Giới thiệu về Công văn 66133/CT-HTr năm 2015

Công văn 66133/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi phụ cấp lương cho người lao động. Văn bản này giúp doanh nghiệp xác định rõ các khoản chi phụ cấp nào được tính vào chi phí được trừ và điều kiện để các khoản chi này hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.

Điều kiện để khoản chi phụ cấp lương được tính vào chi phí được trừ

Theo hướng dẫn tại Công văn 66133/CT-HTr và các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, các khoản chi phụ cấp lương cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi phụ cấp lương phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau của doanh nghiệp: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
• Khoản chi phụ cấp phải thực tế phát sinh và có đầy đủ chứng từ thanh toán lương, phụ cấp theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp đã thực hiện chi trả thực tế cho người lao động và có chứng từ chi tiền (tiền mặt hoặc chuyển khoản) hợp pháp.

Các khoản phụ cấp lương phổ biến và nguyên tắc áp dụng

Công văn cũng làm rõ việc áp dụng chính sách thuế đối với một số khoản phụ cấp cụ thể thường gặp tại các doanh nghiệp:

• Phụ cấp tiền nhà, điện, nước: Trường hợp doanh nghiệp chi trả hộ tiền nhà, điện, nước cho người lao động thì khoản chi này phải được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế của doanh nghiệp. Khoản chi này được tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên doanh nghiệp (hoặc mang tên người lao động nếu được quy định rõ trong hợp đồng).
• Phụ cấp điện thoại, xăng xe, trang phục: Các khoản phụ cấp này được tính vào chi phí được trừ nếu mức chi phù hợp với quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp và không vượt quá các định mức khống chế (nếu có) theo quy định của pháp luật thuế.
• Phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực: Được tính vào chi phí được trừ nếu thực hiện theo đúng quy định của Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành, đồng thời được thể hiện rõ ràng trong quy chế lương thưởng của đơn vị.

Các trường hợp phụ cấp lương không được tính vào chi phí được trừ

Doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp sau đây sẽ bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:

• Các khoản chi phụ cấp lương cho người lao động nhưng không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong bất kỳ văn bản nào như Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hay Quy chế tài chính, Quy chế thưởng của doanh nghiệp.
• Khoản chi phụ cấp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa chi trả cho người lao động tính đến thời điểm hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm (trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định).
• Các khoản phụ cấp chi sai đối tượng, chi vượt mức quy định trong quy chế nội bộ hoặc không có chứng từ chứng minh đã chi trả cho người lao động.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tối ưu hóa chi phí thuế TNDN, doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại hệ thống hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và các quy chế nội bộ. Mọi khoản phụ cấp lương, thưởng và phúc lợi khác chi cho người lao động đều phải được thể chế hóa bằng văn bản một cách rõ ràng, minh bạch và nhất quán.