Giới thiệu về Công văn 874/TCT-KK năm 2015

Công văn 874/TCT-KK do Tổng cục Thuế ban hành ngày 12 tháng 03 năm 2015 hướng dẫn chi tiết về các quy định liên quan đến chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán qua ngân hàng). Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp xác định tính hợp lệ của chứng từ thanh toán khi thực hiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Quy định chung về chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, chứng từ thanh toán qua ngân hàng được coi là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Có chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán. Các tài khoản này phải là tài khoản đã đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật.
• Chứng từ thanh toán là giấy báo Nợ của ngân hàng bên mua và giấy báo Có của ngân hàng bên bán, hoặc các chứng từ chuyển tiền hợp pháp khác do ngân hàng cung cấp.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Các trường hợp thanh toán đặc thù được chấp nhận

Công văn cũng làm rõ một số phương thức thanh toán đặc thù được coi là thanh toán không dùng tiền mặt nếu đáp ứng đủ các hồ sơ, thủ tục đi kèm:

• Phương thức bù trừ công nợ: Việc thanh toán hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, hoặc bù trừ công nợ qua bên thứ ba phải được quy định cụ thể trong hợp đồng mua bán. Doanh nghiệp phải có biên bản đối chiếu công nợ và văn bản thỏa thuận bù trừ có xác nhận của các bên liên quan.
• Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba: Trường hợp thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba để thanh toán qua ngân hàng thì việc ủy quyền này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản và bên thứ ba phải là một pháp nhân hoặc cá nhân hoạt động hợp pháp.
• Thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân: Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân là người lao động của doanh nghiệp sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ cho người bán, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân. Hình thức này được chấp nhận nếu đáp ứng đủ điều kiện: Quy chế tài chính của doanh nghiệp cho phép hình thức thanh toán này; hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của doanh nghiệp; có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp sang tài khoản của cá nhân đã thanh toán.

Hệ quả pháp lý đối với doanh nghiệp

Việc áp dụng đúng hướng dẫn tại Công văn 874/TCT-KK giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý về thuế:

• Doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng hợp lệ sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, dẫn đến nguy cơ bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.