Tóm tắt Công văn số 1023/TCT-CS về chứng từ mua hàng nông lâm thủy sản

Công văn số 1023/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng đối với các doanh nghiệp có hoạt động thu mua hàng hóa là nông sản, lâm sản, thủy hải sản trực tiếp từ người dân tự sản xuất, đánh bắt bán ra. Văn bản này làm rõ các quy định về chứng từ, thủ tục để doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

1. Quy định về lập Bảng kê thu mua hàng hóa (Mẫu số 01/TNDN)

Đối với các mặt hàng nông, lâm, thủy sản mua trực tiếp của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra, doanh nghiệp không bắt buộc phải có hóa đơn bán hàng nhưng phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. Các nội dung cốt lõi cần lưu ý bao gồm:

• Đối tượng áp dụng: Người bán phải là người trực tiếp sản xuất, đánh bắt, nuôi trồng và trực tiếp bán ra sản phẩm nông, lâm, thủy sản chưa qua chế biến công nghiệp.
• Thông tin trên Bảng kê: Bảng kê phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người bán; số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa thu mua; ngày tháng thu mua và chữ ký của người bán cùng người lập bảng kê.
• Trách nhiệm pháp lý: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải ký tên, đóng dấu vào Bảng kê và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin ghi trên Bảng kê thu mua.

2. Điều kiện để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Để chi phí mua hàng nông lâm thủy sản theo Bảng kê được cơ quan thuế chấp thuận là chi phí hợp lý, hợp lệ, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Tính thực tế của giao dịch: Doanh nghiệp phải chứng minh được việc mua bán là có thật thông qua các chứng từ liên quan như biên bản giao nhận hàng hóa, chứng từ thanh toán, sổ sách theo dõi nhập - xuất - tồn kho.
• Giá trị thanh toán: Giá mua hàng hóa ghi trên Bảng kê phải phù hợp với giá thị trường tại thời điểm thu mua. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện giá mua cao hơn giá thị trường mà không có lý do chính đáng, cơ quan thuế có quyền ấn định lại chi phí.
• Chứng từ thanh toán: Khác với các giao dịch mua bán có hóa đơn trên 20 triệu đồng bắt buộc phải chuyển khoản, đối với hàng hóa mua của người dân trực tiếp sản xuất thông qua Bảng kê, doanh nghiệp có thể thanh toán bằng tiền mặt. Tuy nhiên, khuyến khích thực hiện thanh toán qua ngân hàng để tăng tính minh bạch và dễ dàng giải trình khi quyết toán thuế.

3. Các sai sót thường gặp và lưu ý đối với doanh nghiệp

Qua công tác thanh tra, kiểm tra thuế, Tổng cục Thuế lưu ý doanh nghiệp cần tránh các sai sót phổ biến sau để không bị loại chi phí:

• Lập bảng kê khống: Doanh nghiệp tự lập bảng kê, giả mạo chữ ký hoặc thông tin của người dân để hợp thức hóa chi phí đầu vào cho hàng hóa trôi nổi, không rõ nguồn gốc.
• Thông tin người bán không chính xác: Địa chỉ hoặc số định danh cá nhân của người bán trên bảng kê không có thật hoặc không trùng khớp với dữ liệu dân cư quốc gia.
• Thiếu chứng từ chứng minh nguồn gốc: Không có giấy xác nhận của chính quyền địa phương về việc người dân có đất canh tác, ao nuôi hoặc phương tiện đánh bắt phù hợp với số lượng hàng hóa bán ra cho doanh nghiệp.

Để tìm hiểu thêm các văn bản hướng dẫn chi tiết khác của Tổng cục Thuế, quý khách hàng có thể truy cập hệ thống tra cứu tại hethongphapluat.com.