Tóm tắt Công văn 76791/CTHN-TTHT năm 2023 về lập hóa đơn cho Chi nhánh

Công văn 76791/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2023 đưa ra những hướng dẫn quan trọng và chi tiết về việc lập hóa đơn điện tử đối với các hoạt động giao dịch liên quan đến chi nhánh của doanh nghiệp. Đây là cơ sở pháp lý giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

1. Quy định về đối tượng và trách nhiệm lập hóa đơn của chi nhánh

Theo hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hà Nội, việc xác định đơn vị có nghĩa vụ lập hóa đơn khi chi nhánh tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh được quy định cụ thể như sau:

• Trường hợp chi nhánh trực tiếp bán hàng: Khi chi nhánh (bao gồm cả chi nhánh hạch toán độc lập và chi nhánh hạch toán phụ thuộc) trực tiếp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì chi nhánh phải lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Trên hóa đơn phải thể hiện đầy đủ, chính xác thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của chi nhánh bán hàng (mã số thuế 13 số).
• Trường hợp điều chuyển hàng hóa nội bộ: Khi trụ sở chính điều chuyển hàng hóa cho các chi nhánh hạch toán phụ thuộc để bán hoặc ngược lại, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ để làm chứng từ lưu thông trên đường.

2. Nguyên tắc ghi thông tin trên hóa đơn đầu vào và đầu ra của chi nhánh

Để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn điện tử phục vụ cho việc kê khai thuế, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc ghi nhận thông tin sau:

• Thông tin người bán trên hóa đơn đầu ra: Phải sử dụng đúng mã số thuế của đơn vị trực tiếp thực hiện giao dịch. Chi nhánh không được sử dụng mã số thuế của trụ sở chính để xuất hóa đơn cho các giao dịch do chi nhánh trực tiếp thực hiện và ngược lại.
• Thông tin người mua trên hóa đơn đầu vào: Trường hợp chi nhánh mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, hóa đơn mua vào phải ghi nhận thông tin tên, địa chỉ và mã số thuế của chi nhánh để đảm bảo đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

3. Hướng dẫn kê khai và nộp thuế GTGT liên quan đến hóa đơn của chi nhánh

Việc kê khai thuế đối với các hóa đơn đã lập được thực hiện theo nguyên tắc quản lý thuế hiện hành:

• Đối với chi nhánh hạch toán độc lập: Chi nhánh thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của chi nhánh đối với toàn bộ hóa đơn đầu ra và đầu vào phát sinh.
• Đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc: Việc kê khai thuế GTGT được thực hiện tập trung tại trụ sở chính hoặc phân bổ cho địa phương nơi có chi nhánh đóng trụ sở theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, tùy thuộc vào mô hình hoạt động và địa bàn hoạt động của chi nhánh (cùng tỉnh hay khác tỉnh với trụ sở chính).

4. Khuyến nghị thực thi dành cho doanh nghiệp

Để tránh các rủi ro pháp lý về thuế và hóa đơn, Cục Thuế TP. Hà Nội khuyến nghị doanh nghiệp thực hiện các biện pháp sau:

• Chủ động rà soát quy trình luân chuyển chứng từ, hàng hóa giữa trụ sở chính và các chi nhánh để áp dụng đúng loại hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Đảm bảo hệ thống hóa đơn điện tử của chi nhánh đã được đăng ký sử dụng thành công với cơ quan thuế thông qua Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng.
• Thường xuyên đối chiếu số liệu hóa đơn đã xuất với tờ khai thuế GTGT định kỳ để phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch dữ liệu.