b) Hướng dẫn thực hiện và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ

Xây dựng Kế hoạch và tổ chức thực hiện thường xuyên hoặc đột xuất công tác triển khai thực hiện quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Nội dung kiểm tra trọng tâm về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

- Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ.

- Đơn vị phối hợp: Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Thời gian thực hiện: Năm 2024.

1.3. Kiện toàn tổ chức bộ máy, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

a) Tiếp tục rà soát, kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn; bố trí cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tham mưu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị bảo đảm đúng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định.

- Đơn vị chủ trì: Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên.

b) Xây dựng Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; cử cán bộ, công chức, viên chức tham mưu công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, đáp ứng yêu cầu công việc.

- Đơn vị chủ trì: Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên.

1.4. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

Tiếp tục rà soát, hoàn thiện các tính năng của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và kết nối liên thông, trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Đơn vị chủ trì: Sở Thông tin và Truyền thông.

- Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Năm 2024.

2. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ Cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

2.1. Lưu trữ cơ quan

a) Tổ chức thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định.

- Đơn vị chủ trì: Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên.

b) Tăng cường thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tỉnh Cà Mau giai đoạn 2020 - 2025 đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt tại Quyết định số 673/QĐ-UBND ngày 21/4/2020. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị (không thuộc Đề án) chỉ đạo, bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan, đơn vị mình theo đúng quy định.

- Đơn vị chủ trì: Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Đơn vị phối hợp: Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh) và các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan.

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên.

2.2. Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Đẩy mạnh công tác chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ, xây dựng Kế hoạch chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử nhằm đạt mục tiêu và chỉ tiêu đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” và Kế hoạch số 21/KH-UBND ngày 24/02/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ; tổ chức khảo sát, hướng dẫn thu thập, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh).

- Đơn vị phối hợp: Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên.

b) Xây dựng Kế hoạch thu thập và công bố tài liệu lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ góp phần phục vụ công cuộc xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và của tỉnh Cà Mau theo Quyết định số 2194/QĐ-TTg ngày 24/12/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước” và Quyết định số 2860/QĐ-UBND ngày 01/12/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước” của tỉnh Cà Mau.

- Đơn vị chủ trì: Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh).

- Đơn vị phối hợp: Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Thời gian thực hiện: Trong năm 2024.

3. Kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị chức năng có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm theo quy định. Đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu; cải tạo, nâng cấp, mở rộng kho lưu trữ bảo đảm đủ diện tích và điều kiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai thực hiện Kế hoạch này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện và báo cáo theo quy định.

2. Thủ trưởng sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị, địa phương bảo đảm thống nhất, hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương; báo cáo kết quả thực hiện lồng ghép trong báo cáo công tác Nội vụ theo quy định.

Trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị và địa phương phản ánh, kiến nghị bằng văn bản gửi Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, cho ý kiến./.