Tóm tắt Công văn số 4154/TCT-ĐTNN về việc sử dụng hóa đơn để xuất hàng chuyển nội bộ giữa các chi nhánh hạch toán phụ thuộc

Công văn số 4154/TCT-ĐTNN của Tổng cục Thuế hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc và phương pháp sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với hoạt động điều chuyển hàng hóa nội bộ giữa doanh nghiệp và các chi nhánh hạch toán phụ thuộc, hoặc giữa các chi nhánh hạch toán phụ thuộc với nhau. Đây là hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).

1. Các phương thức sử dụng hóa đơn, chứng từ khi xuất hàng nội bộ

Theo quy định, khi xuất hàng hóa để điều chuyển nội bộ giữa các chi nhánh hạch toán phụ thuộc, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức sử dụng chứng từ sau:

• Sử dụng Hóa đơn GTGT: Doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT như một giao dịch bán hàng thông thường. Trên hóa đơn ghi rõ giá bán, thuế suất và tiền thuế GTGT. Phương thức này áp dụng khi doanh nghiệp muốn hạch toán doanh thu, chi phí rõ ràng giữa các đơn vị phụ thuộc hoặc khi chi nhánh phụ thuộc tự kê khai, nộp thuế GTGT riêng biệt.
• Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Doanh nghiệp sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Khi chi nhánh phụ thuộc thực tế bán hàng hóa ra ngoài cho khách hàng, chi nhánh mới lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng, đồng thời gửi bảng kê hàng hóa thực tế tiêu thụ về cho trụ sở chính để lập hóa đơn GTGT cho lượng hàng thực tế đã tiêu thụ.

2. Quy định về kê khai và nộp thuế GTGT

Việc lựa chọn chứng từ xuất kho ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình kê khai thuế GTGT của doanh nghiệp và các chi nhánh:

• Nếu sử dụng hóa đơn GTGT cho việc điều chuyển nội bộ, đơn vị xuất hàng phải kê khai thuế GTGT đầu ra, đơn vị nhận hàng được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng theo quy định.
• Nếu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, việc kê khai thuế GTGT chỉ thực hiện khi hàng hóa thực tế được tiêu thụ ra bên ngoài. Phương thức này giúp doanh nghiệp tránh được việc đọng vốn thuế GTGT tại khâu trung gian điều chuyển nội bộ.

3. Trách nhiệm của doanh nghiệp và lưu ý khi thực hiện

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Áp dụng thống nhất phương thức sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với từng loại hình điều chuyển trong suốt kỳ tính thuế.
• Đảm bảo các chứng từ kèm theo như Lệnh điều động nội bộ phải ghi rõ nguồn gốc, xuất xứ, địa điểm đi và địa điểm đến của hàng hóa.
• Thực hiện mở sổ sách kế toán theo dõi chi tiết lượng hàng hóa điều chuyển, lượng hàng hóa thực tế tiêu thụ tại từng chi nhánh để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế.