Công văn 8209/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2022 hướng dẫn về việc lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và các văn bản pháp luật liên quan. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về thời điểm và nguyên tắc lập hóa đơn điện tử, tránh các rủi ro pháp lý về thuế.

- Nguyên tắc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Căn cứ vào các quy định pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn, Cục Thuế thành phố Hà Nội hướng dẫn các nguyên tắc cốt lõi sau:

• Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ).
• Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải tuân thủ định dạng dữ liệu chuẩn của cơ quan thuế và gửi cho người mua theo phương thức đã thỏa thuận giữa hai bên.

- Quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ được xác định cụ thể nhằm đảm bảo tính minh bạch trong việc ghi nhận doanh thu tính thuế:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; giám sát thi công; lập dự án đầu tư xây dựng).
• Đối với các dịch vụ có tính chất chu kỳ, liên tục (như cho thuê tài sản, cung cấp điện, nước, dịch vụ quản lý...), thời điểm lập hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận trên hợp đồng nhưng phải đảm bảo phù hợp với quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- Hướng dẫn xử lý sai sót và lưu ý khi thực hiện

Doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh các chế tài xử phạt:

• Trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
• Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, doanh nghiệp phải thực hiện giải trình, điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy trình quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Doanh nghiệp cần chủ động đối chiếu các điều khoản trên hợp đồng cung cấp dịch vụ với quy định pháp luật về thuế để xác định chính xác thời điểm xuất hóa đơn, tránh việc chậm trễ dẫn đến bị phạt chậm nộp thuế hoặc phạt hành chính.