Công văn 74703/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan đến các khoản chi phí trả thay cho người lao động, đặc biệt là chi phí thuê nhà cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

- Chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với chi phí thuê nhà

Theo quy định, các khoản chi phí thuê nhà cho người lao động nước ngoài do doanh nghiệp chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi tiền nhà cho người lao động phải được ghi cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với khoản chi thuê nhà.
• Trường hợp hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản tiền nhà trả thay

Đối với người lao động nhận được lợi ích từ việc doanh nghiệp trả thay tiền thuê nhà, việc xác định thu nhập chịu thuế TNCN được thực hiện như sau:

• Khoản tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) do đơn vị sử dụng lao động trả thay cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế trả thay.
• Tuy nhiên, mức tính vào thu nhập chịu thuế TNCN đối với khoản tiền thuê nhà trả thay tối đa không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo) tại đơn vị sử dụng lao động.
• Phần chi phí thuê nhà vượt quá ngưỡng 15% nêu trên sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

- Yêu cầu về hồ sơ và chứng từ minh chứng

Để đảm bảo tính hợp pháp và được cơ quan thuế chấp thuận các khoản chi phí nêu trên, doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng lao động thể hiện rõ ràng cam kết của doanh nghiệp về việc hỗ trợ hoặc chi trả toàn bộ tiền thuê nhà cho người lao động.
• Hợp đồng thuê nhà ký kết giữa doanh nghiệp với bên cho thuê nhà (hoặc hợp đồng do người lao động ký nhưng có văn bản ủy quyền hoặc quy định doanh nghiệp chi trả trực tiếp).
• Hóa đơn tài chính hợp pháp từ bên cho thuê nhà. Trường hợp thuê nhà của cá nhân, phải có chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê nhà theo quy định.
• Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà qua ngân hàng đối với các giao dịch thuộc diện bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt.