Giới thiệu chung về Công văn 938/CT-TTHT năm 2017

Công văn 938/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành ngày 11 tháng 01 năm 2017 nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) liên quan đến chi phí thuê tài sản của cá nhân. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp xác định rõ các điều kiện, hồ sơ và chứng từ cần thiết để được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.

Quy định về điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi thuê tài sản của cá nhân

Theo nội dung hướng dẫn tại Công văn 938/CT-TTHT, việc xác định chi phí được trừ khi doanh nghiệp thuê tài sản (như thuê nhà, thuê xe, văn phòng...) của cá nhân được phân chia theo các trường hợp cụ thể dựa trên mức doanh thu của cá nhân cho thuê:

• Trường hợp cá nhân cho thuê có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống: Đối với trường hợp này, cá nhân cho thuê tài sản không phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Do đó, doanh nghiệp thuê tài sản không cần phải có hóa đơn của cơ quan thuế. Hồ sơ để doanh nghiệp tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN bao gồm: Hợp đồng thuê tài sản và chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản.
• Trường hợp cá nhân cho thuê có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm: Cá nhân cho thuê tài sản thuộc đối tượng phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Doanh nghiệp cần có đầy đủ hồ sơ gồm: Hợp đồng thuê tài sản, chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (nếu hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay).

Chính sách thuế trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân

Công văn 938/CT-TTHT làm rõ nguyên tắc ghi nhận chi phí đối với trường hợp doanh nghiệp đứng ra kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản:

• Thỏa thuận trong hợp đồng: Để phần thuế nộp thay được tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp, trong hợp đồng thuê tài sản phải có điều khoản thỏa thuận rõ ràng về việc giá thuê chưa bao gồm thuế và doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thuế thay cho cá nhân.
• Hồ sơ chứng minh: Doanh nghiệp phải lưu giữ chứng từ nộp thuế thay (giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước) cùng với hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán tiền thuê để làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Phân tích chuyên sâu và các lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Khi áp dụng hướng dẫn tại Công văn 938/CT-TTHT, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN:

• Cách xác định ngưỡng doanh thu 100 triệu đồng: Ngưỡng doanh thu 100 triệu đồng/năm là tổng doanh thu từ hoạt động cho thuê tài sản của cá nhân trong năm dương lịch. Doanh nghiệp cần yêu cầu cá nhân cho thuê cam kết hoặc cung cấp thông tin rõ ràng về tổng doanh thu cho thuê để áp dụng đúng chính sách thuế.
• Yêu cầu về chứng từ thanh toán: Mặc dù quy định cho phép sử dụng chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản, doanh nghiệp nên ưu tiên thực hiện thanh toán qua ngân hàng (không dùng tiền mặt) đối với các hợp đồng có giá trị thanh toán lớn để đảm bảo tính minh bạch và hạn chế rủi ro pháp lý.
• Tính thống nhất của hồ sơ: Tất cả thông tin trên hợp đồng thuê tài sản, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế thay phải đồng nhất về thông tin cá nhân cho thuê, số tiền thuê và thời hạn thuê.