Tóm tắt Công văn 5403/TCHQ-GSQL năm 2017 về hướng dẫn khai tiêu chí số vận đơn trên tờ khai hải quan

Công văn 5403/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành ngày 18 tháng 08 năm 2017 nhằm hướng dẫn, thống nhất quy chuẩn khai báo chỉ tiêu thông tin "Số vận đơn" trên hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS. Văn bản này ra đời nhằm khắc phục tình trạng khai sai định dạng, dư thừa ký tự đặc biệt hoặc khoảng trắng, góp phần nâng cao hiệu quả đối chiếu dữ liệu tự động trong khâu quản lý, giám sát hải quan tại các cảng biển, cảng hàng không và kho bãi.

1. Nguyên tắc chung khi khai báo chỉ tiêu số vận đơn

Tổng cục Hải quan yêu cầu người khai hải quan tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc định dạng khi nhập dữ liệu số vận đơn vào hệ thống hải quan điện tử:

• Đúng định dạng chuẩn: Nhập chính xác chuỗi ký tự thể hiện số vận đơn do người vận tải (hãng tàu, hãng hàng không, công ty giao nhận) phát hành chính thức.
• Xử lý ký tự đặc biệt và khoảng trắng: Tuyệt đối không nhập các ký tự đặc biệt không hợp lệ (như #, $, %, &, *, dấu cách/space...) vào ô số vận đơn trừ trường hợp có quy định riêng của hệ thống. Người khai hải quan phải chủ động loại bỏ hoàn toàn các khoảng trắng dư thừa trong chuỗi ký tự số vận đơn trước khi truyền dữ liệu lên hệ thống.
• Đảm bảo tính thống nhất dữ liệu: Số vận đơn khai trên tờ khai hải quan phải trùng khớp hoàn toàn với thông tin số vận đơn do doanh nghiệp kinh doanh cảng, kho, bãi hoặc hãng vận tải khai báo trên Hệ thống một cửa quốc gia và Hệ thống quản lý giám sát hải quan tự động.

2. Hướng dẫn khai báo chi tiết theo phương thức vận tải

Công văn phân định rõ quy cách nhập thông tin vận đơn tùy thuộc vào phương thức vận tải và cấu trúc chứng từ thực tế của lô hàng:

• Đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường biển: Nếu lô hàng chỉ sử dụng Vận đơn chủ (Master Bill), người khai hải quan nhập trực tiếp số Master Bill. Trường hợp lô hàng phát hành cả Vận đơn thứ cấp (House Bill) do công ty giao nhận vận tải cấp, người khai phải thực hiện nhập chính xác số House Bill tương ứng với lô hàng thực tế theo chuẩn cấu trúc dữ liệu của hệ thống.
• Đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không: Thực hiện khai báo kết hợp theo quy chuẩn giữa số Vận đơn chủ (MAWB - Master Air Waybill) và số Vận đơn thứ cấp (HAWB - House Air Waybill), bao gồm mã hãng hàng không và chuỗi số vận đơn chi tiết theo đúng định dạng của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA).
• Đối với các trường hợp đặc thù: Đối với lô hàng chung chủ, lô hàng ghép hoặc trường hợp một tờ khai đi kèm nhiều vận đơn, người khai hải quan phải thực hiện khai báo đầy đủ danh sách các số vận đơn tương ứng tại phụ lục tờ khai hoặc các ô chỉ tiêu thông tin mở rộng theo đúng thiết kế của hệ thống VNACCS/VCIS.

3. Trách nhiệm thực hiện của các bên liên quan

Nhằm đảm bảo dữ liệu khai báo được đồng bộ và không làm gián đoạn tiến độ thông quan hàng hóa, Công văn giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhóm đối tượng:

• Người khai hải quan (Doanh nghiệp XNK, Đại lý làm thủ tục hải quan): Có trách nhiệm đối chiếu kỹ thông tin trên chứng từ vận tải gốc trước khi truyền dữ liệu. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của chỉ tiêu số vận đơn đã khai báo.
• Doanh nghiệp kinh doanh cảng, kho, bãi, kho ngoại quan: Cập nhật chính xác, kịp thời thông tin vận đơn vào hệ thống phần mềm quản lý của cảng/kho để phục vụ việc kết nối, đối chiếu dữ liệu tự động khi xác nhận hàng hóa qua khu vực giám sát hải quan.
• Cục Hải quan các tỉnh, thành phố và Chi cục Hải quan trực thuộc: Tổ chức phổ biến, hướng dẫn doanh nghiệp trên địa bàn thực hiện đúng quy định; tăng cường kiểm tra, hỗ trợ xử lý vướng mắc kỹ thuật phát sinh liên quan đến tiêu chí số vận đơn trong quá trình làm thủ tục hải quan.