Giới thiệu về Công văn 5824/TCT-CS năm 2023

Công văn 5824/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành năm 2023 nhằm giải đáp và hướng dẫn cụ thể về việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương thống nhất phương án áp dụng pháp luật thuế, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa nghĩa vụ tài chính cho doanh nghiệp.

Các nguyên tắc cốt lõi để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, để một khoản chi phí của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản chi đó phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh phải trực tiếp phục vụ hoặc liên quan chặt chẽ đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ.
• Yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc biệt không bắt buộc theo quy định của pháp luật.

Hướng dẫn chi tiết về một số khoản chi phí đặc thù

Công văn 5824/TCT-CS tập trung làm rõ cách xử lý đối với một số nhóm chi phí thường gặp và dễ phát sinh vướng mắc trong quá trình vận hành của doanh nghiệp:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi theo lương: Các khoản chi này chỉ được tính vào chi phí được trừ khi được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty. Đồng thời, các khoản chi này phải thực tế đã chi trả và có chứng từ thanh toán hợp lệ.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp, được sử dụng trực tiếp vào hoạt động sản xuất kinh doanh và được trích khấu hao theo đúng khung thời gian và phương pháp quy định của Bộ Tài chính. Các trường hợp khấu hao vượt mức quy định hoặc tài sản không phục vụ sản xuất kinh doanh sẽ bị loại trừ.
• Các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi mang tính chất phúc lợi như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau... được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Khuyến nghị áp dụng thực tế đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế và hạn chế tối đa việc bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thực hiện thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Rà soát hệ thống chứng từ: Chủ động kiểm tra, đối chiếu toàn bộ hóa đơn, chứng từ thanh toán đối với mọi khoản chi phát sinh trong kỳ tính thuế, đặc biệt lưu ý các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để đảm bảo có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.
• Hoàn thiện quy chế nội bộ: Xây dựng và ban hành quy chế tài chính, quy chế lương thưởng rõ ràng, minh bạch, được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền để làm căn cứ pháp lý vững chắc cho các khoản chi nội bộ và chi phúc lợi cho người lao động.
• Cập nhật văn bản hướng dẫn: Thường xuyên theo dõi và cập nhật các công văn hướng dẫn nghiệp vụ từ Tổng cục Thuế và Cục Thuế địa phương để kịp thời điều chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh phù hợp với thực tế áp dụng luật thuế hiện hành.