Giới thiệu về Công văn 68203/CT-TTHT năm 2019

Công văn 68203/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế trên địa bàn về việc lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, đảm bảo tính pháp lý và đúng quy định của pháp luật thuế.

Không được lập hóa đơn điện tử kèm bảng kê giấy

Theo hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hà Nội tại Công văn 68203/CT-TTHT, khi bán hàng hóa, dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử và giao cho người mua. Quy định cụ thể như sau:

• Nguyên tắc thể hiện nội dung: Hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ, chi tiết các danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra. Doanh nghiệp không được phép lập hóa đơn điện tử chỉ ghi thông tin chung chung và kèm theo bảng kê giấy bên ngoài như cách thực hiện đối với hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in trước đây.
• Tính toàn vẹn của dữ liệu: Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Việc đính kèm bảng kê giấy không đảm bảo được tính toàn vẹn và khép kín của dữ liệu điện tử theo quy định.

Phương án xử lý khi danh mục hàng hóa, dịch vụ quá nhiều

Để giải quyết bài toán kỹ thuật khi số lượng hàng hóa, dịch vụ vượt quá số dòng hiển thị thông thường của một trang hóa đơn, Cục Thuế hướng dẫn các giải pháp sau:

• Thiết lập hóa đơn điện tử nhiều trang: Doanh nghiệp được phép lập hóa đơn điện tử có nhiều hơn một trang nếu phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp hỗ trợ việc này. Khi lập hóa đơn điện tử nhiều trang, doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật về hiển thị.
• Yêu cầu hiển thị trên hóa đơn nhiều trang: Các trang sau của hóa đơn điện tử phải hiển thị cùng số hóa đơn của trang đầu; cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán; cùng mẫu số và ký hiệu hóa đơn. Đồng thời, phải có dòng chữ bằng tiếng Việt ghi rõ "Tiếp theo trang trước - Trang X/Y" (với X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang).
• Chữ ký số trên hóa đơn nhiều trang: Chữ ký điện tử của người bán phải được hiển thị trên tất cả các trang của hóa đơn điện tử hoặc đảm bảo việc ký số được thực hiện trên toàn bộ file dữ liệu hóa đơn để chứng minh tính toàn vẹn của văn bản.

Căn cứ pháp lý áp dụng

Các hướng dẫn tại Công văn 68203/CT-TTHT được xây dựng dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành tại thời điểm ban hành, bao gồm:

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC: Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Trong đó quy định rõ về nội dung của hóa đơn điện tử và các điều kiện để hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ, hợp pháp.
• Nghị định số 119/2018/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đặt nền móng cho việc bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử trên phạm vi cả nước.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để tránh các rủi ro pháp lý về thuế, đặc biệt là việc bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc không chấp nhận chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, các đơn vị cần lưu ý:

• Rà soát phần mềm hóa đơn: Chủ động làm việc với các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để nâng cấp, hoàn thiện tính năng lập hóa đơn nhiều trang, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
• Tuyệt đối không sử dụng bảng kê giấy: Chấm dứt hoàn toàn việc xuất hóa đơn điện tử ghi kèm bảng kê giấy đối với các giao dịch phát sinh. Mọi thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải được số hóa trực tiếp trên hệ thống dữ liệu của hóa đơn điện tử.