Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh Quảng Trị

Trả lời các Công văn số 121/STP-HCTP ngày 16/3/2016 của Sở Tư pháp tỉnh Quảng Trị xin ý kiến hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực có ý kiến như sau:

1. Về việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh:

Luật hộ tịch không quy định về việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh, do đó cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết yêu cầu cấp lại bản chính Giấy khai sinh.

2. Theo quy định tại khoản 12 Điều 4 Luật hộ tịch thì: “Cải chính hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân trong trường hợp có sai sót khi đăng ký hộ tịch”. Do đó, các trường hợp yêu cầu điều chỉnh thông tin hộ tịch trong Sổ hộ tịch các giấy tờ hộ tịch khác trong trường hợp có sai sót không phải Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh được thực hiện theo thủ tục cải chính hộ tịch nếu có cơ sở, căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

3. Đối với đề nghị tại mục 3 của Công văn số 121/STP-HCTP, Sở Tư pháp cần cung cấp hồ sơ, tài liệu cụ thể để Cục có trao đổi, hướng dẫn.

4. Theo quy định tại khoản 1 Điều 35 Luật hộ tịch thì Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là người nước ngoài. Trường hợp trẻ em là con của người nước ngoài chưa xác định được người cha, người mẹ đang cư trú tại Việt Nam và có yêu cầu đăng ký khai sinh cho con, Sở Tư pháp hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp huyện vận dụng quy định trên đăng ký khai sinh cho trẻ. Trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh theo quy định tại Điều 36 Luật hộ tịch; việc xác định quốc tịch của trẻ em theo quốc tịch của người mẹ và phải được cơ quan có thẩm quyền của nước mà người mẹ mang quốc tịch xác nhận việc trẻ em có quốc tịch là phù hợp với quy định của pháp luật nước đó.

5. Việc thông báo đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú, về sự kiện hộ tịch đã được đăng ký, theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Luật hộ tịch, nhằm bảo đảm nguyên tắc: mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền; đồng thời, để cơ quan quản lý hộ tịch nắm rõ được tình trạng hộ tịch của cá nhân trong giai đoạn chuyển tiếp. Các giấy tờ hộ tịch được cấp do người dân cam đoan không đúng sự thật đều không có giá trị và phải bị thu hồi, hủy bỏ. Do vậy, đề nghị Sở Tư pháp quán triệt các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn thực hiện nghiêm túc trách nhiệm thông báo theo quy định của Luật hộ tịch. Trường hợp đăng ký khai sinh không phải tại nơi thường trú của người mẹ thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm thông báo về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của người mẹ.

6. Về thời gian yêu cầu xác minh nêu tại mục 6 của Công văn số 121/STP-HCTP, ngay sau khi xác định được đương sự không tự chứng minh được tình trạng hôn nhân của mình, công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó đã từng đăng ký thường trú tiến hành kiểm tra, xác minh.

Để tránh tình trạng lợi dụng quy định pháp luật, kéo dài thời gian giải quyết hồ sơ gây ảnh hưởng đến người dân hoặc tùy tiện trong việc cho phép người dân cam đoan khi giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch, Sở Tư pháp cần chỉ đạo các cơ quan đăng ký hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch, nâng cao trách nhiệm khi giải quyết thủ tục hành chính, tuân thủ nghiêm các quy định của Luật hộ tịch và văn bản quy định chi tiết thi hành; chủ động liên lạc để xác định việc nhận/không nhận được yêu cầu xác minh và trả lời kết quả xác minh.

Bên cạnh đó, Sở Tư pháp cần thường xuyên thực hiện việc thanh tra, kiểm tra để kịp thời phát hiện và xử lý những trường hợp vi phạm quy định pháp luật về hộ tịch khi giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch của người dân, đặc biệt là các đơn vị không thực hiện nghiêm túc trách nhiệm phối hợp xác minh.

7. Về ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn

Ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn là ngày, tháng, năm ghi vào Sổ đăng ký kết hôn và trao Giấy chứng nhận kết hôn cho bên nam, bên nữ. Theo quy định của Luật hộ tịch, ngày, tháng năm đăng ký kết hôn là ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân, trừ trường hợp đăng ký lại kết hôn; đăng ký hôn nhân thực tế theo quy định tại khoản 2 Điều 44 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; thực hiện lại việc đăng ký kết hôn theo quy định tại Điều 13 của Luật hôn nhân và gia đình (khoản 2 Điều 22 Thông tư số 15/2015/TT-BTP).

8. Theo quy định tại Điều 63 Luật hộ tịch thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã được đăng ký. Cơ sở dữ liệu hộ tịch theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Luật hộ tịch gồm Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Sở Tư pháp là cơ quan lưu giữ, quản lý Sổ hộ tịch nên có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch cho những trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại Sở Tư pháp và Sổ hộ tịch đang còn lưu giữ tại Sở Tư pháp.

Khi cấp bản sao trích lục hộ tịch, Sở Tư pháp sử dụng mẫu bản sao trích lục hộ tịch được ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP. Nếu nội dung trong Sổ hộ tịch/Cơ sở dữ liệu hộ tịch có mà biểu mẫu không có thì ghi theo nội dung biểu mẫu, không thêm nội dung trong biểu mẫu; trường hợp biểu mẫu có nội dung mà trong Sổ hộ tịch/Cơ sở dữ liệu hộ tịch không có thì nội dung trong biểu mẫu tạm thời để trống.

Trên đây là ý kiến của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực xin gửi để Sở Tư pháp triển khai, thực hiện./.