tỉnh, cụ thể:

- Nhóm tài liệu về hoạt động các cơ quan chính quyền cách mạng, các phong trào đấu tranh cách mạng của tỉnh Phú Yên qua các thời kỳ hiện đang bảo quản phân tán tại gia đình các vị lãnh đạo các thời kỳ, trong nhân dân.

- Nhóm tài liệu về hoạt động của cơ quan hành chính thời kỳ phong kiến, thời kỳ kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ hiện đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, II, III, IV.

- Nhóm hồ sơ, tài liệu về phân chia, sáp nhập địa giới hành chính của tỉnh Phú Yên đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Lưu trữ lịch sử các tỉnh.

- Nhóm tài liệu về thân thế, sự nghiệp của các danh nhân, nhân vật lịch sử của tỉnh Phú Yên còn đang bảo quản phân tán trong nhân dân, cộng đồng dân cư.

- Nhóm tài liệu về văn hóa, tôn giáo hiện đang bảo quản tại các cơ sở thờ tự, đình, chùa, cá nhân.

1.2. Công tác sưu tầm, thu thập:

Tập trung sưu tầm, thu thập những nhóm tài liệu sau đây:

- Tài liệu về địa giới hành chính, địa chí các thời kỳ của Việt Nam và tỉnh Phú Yên từ năm 1889 đến năm 1965 có 14 tài liệu.

- Tài liệu về các Danh nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu các thời kỳ của tỉnh Phú Yên từ năm 1596 đến năm 1959 có 56 tài liệu, gồm:

+ Tài liệu về danh nhân Lương Văn Chánh từ năm 1556 đến năm 1886 có 14 sắc phong, chiếu chỉ, văn bản bằng chữ Hán, chữ Hán - Nôm.

+ Tài liệu về ngài tiền hiền làng Ngọc Lãng Lê Văn Xuyến từ năm 1884 đến năm 1924 có 06 sắc phong, chiếu chỉ viết bằng chữ Hán, chữ Hán - Nôm.

+ Tài liệu về thân thế, sự nghiệp của Thống chế Nguyễn Công Nhàn từ năm 1834 đến năm 1863 có 15 chiếu chỉ, sắc phong, văn bản viết bằng chữ Hán, chữ Hán - Nôm.

+ Tài liệu về thân thế, sự nghiệp của Dương Văn Khoa từ năm 1809 đến năm 1835 có 14 chiếu chỉ, sắc phong, văn bản viết bằng chữ Hán, chữ Hán - Nôm.

+ Tài liệu về ngài tiền hiền vùng đất Phước Thịnh (thị trấn Phú Thứ ngày nay) Lê Dân từ năm 1852 có 07 sắc phong, chiếu chỉ viết bằng chữ Hán, chữ Hán - Nôm.

- Tài liệu về lịch sử, văn hóa, tôn giáo của Việt Nam và tỉnh Phú Yên từ thế kỷ 18 đến thế kỷ 20 có 14 tài liệu.

- Tài liệu về hoạt động của chính quyền cách mạng tỉnh Phú Yên, tỉnh Phú Khánh từ năm 1975 đến năm 1978 có 14 tài liệu.

- Tài liệu về công trình thủy lợi Đập Đồng Cam từ năm 1925 đến năm 1955 có 03 bộ tài liệu.

- Tài liệu về hoạt động của cơ quan hành chính thời kỳ phong kiến, thời kỳ kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ hiện đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, II, III, IV từ năm 1889 đến năm 1963 đã thống kê được có 110 tài liệu viết bằng tiếng Pháp.

- Tài liệu cá nhân giáo chức hoạt động năm 1955 - 1956 của tỉnh Phú Yên hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV có 10 bộ hồ sơ (sưu tập) viết bằng tiếng Việt, tiếng Pháp.

