Công văn 1825/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải quyết các vướng mắc thực tế của các đơn vị, tổ chức trong quá trình tạo, phát hành và sử dụng biên lai tự in để thu các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước. Văn bản này đưa ra các hướng dẫn chi tiết giúp thống nhất thực hiện giữa cơ quan thuế các cấp và các tổ chức thu phí, lệ phí trên cả nước.

- Điều kiện để tổ chức được tự in biên lai thu phí, lệ phí

• Các đơn vị sự nghiệp công lập, cơ quan nhà nước hoặc tổ chức được giao nhiệm vụ thu phí, lệ phí có mã số thuế đều thuộc đối tượng được xem xét tự in biên lai.
• Phải có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in) và phần mềm ứng dụng đảm bảo cho việc in biên lai và định kỳ chuyển dữ liệu lên hệ thống quản lý của cơ quan thuế.
• Đơn vị không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc quản lý biên lai, hóa đơn trong thời hạn quy định, đảm bảo tính tự chịu trách nhiệm cao trong quản lý tài chính.

- Quy trình thông báo phát hành biên lai tự in

• Trước khi sử dụng biên lai tự in lần đầu, tổ chức thu phí, lệ phí phải lập Thông báo phát hành biên lai gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Nội dung thông báo phát hành phải thể hiện rõ: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, loại biên lai, ký hiệu mẫu, ký hiệu biên lai, số lượng biên lai thông báo phát hành (từ số đến số), ngày bắt đầu sử dụng, kèm theo biên lai mẫu.
• Thông báo phát hành biên lai phải được niêm yết công khai tại địa điểm thu phí, lệ phí trong suốt thời gian sử dụng biên lai đó.

- Quy định về nội dung và hình thức của biên lai tự in

• Biên lai tự in phải đảm bảo các chỉ tiêu bắt buộc bao gồm: Tên loại biên lai; Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai; Số thứ tự biên lai (được đánh liên tục từ số nhỏ đến số lớn); Tên, mã số thuế của đơn vị thu phí, lệ phí; Tên, số tiền khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; Ngày, tháng, năm lập biên lai; Chữ ký của người thu tiền.
• Hệ thống tự in phải đảm bảo nguyên tắc tự động đánh số thứ tự, không được trùng lặp số biên lai và không thể can thiệp làm thay đổi số liệu đã phát hành trên hệ thống.

- Chế độ báo cáo tình hình sử dụng biên lai

• Định kỳ hàng quý, tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng biên lai thu phí, lệ phí cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
• Báo cáo phải thể hiện rõ số lượng biên lai đã sử dụng, số biên lai xóa bỏ, mất, hỏng trong kỳ để cơ quan thuế thực hiện giám sát, đối chiếu.

- Trách nhiệm của cơ quan thuế địa phương

• Cục Thuế và Chi cục Thuế các tỉnh, thành phố có trách nhiệm tuyên truyền, hướng dẫn và hỗ trợ các tổ chức thu phí, lệ phí trên địa bàn thực hiện đúng quy định về biên lai tự in.
• Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc tạo, phát hành và sử dụng biên lai nhằm kịp thời phát hiện, xử lý nghiêm các hành vi vi phạm pháp luật về quản lý biên lai, hóa đơn.