Công văn số 1298 TCT/ĐTNN được Tổng cục Thuế ban hành ngày 04/05/2004 nhằm giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc hạch toán và xác định chi phí vật tư đối với Tổng công ty xây dựng số 4. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp và quản lý chi phí trong hoạt động xây lắp.

Nguyên tắc xác định chi phí vật tư hợp lý trong xây dựng

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể về việc ghi nhận chi phí vật tư đầu vào phục vụ cho các công trình xây dựng của Tổng công ty xây dựng số 4 như sau:

• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: Toàn bộ chi phí vật tư đưa vào công trình phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán tại thời điểm phát sinh.
• Định mức tiêu hao vật tư: Chi phí vật tư được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp phải phù hợp với định mức tiêu hao vật tư đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc định mức thực tế xây dựng được doanh nghiệp xây dựng và công bố.
• Sự phù hợp với tiến độ thi công: Lượng vật tư xuất dùng phải tương ứng với khối lượng hạng mục công trình đã thi công và được nghiệm thu theo tiến độ thực tế.

Xử lý các trường hợp đặc thù về chứng từ vật tư

Đối với các khoản chi phí vật tư mua của các hộ kinh doanh cá thể hoặc khai thác tại chỗ, công văn đưa ra các hướng dẫn cụ thể:

• Sử dụng bảng kê thu mua: Trường hợp mua vật tư, đất, đá, cát, sỏi của người dân tự khai thác không có hóa đơn, doanh nghiệp phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính.
• Trách nhiệm của doanh nghiệp: Tổng công ty xây dựng số 4 phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của nguồn gốc, số lượng và đơn giá vật tư ghi trên bảng kê thu mua, đảm bảo không có sự khai khống chi phí.

Khấu trừ thuế giá trị gia tăng và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Văn bản cũng làm rõ nghĩa vụ và quyền lợi thuế liên quan đến chi phí vật tư:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Chỉ những hóa đơn vật tư hợp pháp, ghi nhận đúng mã số thuế, tên doanh nghiệp và có thuế suất rõ ràng mới được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp: Các khoản chi phí vật tư vượt định mức hoặc không có chứng từ hợp lệ sẽ bị loại trừ khỏi chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp trong kỳ quyết toán.