Giới thiệu về Công văn 74369/CTHN-TTHT năm 2023

Công văn 74369/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2023 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Văn bản căn cứ vào các quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC để làm rõ phương án điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy trình pháp luật, tránh các rủi ro về xử phạt hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

- Các trường hợp sai sót chỉ cần thông báo, không phải lập hóa đơn mới

Theo hướng dẫn, đối với các hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng có sai sót ở một số chỉ tiêu không làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp, quy trình xử lý được đơn giản hóa như sau:

• Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng ghi đúng mã số thuế và các nội dung khác: Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
• Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).
• Trong trường hợp này, người bán không phải lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế.

- Các trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế

Đối với các sai sót nghiêm trọng hơn liên quan đến thông tin tài chính hoặc định danh người nộp thuế (như sai mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng), người bán được lựa chọn một trong hai phương thức xử lý:

• Phương án 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ giá trị tăng (ghi dấu cộng) hoặc giảm (ghi dấu trừ) đối với các chỉ tiêu như: số lượng hàng hóa, đơn giá, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán.
• Phương án 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế. Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Người bán phải ký số trên hóa đơn mới này và gửi cho người mua (đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế).

- Quy định về việc gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế

Việc gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế là nghĩa vụ bắt buộc để ghi nhận trạng thái của hóa đơn trên hệ thống dữ liệu hóa đơn điện tử quốc gia:

• Thời hạn gửi thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT: Người bán thực hiện gửi thông báo cho cơ quan thuế bất cứ thời điểm nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế.
• Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và gửi thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-HĐĐT: Người bán có trách nhiệm kiểm tra và gửi thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế theo thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế để tránh bị xử phạt hành chính.

- Xử lý sai sót đối với hóa đơn đã điều chỉnh hoặc thay thế nhưng tiếp tục phát hiện sai sót

Trong thực tế vận hành, có những trường hợp hóa đơn sau khi đã được điều chỉnh hoặc thay thế vẫn tiếp tục phát hiện có sai sót. Công văn hướng dẫn xử lý thống nhất như sau:

• Nếu hóa đơn đã lập là hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, nhưng sau đó người nộp thuế lại phát hiện hóa đơn này vẫn có sai sót, thì các lần xử lý tiếp theo người nộp thuế sẽ thực hiện theo phương thức đã áp dụng lần đầu.
• Điều này có nghĩa là nếu lần đầu chọn phương thức điều chỉnh thì các lần sau tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh; nếu lần đầu chọn phương thức thay thế thì các lần sau tiếp tục lập hóa đơn thay thế để xử lý triệt để các sai sót phát sinh.

- Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với người nộp thuế

Công văn 74369/CTHN-TTHT giúp thống nhất cách hiểu và áp dụng pháp luật thuế trên địa bàn thành phố Hà Nội, giảm thiểu sai sót thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. Người nộp thuế cần lưu ý:

• Phải thỏa thuận rõ ràng với người mua trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để đảm bảo tính thống nhất trong việc kê khai thuế của cả hai bên.
• Việc ghi nhận số âm (dấu trừ) trên hóa đơn điều chỉnh phải tuân thủ đúng định dạng kỹ thuật của hệ thống hóa đơn điện tử để tránh lỗi truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế.
• Thường xuyên rà soát hệ thống hóa đơn để kịp thời phát hiện sai sót, tránh việc chậm trễ gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT dẫn đến nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.