Công văn 59706/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn về nguyên tắc và điều kiện ghi nhận các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) của doanh nghiệp chủ quản.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Do Văn phòng đại diện không trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời và không có tư cách pháp nhân độc lập, toàn bộ chi phí hoạt động phát sinh hợp pháp của Văn phòng đại diện sẽ được hạch toán tập trung vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp chủ quản.

Để các khoản chi phí hoạt động của Văn phòng đại diện được chấp nhận là chi phí hợp lý được trừ, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định tại pháp luật thuế TNDN hiện hành, bao gồm:

• Tính thực tế và liên quan: Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và nằm trong phạm vi hoạt động hợp pháp của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Hóa đơn có thể mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp chủ quản hoặc của Văn phòng đại diện (tùy thuộc vào phương thức đăng ký và ủy quyền thanh toán).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.

Các khoản chi phí thường phát sinh tại Văn phòng đại diện được phép ghi nhận bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• Chi phí thuê văn phòng làm việc, chi phí điện, nước, dịch vụ viễn thông, internet và các dịch vụ văn phòng khác phục vụ trực tiếp cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, trợ cấp và các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) cho người lao động làm việc tại Văn phòng đại diện theo hợp đồng lao động đã ký kết.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định hoặc phân bổ công cụ, dụng cụ được trang bị và sử dụng tại Văn phòng đại diện.
• Các khoản chi công tác phí cho nhân viên Văn phòng đại diện đi thực hiện nhiệm vụ theo quy chế tài chính hoặc quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp.

Trong quá trình thực hiện kê khai và quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để hạn chế rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí:

• Doanh nghiệp phải ban hành quy chế tài chính rõ ràng, trong đó quy định cụ thể về định mức chi tiêu, thẩm quyền phê duyệt chi và phương thức thanh toán đối với các khoản chi tại Văn phòng đại diện.
• Các chứng từ chi tiền phải đảm bảo tính nhất quán, khớp đúng giữa nội dung chi, đối tượng thụ hưởng và hồ sơ chứng minh nghiệp vụ thực tế phát sinh.
• Trường hợp Văn phòng đại diện chi trả thay cho doanh nghiệp chủ quản hoặc ngược lại, cần có văn bản ủy quyền hoặc thỏa thuận rõ ràng bằng văn bản để làm cơ sở pháp lý cho việc hạch toán.