1.3. Biện pháp sưu tầm, thu thập:

- Trực tiếp vận động, thuyết phục các cơ quan, đơn vị và cá nhân, gia đình, dòng họ, các cơ sở thờ tự thấy được vinh dự và quyền lợi khi hiến tặng để tự nguyện hiến tặng, giao nộp, và ký gởi vào lưu trữ lịch sử tỉnh những tài liệu quý, hiếm để bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

- Tuyên truyền rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng như tuyên truyền qua báo chí, đài phát thanh, truyền hình để vận động, thuyết phục có quy mô hơn, đối tượng và phạm vi tuyên truyền sâu rộng hơn về giá trị của tài liệu lưu trữ.

 - Tổ chức khen thưởng, vinh danh, bồi dưỡng cho các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cơ sở thờ tự trong và ngoài tỉnh có thành tích trong công tác bảo quản, giữ gìn, hiến tặng, ký gửi tài liệu lưu trữ quý, hiếm cho lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Phôtô, sao chép và chứng thực hồ sơ, tài liệu, các bản thảo viết tay có giá trị lịch sử qua các thời kỳ của địa phương.

- Phục chế, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng; tổ chức bảo quản tài liệu đúng chế độ để kéo dài tuổi thọ tài liệu.

1.4. Kinh phí khảo sát, sưu tầm, thu thập:

Nguồn kinh phí chi cho công tác tổ chức khảo sát, sưu tầm, thu thập tài liệu có giá trị lịch sử, tài liệu quý, hiếm của các cơ quan, đơn vị và các cá nhân gia đình, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ lịch sử của tỉnh do ngân sách tỉnh cấp ngoài định mức chi thường xuyên và kinh phí tự chủ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, cụ thể chi cho các nội dung sau:

- Chi xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật của UBND tỉnh ban hành trong quá trình thực hiện Kế hoạch;

- Chi cho công tác khảo sát, điều tra, thống kê, xác định giá trị tài liệu quý, hiếm, gồm các khoản: xăng xe, công tác phí, thuê mướn chuyên gia dịch thuật, họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu, bồi dưỡng người cung cấp thông tin, thăm hỏi tổ chức, cá nhân đang lưu giữ tài liệu quý, hiếm…;

- Chi cho công tác sao chụp, và chứng thực tài liệu quý, hiếm;

- Chi công tác thông tin, tuyên truyền về tài liệu quý, hiếm;

- Chi bồi dưỡng và khen thưởng cho tổ chức, cá nhân hiến tặng bản gốc tài liệu quý hiếm; khen thưởng cho người trực tiếp làm công tác sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm;

- Chi mua bản gốc tài liệu quý, hiếm; lập bản sao tài liệu quý, hiếm;

- Chi tu bổ, phục chế tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng;

- Chi mua sắm trang thiết bị để tu bổ, phục chế tài liệu; trang thiết bị để bảo quản tài liệu quý hiếm tại Lưu trữ lịch sử;

- Chi hỗ trợ mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu quý, hiếm tại nơi thờ tự, cộng đồng dân cư và tại nhà riêng.

- Chi tổ chức các hoạt động tiếp nhận, trưng bày, công bố, triển lãm, giới thiệu quảng bá tài liệu quý, hiếm.

Hàng năm, căn cứ Kế hoạch công tác và yêu cầu nhiệm vụ sưu tầm, thu thập, bảo quản, khai thác tài liệu quý, hiếm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ lập dự toán chi tiết kinh phí báo cáo Sở Nội vụ xem xét gửi Sở Tài chính thẩm định trình UBND tỉnh phê duyệt.

2. Tiến độ thực hiện:

a) Nhiệm vụ năm 2016 - 2017:

- Tuyên truyền, tiếp nhận thông tin, tổ chức điều tra, thống kê tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, tài liệu quý, hiếm trong và ngoài tỉnh.

- Tiến hành khảo sát thực tế nguồn tài liệu quý, hiếm tại các cơ quan, tổ chức, cơ sở thờ tự, gia đình, dòng họ, cá nhân trên địa bàn tỉnh.

- Xây dựng khung chế độ, định mức chi cụ thể trong việc tiếp nhận, mua, sao chụp, phục chế tài liệu lưu trữ quý hiếm, thuê mướn chuyên gia, hội nghị; thăm hỏi, bồi dưỡng, khen thưởng các tổ chức cá nhân có công phát hiện, gìn giữ và hiến tặng tài liệu quý hiếm vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Thành lập Hội đồng thẩm định tài liệu quý, hiếm của Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Phối hợp với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử các tỉnh khảo sát thực tế, thống nhất phương án sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm của tỉnh Phú Yên.

- Lập và phê duyệt Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm của tỉnh Phú Yên.

b) Nhiệm vụ giai đoạn năm 2018 - 2020:

- Tiếp tục tuyên truyền, tiếp nhận thông tin, tổ chức điều tra, thống kê, khảo sát thực tế nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, tài liệu quý, hiếm tại các cơ quan, tổ chức, cơ sở thờ tự, gia đình, dòng họ, cá nhân trong và ngoài tỉnh.

- Vận động, thuyết phục các cơ quan, tổ chức, cơ sở thờ tự, gia đình, dòng họ, cá nhân để thống nhất phương thức sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm.

- Tổ chức thu thập, tiếp nhận tài liệu quý hiếm vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Tổ chức tuyên dương, khen thưởng đối với tổ chức, cá nhân có công trong việc phát hiện, gìn giữ và hiến tặng tài liệu quý, hiếm cho Lưu trữ lịch sử.

- Cập nhật, phê duyệt bổ sung Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm của tỉnh Phú Yên.

- Thực hiện công tác tu bổ, phục chế đối với tài liệu lưu trữ lịch sử, tài liệu quý hiếm bị hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng; tổ chức bảo quản an toàn tài liệu.

- Trợ giúp các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ về kỹ thuật trong việc bảo quản, bảo hiểm tài liệu quý, hiếm.

- Tổ chức công bố, trưng bày, giới thiệu, quảng bá, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quý, hiếm theo quy định của pháp luật.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Thực hiện Kế hoạch sưu tầm tài liệu quý, hiếm của tỉnh Phú Yên và về tỉnh Phú Yên, giai đoạn 2016-2020 là một nhiệm vụ cấp bách, có ý nghĩa thiết thực góp phần vào việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu, phục nhu cầu học tập, nghiên cứu, quảng bá về lịch sử, văn hóa, con người của tỉnh Phú Yên. Để thực hiện có hiệu quả Kế hoạch này, UBND tỉnh giao:

1. Sở Nội vụ chủ trì chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện tuyên truyền, vận động, thuyết phục các cơ quan, tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở thờ tự, các cá nhân, gia đình, dòng họ giao nộp, hiến tặng, ký gửi, chuyển nhượng tài liệu lưu trữ lịch sử, tài liệu quý, hiếm vào Lưu trữ lịch sử tỉnh để bảo vệ an toàn và phát huy giá trị tài liệu.

2. Hàng năm, căn cứ vào nội dung Kế hoạch và tiến độ triển khai, Chi cục Văn thư - Lưu trữ lập dự toán kinh phí thực hiện báo cáo Sở Nội vụ để gửi Sở Tài chính thẩm định trình UBND tỉnh phê duyệt.

3. Sở Tài chính có trách nhiệm giải quyết kinh phí trong dự toán chi hoạt động sưu tầm tài liệu quý, hiếm hàng năm và hướng dẫn Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) thực hiện thanh, quyết toán theo đúng quy định.

4. Các cơ quan, đơn vị, UBND các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh Phú Yên có trách nhiệm phối hợp với Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) tuyên truyền, vận động, thuyết phục các tổ chức, cộng đồng dân cư, cơ sở thờ tự, cá nhân, gia đình, dòng họ giao nộp tài liệu quý, hiếm và tạo điều kiện thuận lợi để Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) thực hiện Kế hoạch đạt hiệu quả.

Trên đây là Kế hoạch sưu tầm tài liệu quý, hiếm của tỉnh Phú Yên và về tỉnh Phú Yên, giai đoạn 2016-2020. UBND tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị, UBND các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh nghiêm túc thực hiện Kế hoạch này./.