Tóm tắt Công văn 66300/CT-TTHT năm 2020 về chính sách thuế đối với chi phí sửa chữa, cải tạo kho và chi phí thuê kho

Công văn số 66300/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc thuê kho, cũng như chi phí cải tạo, sửa chữa kho đi thuê của doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn các khoản chi phí được trừ và khấu trừ thuế đầu vào hợp pháp.

1. Chính sách thuế đối với chi phí thuê kho

Đối với chi phí thuê kho phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chính sách thuế được áp dụng cụ thể như sau:

• Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của chi phí thuê kho nếu có hóa đơn GTGT hợp pháp từ bên cho thuê và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
• Điều kiện tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN: Khoản chi phí thuê kho được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Trường hợp thuê kho của cá nhân: Nếu doanh nghiệp thuê kho của cá nhân có doanh thu cho thuê dưới 100 triệu đồng/năm thì hồ sơ xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ chi tiền. Trường hợp doanh thu cho thuê từ 100 triệu đồng/năm trở lên, doanh nghiệp cần có thêm chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (nếu hợp đồng thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay).

2. Chính sách thuế đối với chi phí sửa chữa, cải tạo kho đi thuê

Khi doanh nghiệp tiến hành cải tạo, sửa chữa kho đi thuê để phục vụ hoạt động kinh doanh, việc hạch toán và xác định chi phí được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Thỏa thuận trong hợp đồng thuê: Để chi phí sửa chữa, cải tạo kho đi thuê được tính vào chi phí được trừ, trong hợp đồng thuê kho giữa hai bên phải có điều khoản quy định rõ ràng về việc bên đi thuê (doanh nghiệp) có trách nhiệm cải tạo, sửa chữa kho trong thời gian thuê.
• Phân bổ chi phí cải tạo, sửa chữa: Chi phí phát sinh cho việc cải tạo, sửa chữa kho đi thuê không được ghi nhận tăng nguyên giá tài sản cố định của doanh nghiệp mà phải được hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí được trừ. Thời gian phân bổ chi phí này tối đa không quá 03 năm theo quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC và Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Hồ sơ, chứng từ bắt buộc: Doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm hợp đồng thuê kho có điều khoản sửa chữa; dự toán, thiết kế, phương án sửa chữa; hợp đồng thi công, biên bản nghiệm thu bàn giao khối lượng sửa chữa hoàn thành; hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ sửa chữa, cải tạo; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với chi phí sửa chữa: Thuế GTGT đầu vào của các chi phí mua vật tư, thuê nhân công, thuê đơn vị thi công sửa chữa, cải tạo kho đi thuê được khấu trừ toàn bộ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên.

3. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện quyết toán thuế

Để tránh rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Tính nhất quán của hồ sơ: Tên, địa chỉ trên các hóa đơn sửa chữa, cải tạo phải trùng khớp với thông tin của doanh nghiệp đi thuê và địa điểm kho đi thuê được thể hiện trên hợp đồng thuê kho.
• Thời gian phân bổ: Doanh nghiệp cần lựa chọn thời gian phân bổ chi phí sửa chữa phù hợp (tối đa 3 năm) và phải nhất quán qua các năm tài chính, không được tự ý thay đổi phương pháp phân bổ nếu không có lý do chính đáng.
• Mục đích sử dụng: Kho đi thuê và các hạng mục sửa chữa, cải tạo phải thực tế phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra doanh thu chịu thuế của doanh nghiệp.