Giới thiệu về Công văn 3557/CT-TTHT năm 2020

Công văn 3557/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2020 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế trên địa bàn về việc triển khai và áp dụng hóa đơn điện tử. Văn bản tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế liên quan đến lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, quy trình đăng ký sử dụng và phương án xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp giữa các quy định pháp luật.

Quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp

Công văn làm rõ các nội dung hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện thủ tục hóa đơn điện tử theo các quy định pháp lý tại thời điểm ban hành, cụ thể:

• Thực hiện theo lộ trình quy định: Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật, công nghệ thông tin để sẵn sàng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo đúng lộ trình quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.
• Sử dụng hóa đơn đã phát hành: Trong thời gian chuyển tiếp, nếu cơ quan thuế chưa thông báo doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định mới thì doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành trước đó theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 32/2011/TT-BTC.
• Trường hợp nhận được thông báo của cơ quan thuế: Khi nhận được thông báo chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà vẫn muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ thì phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Điều kiện và thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn chi tiết về quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo tính hợp pháp và hạn chế sai sót cho doanh nghiệp:

• Nộp tờ khai đăng ký: Doanh nghiệp thực hiện nộp Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được ủy quyền.
• Thời gian phản hồi của cơ quan thuế: Trong thời hạn quy định kể từ khi nhận được tờ khai đăng ký, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
• Hủy hóa đơn cũ khi chuyển đổi thành công: Kể từ thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử mới theo thông báo chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng (nếu có) và ngừng sử dụng các loại hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo quy định cũ để tránh việc sử dụng song song gây vi phạm pháp luật thuế.

Hướng dẫn xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử đã lập

Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử đã lập nhưng phát hiện có sai sót, Công văn hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện xử lý theo từng trường hợp cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác của dữ liệu hóa đơn:

• Sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế: Người bán thực hiện thông báo cho người mua về sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Đồng thời, người bán phải gửi thông báo cho cơ quan thuế về sai sót này theo mẫu quy định (Mẫu số 04 kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
• Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa: Hai bên mua và bán phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót để gửi cho người mua, đồng thời gửi dữ liệu hóa đơn mới này đến cơ quan thuế để cập nhật hệ thống.