Giới thiệu về Công văn 61331/CT-TTHT năm 2018

Công văn 61331/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn về nguyên tắc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các khoản chi phí tiền điện, nước nộp hộ hoặc mang tên chủ nhà trong quá trình thuê địa điểm hoạt động kinh doanh. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc khi xử lý các hóa đơn dịch vụ tiện ích không mang tên doanh nghiệp.

1. Quy định về khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với hóa đơn tiền điện mang tên chủ nhà

Theo hướng dẫn tại Công văn 61331/CT-TTHT và các quy định pháp luật về thuế GTGT hiện hành, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn tiền điện được quy định cụ thể như sau:

• Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện cho nhà cung cấp nhưng hóa đơn tiền điện, nước vẫn mang tên chủ nhà (là cá nhân cho thuê) thì doanh nghiệp không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn này.
• Nguyên nhân pháp lý là do hóa đơn không mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp, không đáp ứng điều kiện về hóa đơn hợp pháp quy định tại Thông tư số 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính.

2. Quy định về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Mặc dù không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp vẫn được phép hạch toán khoản chi phí tiền điện này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Hợp đồng thuê địa điểm rõ ràng: Doanh nghiệp phải có hợp đồng thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký với chủ nhà. Trong hợp đồng phải có điều khoản quy định rõ ràng về việc doanh nghiệp thuê có trách nhiệm trực tiếp thanh toán chi phí điện, nước cho nhà cung cấp dịch vụ.
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán: Có hóa đơn tiền điện, nước mang tên chủ nhà kèm theo chứng từ thanh toán thực tế của doanh nghiệp cho đơn vị cung cấp điện, nước (hoặc chứng từ thanh toán cho chủ nhà nếu chủ nhà thu lại tiền).
• Yêu cầu về phương thức thanh toán: Đối với các hóa đơn tiền điện có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí.
• Lập bảng kê theo quy định: Doanh nghiệp thực hiện lập Bảng kê thanh toán tiền điện, nước cho doanh nghiệp thuê địa điểm theo Mẫu số 02/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) để làm căn cứ hạch toán chi phí được trừ.

3. Hướng dẫn trường hợp nộp hộ tiền điện giữa các doanh nghiệp

Trong trường hợp phát sinh giao dịch nộp hộ tiền điện giữa các tổ chức, doanh nghiệp với nhau, việc xử lý hóa đơn và thuế được thực hiện theo nguyên tắc:

• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp sử dụng thực tế: Doanh nghiệp nộp hộ chỉ thực hiện chi trả thay và nhận lại tiền từ doanh nghiệp sử dụng. Khi nhận lại tiền nộp hộ, doanh nghiệp nộp hộ không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền. Doanh nghiệp sử dụng thực tế căn cứ vào hóa đơn mang tên mình và chứng từ hoàn trả tiền để kê khai thuế GTGT và tính chi phí được trừ.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp nộp hộ: Doanh nghiệp nộp hộ phải lập hóa đơn GTGT xuất lại cho doanh nghiệp sử dụng thực tế để làm căn cứ hạch toán chi phí và khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng theo quy định.

4. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi thực hiện

Để hạn chế rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Rà soát kỹ các điều khoản trong hợp đồng thuê nhà, đảm bảo quy định rõ nghĩa vụ thanh toán tiền điện, nước thuộc về bên thuê.
• Thực hiện đầy đủ việc lập bảng kê theo đúng biểu mẫu quy định của Bộ Tài chính kịp thời theo từng kỳ tính thuế.
• Nếu thời gian thuê địa điểm lâu dài, doanh nghiệp nên chủ động làm thủ tục sang tên thông tin trên hóa đơn điện, nước từ chủ nhà sang tên doanh nghiệp để thuận tiện cho việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào.