KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ NĂM 2024

Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011 và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; trên cơ sở đặc điểm tình hình về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 trên địa bàn tỉnh, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.

2. Nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu tại lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử theo nhiệm vụ của năm 2024 và những năm tiếp theo.

3. Đưa hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức văn thư, lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ công tác của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng của xã hội.

4. Các cơ quan, tổ chức căn cứ kế hoạch của UBND tỉnh, xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 để tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị.

II. NHIỆM VỤ CỤ THỂ

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ:

a) Thường xuyên tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý bằng các hình thức như: phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử và mở các lớp tập huấn nghiệp vụ.

b) Xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ:

- Sở Nội vụ xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành; đồng thời, rà soát các văn bản đã ban hành trước đây về công tác văn thư, lưu trữ không còn phù hợp với tình hình thực tế để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế cho phù hợp các quy định hiện hành của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để áp dụng thống nhất tại các cơ quan, tổ chức.

- Các sở, ngành, địa phương, cơ quan, đơn vị căn cứ quy định hiện hành và văn bản hướng dẫn của Sở Nội vụ, thực hiện rà soát những văn bản đã ban hành không còn phù hợp để kịp thời sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế như: quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ; quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan…

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ:

- Các sở, ban, ngành, địa phương, cơ quan, đơn vị:

+ Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí công chức viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc theo đúng vị trí việc làm; đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật và yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

+ Chủ động xây dựng kế hoạch và phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức đang làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý.

+ Rà soát và cử công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch, tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm tham gia các lớp đào tạo để đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định.

- Sở Nội vụ phối hợp tổ chức mở lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là tài liệu điện tử, bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định pháp luật cho lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính), Phòng Nội vụ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp cấp tỉnh và UBND các thành phố, huyện, xã, phường, thị trấn.

d) Tiếp nhận hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ; theo dõi, cập nhật danh sách các tổ chức, cá nhân đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ.

đ) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra chất lượng hoạt động dịch vụ lưu trữ.

e) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; tiếp tục triển khai thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử theo lộ trình Kế hoạch số 4534/KH-UBND ngày 19/5/2020 UBND tỉnh về việc thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2020 - 2025 và Công văn số 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.

2. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh:

a) Lưu trữ cơ quan: yêu cầu các sở, ban, ngành, địa phương, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước; các cơ quan, tổ chức Trung ương đóng tại địa phương:

- Chỉ đạo, đôn đốc công chức, viên chức thuộc quyền quản lý lập hồ sơ công việc và thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Thực hiện chỉnh lý theo quy định tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử và Quyết định số 933/QĐ-UBND ngày 10/5/2023 của UBND tỉnh phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các sở, ban, ngành thuộc tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2023 - 2027.

- Triển khai thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh sau khi UBND tỉnh phê duyệt chủ trương đầu tư.

- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

- Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

b) Lưu trữ lịch sử: Sở Nội vụ chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử:

- Tiếp tục hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, địa phương thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Thực hiện kế hoạch “Công bố tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Lâm Đồng” năm 2024 và thực hiện sưu tầm tài liệu liên quan đến tỉnh Lâm Đồng theo kế hoạch.

- Tiếp tục thực hiện khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quyết định số 507/QĐ-UBND ngày 17/3/2020 của UBND tỉnh ban hành quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và Quyết định số 2377/QĐ-UBND ngày 22/9/2021 của UBND tỉnh về việc công bố danh mục và quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp tỉnh trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.

- Thực hiện rà soát, lựa chọn, thống kê, lập danh mục các Phông tài liệu trong Kho lưu trữ để số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm theo Kế hoạch số 4602/KH-UBND ngày 26/5/2023 của UBND tỉnh triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, giai đoạn II trên địa bàn tỉnh.

- Rà soát, thống kê tài liệu mật đang bảo quản trong kho của các Phông: UBND tỉnh, Tòa Thị chính Đà Lạt, Tòa Hành chính tỉnh Tuyên Đức, Tòa Hành chính Lâm Đồng.

- Xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh theo Công văn số 10654/UBND-TH₂ ngày 29/11//2023 của UBND tỉnh Lâm Đồng, gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư thẩm định, trình phê duyệt theo quy định để tổ chức thực hiện.

3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ:

Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các đơn vị liên quan kiểm tra, rà soát và hướng dẫn các sở, ngành, địa phương, đơn vị:

a) Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

b) Có biện pháp tích hợp, kết nối và chia sẻ các hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử giữa các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh và ngoài tỉnh, nhằm quản lý, khai thác, xử lý văn bản điện tử đi, đến, điều hành công việc trong nội bộ cơ quan, đơn vị và giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

c) Thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; đồng thời thường xuyên giao lưu dữ liệu, bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.

d) Triển khai thực hiện các mục tiêu cụ thể và các chỉ tiêu cụ thể để lưu trữ tài liệu điện tử theo chỉ đạo của UBND tỉnh tại Kế hoạch số 4534/KH-UBND.

4. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ:

Giao Sở Tài chính chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan, địa phương, đơn vị có liên quan, thẩm định trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật hoặc hướng dẫn các sở, ngành, địa phương, cơ quan, đơn vị chủ động bố trí kinh phí để thực hiện các nội dung như sau:

a) Thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, hoạt động lưu trữ và kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng để giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ bó gói, tồn đọng, tích đống theo quy định.

b) Tiếp tục thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng theo Quyết định số 933/QĐ-UBND ngày 10/5/2023 của UBND tỉnh và chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh theo Đề án được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

c) Thực hiện Đề án lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2020-2025 theo Kế hoạch số 4534/KH-UBND ngày 19/5/2020 UBND tỉnh; số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm theo Kế hoạch số 4602/KH-UBND ngày 26/5/2023 của UBND tỉnh.

d) Đầu tư xây mới, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ cơ quan đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định; chú trọng công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống ẩm ướt, nấm mốc, côn trùng tại kho lưu trữ cơ quan.

đ) Thực hiện đúng và đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, bồi dưỡng hiện vật, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giám đốc/Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Giám đốc các doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm:

a) Xây dựng và ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 phù hợp với điều kiện của từng cơ quan, địa phương đơn vị và theo quy định của pháp luật.

b) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ và nội dung kế hoạch này.

2. Sở Nội vụ:

a) Theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và UBND các huyện, thành phố triển khai thực hiện kịp thời, nghiêm túc, hiệu qủa kế hoạch này.

b) Xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 tại một số cơ quan, địa phương, đơn vị; từ đó chấn chỉnh và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.

c) Định kỳ hoặc đột xuất khi có yêu cầu, tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tình hình kết quả thực hiện theo quy định.

Các sở, ban, ngành cấp tỉnh, các doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và UBND các huyện, thành phố chủ động tổ chức thực hiện kế hoạch này. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị phản ánh về Sở Nội vụ để kịp thời giải quyết hoặc báo cáo, đề xuất UBND tỉnh tỉnh xem xét, giải quyết./.