Tóm tắt Công văn 81801/CT-TTHT năm 2017 về chi phí được trừ khi mua vé máy bay qua đại lý

Công văn 81801/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về các điều kiện xác định chi phí được trừ đối với khoản chi mua vé máy bay trực tiếp tại đại lý bán vé khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lý và hạn chế rủi ro bị xuất toán khi quyết toán thuế.

Các điều kiện cơ bản để tính vào chi phí được trừ

Theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và hướng dẫn tại Công văn, để khoản chi phí mua vé máy bay cho người lao động đi công tác được tính vào chi phí hợp lý được trừ, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện chung sau đây:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với những hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng - GTGT).

Hồ sơ, chứng từ cụ thể đối với trường hợp mua vé máy bay trực tiếp tại đại lý

Trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay trực tiếp tại đại lý bán vé để phục vụ cho người lao động đi công tác, hồ sơ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ bao gồm:

• Hóa đơn GTGT: Hóa đơn mua vé máy bay do đại lý xuất cho doanh nghiệp. Hóa đơn này phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định của cơ quan thuế.
• Vé máy bay hoặc vé điện tử: Vé máy bay hoặc thẻ lên máy bay (boarding pass) của người lao động trực tiếp tham gia chuyến bay để chứng minh chuyến đi thực tế có diễn ra.
• Quyết định cử đi công tác: Văn bản cử cán bộ, công nhân viên đi công tác do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký duyệt, trong đó nêu rõ mục đích, thời gian và địa điểm công tác.
• Chứng từ thanh toán: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (như ủy nhiệm chi, chuyển khoản bằng tài khoản của doanh nghiệp) nếu tổng giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên. Trường hợp thanh toán dưới 20 triệu đồng có thể sử dụng chứng từ thanh toán bằng tiền mặt.

Một số lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi quyết toán thuế

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để đảm bảo tính chặt chẽ của hồ sơ và tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thanh tra, kiểm tra:

• Về thẻ lên máy bay (boarding pass): Doanh nghiệp nên lưu giữ thẻ lên máy bay (bản giấy hoặc bản điện tử) cùng với vé máy bay để chứng minh người lao động thực tế có thực hiện chuyến đi, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
• Về thanh toán bằng thẻ cá nhân: Trường hợp doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay và thanh toán bằng thẻ cá nhân, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân, thì phải có quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép hình thức thanh toán này. Đồng thời, phải có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của cá nhân kèm theo hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên doanh nghiệp.