Công văn 842/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế đối với các khoản chi hộ, trả thay giữa các doanh nghiệp và các bên liên quan. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các giao dịch thanh toán hộ.

• Trường hợp hóa đơn mang tên đơn vị được chi hộ: Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí mà hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ mang tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị được chi hộ (khách hàng hoặc đối tác), thì khi nhận lại tiền chi hộ, doanh nghiệp chi hộ không phải lập hóa đơn GTGT. Doanh nghiệp chỉ cần lập chứng từ thu, chi theo quy định hiện hành.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp chi hộ, thì khi thu hồi lại khoản tiền chi hộ từ phía khách hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT và kê khai, nộp thuế GTGT theo thuế suất tương ứng của hàng hóa, dịch vụ đó.
• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp chi hộ không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị được chi hộ.

• Đối với doanh nghiệp chi hộ: Các khoản chi hộ mang tên tổ chức, cá nhân khác không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp thực hiện chi hộ, do đây không phải là chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đó.
• Đối với doanh nghiệp được chi hộ (bên nhờ chi hộ): Doanh nghiệp được chi hộ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ mang tên, địa chỉ, mã số thuế của mình; đồng thời phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm cả chứng từ thanh toán hoàn trả cho bên chi hộ và chứng từ bên chi hộ thanh toán cho nhà cung cấp).
• Yêu cầu về hợp đồng: Để các khoản chi hộ được chấp nhận là hợp lệ, các bên phải có văn bản thỏa thuận, hợp đồng hoặc điều khoản quy định rõ ràng về việc chi hộ, trả thay giữa hai bên.

• Doanh nghiệp cần rà soát kỹ các hợp đồng dịch vụ, hợp đồng hợp tác để bổ sung điều khoản chi hộ, trả thay rõ ràng, chi tiết nhằm làm cơ sở pháp lý cho việc hạch toán và kê khai thuế.
• Ưu tiên yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn trực tiếp cho đơn vị thực tế thụ hưởng (đơn vị được chi hộ) để tối ưu hóa thủ tục thuế, tránh việc phải xuất hóa đơn GTGT lại khi thu hồi tiền, gây phức tạp cho công tác kế toán.
• Đảm bảo lưu trữ đầy đủ chuỗi chứng từ gồm: Hợp đồng thỏa thuận chi hộ, hóa đơn mua hàng mang tên bên được chi hộ, chứng từ chi tiền của bên chi hộ, và chứng từ hoàn trả tiền của bên được chi hộ.