Công văn số 287TCT/ĐTNN do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (ĐTNN) về việc đăng ký, in ấn và sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đặc thù. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong quá trình áp dụng các loại hóa đơn có tính chất đặc thù, khác biệt so với mẫu hóa đơn thông thường do Bộ Tài chính phát hành.

Đối tượng và điều kiện áp dụng hóa đơn GTGT đặc thù

Văn bản quy định rõ các nhóm đối tượng và điều kiện cụ thể để doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn GTGT đặc thù:

• Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động trong các ngành nghề đặc thù như dịch vụ hàng không, bưu chính viễn thông, điện lực, nước sạch, hoặc các hoạt động kinh doanh có tính chất cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng với số lượng lớn.
• Doanh nghiệp phải có hệ thống kế toán rõ ràng, minh bạch, sử dụng phần mềm máy tính để quản lý doanh thu và xuất hóa đơn tự động.
• Hóa đơn đặc thù phải đảm bảo hiển thị đầy đủ các chỉ tiêu pháp lý bắt buộc theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán.

Quy trình đăng ký và phê duyệt sử dụng hóa đơn đặc thù

Để được sử dụng hóa đơn GTGT đặc thù, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước thủ tục hành chính sau:

• Doanh nghiệp phải lập hồ sơ đề nghị sử dụng hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặc thù gửi lên Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Hồ sơ bao gồm: Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặc thù, mẫu thiết kế hóa đơn dự kiến (thể hiện rõ các tiêu chí về nội dung và hình thức), và bản giải trình về quy trình phát hành, quản lý hóa đơn.
• Cơ quan thuế có trách nhiệm xem xét, kiểm tra thực tế điều kiện của doanh nghiệp và ra văn bản chấp thuận hoặc từ chối trong thời hạn quy định.

Quy định về nội dung và hình thức của hóa đơn đặc thù

Hóa đơn GTGT đặc thù khi được đưa vào sử dụng phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về mặt nội dung và hình thức:

• Phải có đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (đối với các giao dịch có giá trị lớn hoặc theo yêu cầu của khách hàng).
• Phải thể hiện rõ ràng thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán bằng cả số và chữ.
• Mẫu hóa đơn phải được đăng ký mẫu ký hiệu (ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn) riêng biệt để phân biệt với hóa đơn thông thường và tránh làm giả.

Trách nhiệm của doanh nghiệp trong quản lý và báo cáo sử dụng hóa đơn

Tổng cục Thuế nhấn mạnh nghĩa vụ của doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng hóa đơn đặc thù:

• Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, bảo mật của hệ thống in và phát hành hóa đơn, tránh tình trạng thất thoát hoặc lợi dụng hóa đơn để gian lận thuế.
• Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ (hàng quý hoặc hàng năm) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng quy định hiện hành.
• Mọi trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đặc thù đều phải được báo cáo kịp thời bằng văn bản cho cơ quan thuế trong thời gian quy định để có biện pháp xử lý phù hợp.