Giới thiệu về Công văn 8901/CT-TTHT năm 2019

Công văn 8901/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp xuất kèm bảng kê. Đây là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, đặc biệt là các đơn vị có danh mục hàng hóa, dịch vụ phát sinh nhiều trong một lần giao dịch.

Nội dung quy định cốt lõi về hóa đơn điện tử kèm bảng kê

Theo nội dung hướng dẫn tại Công văn 8901/CT-TTHT, Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh đã làm rõ các nguyên tắc áp dụng đối với hóa đơn điện tử như sau:

• Không áp dụng bảng kê giấy kèm theo hóa đơn điện tử: Khi bán hàng hóa, dịch vụ, người bán sử dụng hóa đơn điện tử thì phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp không được phép lập hóa đơn điện tử chỉ ghi thông tin chung chung và kèm theo bảng kê bằng giấy như cách thực hiện đối với hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in trước đây.
• Yêu cầu về tính toàn vẹn của dữ liệu: Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Việc đính kèm bảng kê giấy ngoài hệ thống không đảm bảo được tính toàn vẹn và khép kín của dữ liệu hóa đơn điện tử.

Giải pháp cho doanh nghiệp khi có số lượng hàng hóa lớn

Để giải quyết khó khăn cho các doanh nghiệp phát sinh số lượng dòng hàng hóa, dịch vụ vượt quá số dòng hiển thị thông thường của một trang hóa đơn, Công văn hướng dẫn các phương án xử lý kỹ thuật:

• Thiết lập hóa đơn điện tử nhiều trang: Doanh nghiệp có thể thể hiện hóa đơn điện tử gồm nhiều trang nếu phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật. Các trang sau của hóa đơn điện tử phải hiển thị cùng số hóa đơn, cùng ký hiệu, cùng thông tin người mua, người bán và có ghi rõ thứ tự trang (ví dụ: Trang 1/3, Trang 2/3, Trang 3/3).
• Tích hợp dữ liệu chi tiết vào hệ thống: Toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ phải được truyền nhận đầy đủ dưới dạng dữ liệu điện tử để cơ quan thuế có thể kiểm tra, đối chiếu toàn bộ nội dung giao dịch mà không cần phụ thuộc vào chứng từ giấy đi kèm.

Cơ sở pháp lý áp dụng

Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh đưa ra hướng dẫn dựa trên các căn cứ pháp lý chặt chẽ sau:

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC: Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư số 39/2014/TT-BTC: Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (trong đó quy định về việc lập bảng kê chỉ áp dụng đối với hóa đơn giấy tự in hoặc đặt in).

Ý nghĩa và lưu ý đối với doanh nghiệp

Việc tuân thủ quy định tại Công văn 8901/CT-TTHT giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý về thuế, cụ thể:

• Tránh bị xử phạt vi phạm hành chính: Việc lập hóa đơn điện tử không đúng quy định (chỉ ghi kèm bảng kê giấy) có thể bị coi là lập hóa đơn không đầy đủ nội dung, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt hành chính về hóa đơn.
• Đảm bảo tính hợp lệ của chi phí: Hóa đơn điện tử lập không đúng quy định sẽ ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và việc tính chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp của phía người mua.
• Thúc đẩy chuyển đổi số: Quy định này bắt buộc các doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải nâng cấp hệ thống, đảm bảo khả năng hiển thị và lưu trữ dữ liệu lớn một cách đồng bộ và an toàn.