Giới thiệu về Công văn 9403/CT-TTHT năm 2016

Công văn 9403/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý, hợp lệ, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và hạn chế rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế.

Các nguyên tắc cốt lõi về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo nội dung hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh dựa trên các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, một khoản chi phí của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh phải trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Không thuộc danh mục chi phí không được trừ: Khoản chi không nằm trong các khoản chi phí bị loại trừ quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Hướng dẫn cụ thể đối với một số khoản chi phí đặc thù

Công văn 9403/CT-TTHT tập trung làm rõ cách xử lý đối với các khoản chi phí phát sinh phổ biến trong doanh nghiệp nhưng dễ gây tranh cãi khi quyết toán thuế, cụ thể bao gồm:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương: Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm tự nguyện, hoặc phúc lợi cho người lao động chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Chi phí đưa đón, lưu trú cho chuyên gia nước ngoài: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng với nhà thầu nước ngoài hoặc có thỏa thuận sử dụng chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam làm việc, nếu trong hợp đồng quy định rõ doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả chi phí vé máy bay, chỗ ở, đi lại tại Việt Nam thì các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN của doanh nghiệp, miễn là có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (như chi đám hiếu, hỷ, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch bệnh, chi khen thưởng con em người lao động có thành tích học tập tốt...) được tính vào chi phí được trừ nếu tổng số chi không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo các khoản chi phí nêu trên được cơ quan thuế chấp nhận khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ: Xây dựng quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ và quy chế lương thưởng rõ ràng, chặt chẽ, được phê duyệt đúng thẩm quyền.
• Kiểm soát chặt chẽ chứng từ thanh toán: Đảm bảo tất cả các giao dịch trên 20 triệu đồng đều được thực hiện qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
• Lưu trữ hồ sơ khoa học: Đối với các khoản chi cho chuyên gia nước ngoài hoặc đối tác, cần lưu trữ kèm theo hợp đồng dịch vụ, quyết định cử đi công tác, hộ chiếu, vé máy bay và các chứng từ liên quan để chứng minh tính thực tế của dịch vụ.