Công văn số 39/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về việc đăng ký sử dụng biên lai tự in đối với các cơ quan, tổ chức có hoạt động thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước. Văn bản này được ban hành nhằm thống nhất quy trình thực hiện, tháo gỡ các vướng mắc phát sinh và tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị trong việc tự in, phát hành và quản lý biên lai thu phí, lệ phí theo đúng quy định của pháp luật.

Đối tượng và phạm vi áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập, cơ quan nhà nước có chức năng thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước có nhu cầu tự in biên lai để phục vụ cho hoạt động thu tiền. Đồng thời, văn bản cũng quy định rõ trách nhiệm, thẩm quyền của cơ quan thuế các cấp trong việc tiếp nhận, thẩm định và phê duyệt hồ sơ đăng ký sử dụng biên lai tự in của các đơn vị này.

- Điều kiện để tổ chức được đăng ký sử dụng biên lai tự in

• Tổ chức thu phí, lệ phí phải được cấp mã số thuế và đang hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Có hệ thống thiết bị máy tính, máy in và phần mềm ứng dụng đảm bảo cho việc in biên lai trực tiếp cho người nộp tiền ngay khi phát sinh giao dịch thu phí, lệ phí.
• Có phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý thu phí, lệ phí kết nối với phần mềm in biên lai, đảm bảo dữ liệu thu được cập nhật chính xác vào sổ sách kế toán để phục vụ công tác đối chiếu, thanh tra và báo cáo cơ quan thuế.
• Không có hành vi vi phạm nghiêm trọng về quản lý, sử dụng hóa đơn, biên lai hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế trong thời hạn quy định trước ngày nộp hồ sơ đăng ký.

- Hồ sơ và thủ tục đăng ký sử dụng biên lai tự in

• Đơn vị chuẩn bị Quyết định áp dụng biên lai tự in do người đứng đầu tổ chức ký ban hành và chịu trách nhiệm.
• Mẫu biên lai tự in do đơn vị tự thiết kế, đảm bảo hiển thị đầy đủ các thông tin bắt buộc bao gồm: tên loại biên lai, ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai, số thứ tự (được đánh liên tục), tên tổ chức thu phí, tên khoản thu, số tiền bằng số và bằng chữ, ngày tháng năm lập biên lai, chữ ký của người thu tiền.
• Văn bản đăng ký sử dụng biên lai tự in gửi kèm theo mẫu biên lai thiết kế đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được xem xét, chấp thuận.

- Trách nhiệm của cơ quan thuế quản lý trực tiếp

• Tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng biên lai tự in từ các tổ chức, đơn vị thu phí, lệ phí trên địa bàn quản lý.
• Tiến hành kiểm tra, đối chiếu các điều kiện thực tế của đơn vị đăng ký xem có đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm quản lý hay không.
• Trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế phải ban hành văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận việc đăng ký sử dụng biên lai tự in. Trường hợp không chấp thuận, cơ quan thuế phải nêu rõ lý do bằng văn bản gửi cho đơn vị biết.

- Quy định về báo cáo tình hình sử dụng biên lai

• Các tổ chức, đơn vị được chấp thuận sử dụng biên lai tự in có trách nhiệm lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng biên lai định kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng thời hạn quy định.
• Nội dung báo cáo phải chi tiết về số lượng biên lai đã in, số lượng biên lai đã sử dụng, số biên lai bị hỏng, bị xóa bỏ hoặc bị hủy trong kỳ báo cáo nhằm đảm bảo tính minh bạch và ngăn ngừa thất thoát ngân sách nhà nước.

Hiệu lực thi hành

Công văn số 39/TCT-CS có hiệu lực hướng dẫn thực hiện ngay từ ngày ban hành. Các văn bản hướng dẫn trước đây của Tổng cục Thuế hoặc các cơ quan thuế địa phương có nội dung trái với hướng dẫn tại Công văn này đều bãi bỏ. Các cơ quan thuế và đơn vị thu phí, lệ phí có trách nhiệm nghiêm túc phối hợp triển khai thực hiện.