Giới thiệu về Công văn 77328/CT-TTHT năm 2016

Công văn 77328/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành ngày 12 tháng 12 năm 2016 hướng dẫn về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), trọng tâm là quy định về việc xác định chi phí được trừ đối với khoản chi mua vé máy bay qua tàu bay cho người lao động đi công tác. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lý và tránh các rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế TNDN.

Các điều kiện chung để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, để một khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy định cụ thể đối với chi phí mua vé máy bay cho người lao động đi công tác

Công văn 77328/CT-TTHT hướng dẫn chi tiết hai trường hợp phổ biến khi doanh nghiệp phát sinh chi phí mua vé máy bay cho nhân viên đi công tác:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay cho người lao động

Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, hồ sơ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ bao gồm:

• Vé máy bay điện tử (e-ticket).
• Thẻ lên máy bay (boarding pass) để chứng minh việc di chuyển thực tế của người lao động.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp (thẻ tín dụng của doanh nghiệp hoặc tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp thanh toán cho đơn vị bán vé).

Trường hợp 2: Doanh nghiệp giao người lao động tự mua vé máy bay và thanh toán lại

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và giao cho người lao động tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ cá nhân của người lao động, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động, hồ sơ bao gồm:

• Quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác của doanh nghiệp.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán bằng thẻ cá nhân và được doanh nghiệp hoàn trả lại tiền.
• Vé máy bay điện tử (e-ticket) hoặc hóa đơn dịch vụ vận chuyển.
• Thẻ lên máy bay (boarding pass) của người lao động.
• Chứng từ thanh toán tiền vé máy bay của người lao động (chứng từ chuyển khoản hoặc thanh toán thẻ cá nhân).
• Chứng từ doanh nghiệp thanh toán lại tiền cho người lao động (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản).

Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí mua vé máy bay, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Các chứng từ như thẻ lên máy bay (boarding pass) cần được lưu trữ cẩn thận cùng với hồ sơ quyết toán thuế để chứng minh người lao động thực tế có tham gia chuyến bay.
• Quy chế tài chính của doanh nghiệp phải quy định rõ ràng về hình thức khoán chi hoặc thanh toán lại chi phí đi lại bằng thẻ cá nhân để làm cơ sở pháp lý vững chắc khi giải trình với cơ quan thuế.
• Đối với các hóa đơn có giá trị lớn từ 20 triệu đồng trở lên, việc tuân thủ quy định thanh toán không dùng tiền mặt là bắt buộc để không bị loại chi phí.