Giới thiệu về Công văn số 4909/TCT-CS

Công văn số 4909/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về việc xử lý, hủy hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử đã lập có sai sót. Văn bản này giúp làm rõ các bước thực hiện, trách nhiệm của người nộp thuế và cơ quan thuế nhằm đảm bảo tính thống nhất, tuân thủ đúng quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Các trường hợp được phép hủy hóa đơn GTGT điện tử

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, việc hủy hóa đơn GTGT điện tử được áp dụng trong các trường hợp cụ thể sau:

• Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua mà có sai sót.
• Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định nhưng sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.
• Các trường hợp sai sót khác về tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn mà hai bên mua và bán thống nhất hủy bỏ để lập hóa đơn mới thay thế.

Quy trình và thủ tục thực hiện hủy hóa đơn GTGT

Để thực hiện hủy hóa đơn GTGT đúng quy định pháp luật, người nộp thuế cần tuân thủ nghiêm ngặt các bước sau:

• Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế: Người bán thực hiện lập Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Bước 2: Hủy hóa đơn trên hệ thống: Sau khi gửi thông báo và được hệ thống của cơ quan thuế tiếp nhận, người bán thực hiện thao tác hủy hóa đơn đã lập trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
• Bước 3: Lập hóa đơn mới (nếu có): Trong trường hợp hủy để thay thế, người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua và cơ quan thuế theo đúng quy định.

Một số lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau khi thực hiện hủy hóa đơn GTGT để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn:

• Thời hạn gửi thông báo: Việc gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT phải được thực hiện kịp thời, chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh, hủy bỏ.
• Kê khai thuế: Đối với các hóa đơn đã hủy, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu và thuế đầu ra tương ứng theo đúng kỳ phát sinh hóa đơn bị hủy để đảm bảo số liệu khớp đúng với tờ khai thuế GTGT.
• Sự đồng thuận của các bên: Trong trường hợp đã giao nhận hàng hóa hoặc dịch vụ, việc hủy hóa đơn phải có sự thỏa thuận bằng văn bản hoặc biên bản hủy hóa đơn giữa người mua và người bán để làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.