UBND tỉnh Nam Định ban hành Kế hoạch số hóa Sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh Nam Định như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Từng bước xây dựng và tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, hiện đại hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch; thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh cũng như trên toàn quốc; đồng thời, bảo đảm tối đa lợi ích của người dân, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

- Củng cố cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử phục vụ kết nối, tích hợp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Hệ thống Cổng dịch vụ công quốc gia và các Hệ thống thông tin, phần mềm dùng chung của tỉnh.

2. Yêu cầu

- Bám sát các nhiệm vụ được giao tại Quyết định số 749/QĐ-TTg, Quyết định số 2173/QĐ-BTP; xác định rõ nội dung công việc, thời hạn hoàn thành, biện pháp thực hiện, phân công rõ trách nhiệm, cơ chế phối hợp của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc thực hiện số hóa; đồng thời đảm bảo hiệu quả tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ này.

- Đảm bảo việc số hóa Sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh được thực hiện tập trung, đồng bộ, thống nhất; đồng thời đảm bảo đầy đủ, toàn diện, chính xác, có kế thừa, khai thác phần dữ liệu sẵn có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử của tỉnh.

II. NỘI DUNG

1. Phạm vi thực hiện số hóa Sổ hộ tịch

1.1. Số hóa toàn bộ thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các Sổ hộ tịch gốc được lưu giữ tại các cơ quan đăng ký hộ tịch[1] trên địa bàn tỉnh từ ngày 01/02/2018[2] trở về trước, bao gồm khoảng 17.542 quyển Sổ hộ tịch với trên 1.870.000 thông tin vụ việc hộ tịch trong Sổ hộ tịch và được chia thành 05 giai đoạn sau:

- Giai đoạn 1: Số hóa các Sổ hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành có hiệu lực từ ngày 01/01/2016 (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ ngày 01/01/2016 đến ngày 01/02/2018);

- Giai đoạn 2: Số hóa các Sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015);

- Giai đoạn 3: Số hóa các Sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 1999 đến năm 2006);

- Giai đoạn 4: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến năm 1999;

- Giai đoạn 5: Số hóa các Sổ hộ tịch đã đăng ký từ năm 1975 trở về trước.

1.2. Trong mỗi giai đoạn thực hiện, ưu tiên thực hiện, hoàn thành việc số hóa lần lượt các Sổ hộ tịch gốc theo thứ tự:

- Sổ đăng ký kết hôn;

- Sổ đăng ký khai sinh;

- Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con;

- Sổ đăng ký cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;

- Sổ đăng ký khai tử.

2. Phương pháp thực hiện

2.1. Các bước thực hiện số hóa Sổ hộ tịch[3]

- Thu thập và phân loại các Sổ hộ tịch cần số hóa;

- Scan/chụp sổ hộ tịch và tạo lập các file dữ liệu Excel;

- Xử lý số liệu sau khi số hóa;

- Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

2.2. Cách thức thực hiện

Trên cơ sở các bước tại tiểu mục 2.1 mục 2 phần II Kế hoạch này, Sở Tư pháp thực hiện quy trình lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ để thực hiện số hóa Sổ hộ tịch trên địa bàn toàn tỉnh theo quy định pháp luật hiện hành; đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn UBND cấp huyện, cấp xã kiểm tra, phê duyệt, quản lý và chính thức đưa dữ liệu vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

3. Thời gian thực hiện

Trong 03 năm, từ năm 2023 đến hết năm 2025, cụ thể:

- Năm 2023, thực hiện số hóa sổ hộ tịch giai đoạn 1 trên địa bàn toàn tỉnh;

- Năm 2024, thực hiện số hóa sổ hộ tịch giai đoạn 2 trên địa bàn toàn tỉnh;

- Năm 2025, thực hiện số hóa sổ hộ tịch giai đoạn 3, giai đoạn 4 và giai đoạn 5 trên địa bàn toàn tỉnh.

4. Kinh phí thực hiện

Kinh phí thực hiện được cấp từ nguồn ngân sách tỉnh và các nguồn kinh phí hợp pháp khác. Hàng năm, Sở Tư pháp lập dự toán chi tiết gửi Sở Tài chính thẩm định, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định bố trí kinh phí theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước để thực hiện cho từng giai đoạn.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tư pháp

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan và UBND các huyện, thành phố thực hiện quy trình số hóa Sổ hộ tịch theo phạm vi, phương pháp, thời gian trong Kế hoạch.

- Thường xuyên theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc UBND các huyện, thành phố trong việc phối hợp thực hiện các nội dung trong Kế hoạch.

- Xây dựng dự toán kinh phí, tổng hợp chung vào dự toán kinh phí chi thường xuyên hàng năm của cơ quan gửi Sở Tài chính thẩm định, trình UBND tỉnh phê duyệt.

- Định kỳ tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện báo cáo Bộ Tư pháp và UBND tỉnh theo quy định.

2. Sở Tài chính

Hàng năm, căn cứ vào tình hình thực tế và khả năng cân đối ngân sách tại địa phương tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí để thực hiện Kế hoạch; Hướng dẫn việc quản lý, sử dụng kinh phí theo Kế hoạch đảm bảo đúng quy định và hiệu quả.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp, hướng dẫn Sở Tư pháp trong việc thực hiện đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước để thực hiện nhiệm vụ theo Kế hoạch.

4. UBND các huyện, thành phố Nam Định

- Phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp trong việc triển khai thực hiện Kế hoạch này.

- Chỉ đạo Phòng Tư pháp, UBND cấp xã phối hợp trong việc thu thập, phân loại các Sổ hộ tịch cần số hóa, kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

Trong quá trình triển khai thực hiện có khó khăn, vướng mắc, các đơn vị, địa phương kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.