Công văn 594/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi phí đi lại và tiền phòng ở do doanh nghiệp chi trả thay cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp và người lao động xác định rõ các khoản thu nhập chịu thuế và các khoản được miễn trừ khi quyết toán thuế TNCN.

Chính sách thuế TNCN đối với chi phí đi lại (vé máy bay)

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, việc xác định chi phí đi lại có tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động hay không được phân loại theo mục đích của chuyến đi:

• Chi phí đi lại phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản chi phí mua vé máy bay khứ hồi cho người lao động nước ngoài sang Việt Nam làm việc tại doanh nghiệp, hoặc chi phí đi lại phục vụ cho các chuyến công tác của người lao động do doanh nghiệp chi trả sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Điều kiện áp dụng là khoản chi này phải được quy định rõ trong hợp đồng lao động và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
• Chi phí vé máy bay về phép năm: Khoản tiền vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động chi trả hộ cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hoặc người lao động Việt Nam làm việc tại nước ngoài về phép mỗi năm một lần thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Quy định này phải được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp.
• Các chuyến đi mang tính chất cá nhân khác: Trường hợp doanh nghiệp chi trả chi phí đi lại cho các chuyến đi mang tính chất cá nhân, nghỉ mát ngoài quy định về phép năm nêu trên, khoản chi này sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động dưới dạng lợi ích khác bằng tiền hoặc không bằng tiền.

Chính sách thuế TNCN đối với chi phí phòng ở, nhà ở

Đối với khoản chi phí tiền nhà, tiền điện, nước và các dịch vụ kèm theo do người sử dụng lao động trả thay cho người lao động, chính sách thuế được áp dụng như sau:

• Khống chế tỷ lệ tính thuế đối với tiền thuê nhà: Khoản tiền thuê nhà do người sử dụng lao động trả thay được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế chi trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị sử dụng lao động.
• Chi phí phòng ở khi đi công tác: Trường hợp người lao động đi công tác và được doanh nghiệp thanh toán chi phí phòng nghỉ theo đúng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp, có đầy đủ hóa đơn chứng từ theo quy định thì khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Nhà ở tại khu công nghiệp, khu kinh tế: Đối với nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng để cung cấp miễn phí cho người lao động làm việc tại khu công nghiệp; hoặc nhà ở xây dựng tại khu kinh tế, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn cung cấp miễn phí cho người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Điều kiện áp dụng và hồ sơ chứng từ bắt buộc

Để các khoản chi phí đi lại, phòng ở nêu trên không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ các hồ sơ chứng minh sau:

• Hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính: Phải có điều khoản quy định rõ ràng về việc doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí đi lại, nhà ở, vé máy bay về phép cho người lao động.
• Quyết định cử đi công tác: Đối với chi phí đi lại, phòng ở phát sinh trong các đợt công tác, phải có quyết định điều động hoặc cử đi công tác của ban giám đốc doanh nghiệp.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp; vé máy bay, thẻ lên máy bay (boarding pass), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.