Công văn 8353/VPCP-KSTT năm 2018 do Văn phòng Chính phủ ban hành là văn bản chỉ đạo quan trọng nhằm thúc đẩy tiến trình gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Văn bản này tập trung vào việc thu thập, chuẩn hóa và cấu hình mã định danh của các cơ quan, đơn vị để phục vụ kết nối thông suốt với Trục liên thông văn bản quốc gia.

- Mục đích và ý nghĩa của việc gửi mã định danh cơ quan

• Phục vụ trực tiếp cho việc triển khai Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
• Tạo cơ sở dữ liệu đồng bộ về mã định danh của các cơ quan, tổ chức, từ đó thiết lập lộ trình định tuyến chính xác cho các luồng văn bản điện tử liên thông giữa trung ương và địa phương.
• Khắc phục tình trạng thiếu đồng bộ, nghẽn mạng hoặc sai lệch địa chỉ gửi nhận văn bản giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành (QLVB&ĐH) khác nhau.

- Yêu cầu rà soát và cung cấp thông tin mã định danh

• Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm khẩn trương rà soát, lập danh sách mã định danh của cơ quan mình và các đơn vị trực thuộc.
• Mã định danh được cung cấp phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và các hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông về cấu trúc mã định danh phục vụ kết nối các hệ thống QLVB&ĐH.
• Thông tin cung cấp phải bao gồm đầy đủ tên cơ quan, đơn vị và mã định danh tương ứng để Văn phòng Chính phủ cập nhật vào hệ thống danh mục dùng chung của Trục liên thông văn bản quốc gia.

- Trách nhiệm tổ chức thực hiện của các cơ quan liên quan

• Văn phòng Chính phủ đóng vai trò chủ trì tiếp nhận, tổng hợp thông tin mã định danh từ các bộ, ngành, địa phương; đồng thời phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin để cấu hình, thử nghiệm kết nối kỹ thuật.
• Các bộ, ngành, địa phương có trách nhiệm chủ động nâng cấp, hoàn thiện phần mềm QLVB&ĐH của đơn vị mình để tương thích với cấu trúc mã định danh mới, bảo đảm khả năng gửi và nhận văn bản điện tử thông suốt.
• Đảm bảo tiến độ gửi báo cáo thông tin mã định danh về Văn phòng Chính phủ đúng thời hạn yêu cầu để không làm ảnh hưởng đến kế hoạch khai trương và vận hành chính thức Trục liên thông văn bản quốc gia.