Tóm tắt Công văn 926/CT-TTHT năm 2017 về hóa đơn tự in do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Công văn 926/CT-TTHT do Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc tạo, phát hành và quản lý hóa đơn tự in. Văn bản này giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế, đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Điều kiện để doanh nghiệp được áp dụng hình thức tự in hóa đơn

Theo hướng dẫn từ Cục thuế, các tổ chức kinh doanh muốn tự in hóa đơn phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt nhằm phòng chống gian lận thuế, bao gồm:

• Doanh nghiệp phải được thành lập hợp pháp, có mức vốn điều lệ đạt chuẩn theo quy định hoặc thuộc nhóm đối tượng có rủi ro thấp về thuế.
• Sở hữu hệ thống thiết bị máy móc (máy tính, máy in) và phần mềm tự in hóa đơn chuyên dụng, đảm bảo dữ liệu hóa đơn được khởi tạo chính xác, có tính bảo mật cao và không thể can thiệp để thay đổi số liệu sau khi đã xuất.
• Không có hành vi vi phạm pháp luật về thuế hoặc hóa đơn dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn quy định, hoặc đã hoàn thành việc khắc phục các sai phạm trước đó.

- Quy trình và thủ tục thông báo phát hành hóa đơn tự in

Trước khi chính thức đưa hóa đơn tự in vào sử dụng trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thành các thủ tục pháp lý sau:

• Thiết kế mẫu hóa đơn tự in đảm bảo hiển thị đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định như: thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế), thông tin người mua, chi tiết hàng hóa dịch vụ (tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền), thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng cộng tiền thanh toán.
• Ban hành Quyết định áp dụng hóa đơn tự in do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký duyệt và chịu trách nhiệm.
• Gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo mẫu hóa đơn thiết kế đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định trước khi bắt đầu sử dụng để cơ quan thuế cập nhật lên hệ thống tra cứu thông tin hóa đơn quốc gia.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp trong quá trình quản lý và sử dụng hóa đơn

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ báo cáo và lưu trữ tài liệu:

• Thực hiện lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ hàng quý theo đúng thời hạn quy định, kể cả trong kỳ không phát sinh việc xuất hóa đơn.
• Chịu trách nhiệm bảo mật hệ thống phần mềm tự in, lưu trữ an toàn dữ liệu hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đã in để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý thuế khi có yêu cầu.
• Trong trường hợp xảy ra sự cố mất, cháy, hỏng hóa đơn tự in (dù đã lập hay chưa lập), doanh nghiệp phải chủ động báo cáo ngay với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để hạn chế rủi ro pháp lý và tránh bị xử phạt hành chính.

Lưu ý: Các nội dung hướng dẫn trong Công văn 926/CT-TTHT năm 2017 được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản pháp luật về thuế và hóa đơn tại thời điểm ban hành. Doanh nghiệp cần chủ động đối chiếu với các quy định pháp luật hiện hành mới nhất để thực hiện cho đúng quy định thực tế.