Tổng quan về Công văn 7688/CT-TTHT năm 2014

Công văn số 7688/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp trên địa bàn thực hiện đúng quy định về các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp làm rõ các điều kiện thực tế áp dụng theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành tại thời điểm ban hành.

Các nguyên tắc và điều kiện cốt lõi để chi phí được trừ

Theo nội dung hướng dẫn, để một khoản chi của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, khoản chi đó phải đáp ứng đồng thời các điều kiện cơ bản sau:

• Tính liên quan đến hoạt động kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: Khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ, bảng kê theo quy định đối với các trường hợp không bắt buộc phải có hóa đơn).
• Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn này sẽ không được tính vào chi phí được trừ và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Hướng dẫn cụ thể đối với một số khoản chi phí đặc thù

Công văn đi sâu vào phân tích và hướng dẫn cách xử lý đối với các khoản chi phí thường gặp trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp:

• Chi phí liên quan đến người lao động nước ngoài: Các khoản chi như tiền vé máy bay, tiền thuê nhà cho các chuyên gia, lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận hợp tác giữa các bên. Doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ chứng từ thanh toán, hóa đơn hợp pháp và các giấy tờ chứng minh việc điều động nhân sự này phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
• Chi phí phúc lợi cho người lao động: Các khoản chi trực tiếp cho phúc lợi của người lao động (như chi đám hiếu, hỷ, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị, chi khen thưởng con em người lao động...) phải đảm bảo tính hợp lý, có đầy đủ chứng từ và không vượt quá mức trần quy định của pháp luật về thuế TNDN trong kỳ tính thuế.
• Xử lý hóa đơn không hợp pháp: Các khoản chi sử dụng hóa đơn không đúng quy định, hóa đơn của các doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh sẽ bị loại trừ toàn bộ ra khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, trừ trường hợp doanh nghiệp chứng minh được tính xác thực của giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ thực tế.

Khuyến nghị áp dụng dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Thường xuyên rà soát, đối chiếu hệ thống hóa đơn, chứng từ đầu vào, đặc biệt lưu ý kiểm tra trạng thái hoạt động của các nhà cung cấp trên cổng thông tin của cơ quan thuế.
• Xây dựng và hoàn thiện quy chế tài chính nội bộ, quy chế chi tiêu nội bộ một cách rõ ràng, chặt chẽ để làm căn cứ pháp lý giải trình cho các khoản chi phúc lợi, chi công tác phí và các khoản chi đặc thù khác.
• Tuân thủ nghiêm ngặt quy định về phương thức thanh toán không dùng tiền mặt đối với tất cả các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.